Di tahun 2020 ini, banyak sekali peristiwa yang sangat merubah pola hidup serta aktivitas manusia, khususnya pada bidang pendidikan dan bisnis. Banyak sekali kantor dan sekolah yang terpaksa harus menerapkan protokol kesehatan dengan melakukan aktivitas dari rumah akibat pandemi Covid – 19. Salah satu solusi untuk dapat mempermudah dalam membantu kerja adalah dengan menggunakan salah satu aplikasi bawaan dari Google, yaitu Google Form.
Aplikasi Google Form sendiri saat ini banyak sekali digunakan di masa pandemi untuk membantu aktivitas belajar hingga bekerja yang dapat dibuat dimana saja dan kapan saja. Namun, bagi anda yang belum tahu dan ingin mengetahui cara membuat google form yang tepat dan mudah, kami akan memaparkannya dalam artikel kali ini.
Pengertian Google Form
Untuk pengertiannya sendiri, google formulir atau biasa disebut dengan google form adalah salah satu aplikasi administrasi kebutuhan survei dan termasuk ke dalam G – Suite (suite kantor google drive) bersamaan dengan Google Document, spreadsheet, dan slides.
Dan fitur dari formulir ini, akan menampilkan fitur berbagi yang dapat ditemukan dalam document, spreadsheet, dan slides. Cara untuk membuat google form pun terbilang sederhana. Data yang telah diisi responden pada tampilan formulir, nantinya akan tersimpan dengan aman pada Google Database.
Fungsi Google Form
Setelah memahami secara singkat apa itu google form, selanjutnya masuk pada pembahasan mengenai fungsi dari google formulir itu sendiri.
1. Kuesioner
Fungsi yang pertama adalah membuat formulir untuk kebutuhan kuesioner. Dimana, berisi mengenai kritik, saran, feedback (umpan balik), data evaluasi, dan kebutuhan form penelitian. Untuk kuesioner sendiri banyak digunakan dalam bidang pendidikan, bisnis, dan penelitian ilmiah.
2. Pendaftaran Kerja
Untuk fungsi yang kedua digunakan untuk pembuatan formulir pendaftaran kerja. Dikarenakan banyak kantor atau perusahaan yang menerapkan aturan protokol kesehatan, maka beberapa pekerjaan memungkinkan untuk melakukan aktivitas kerja secara remote.
Dimana, dapat dapat dilakukan dari rumah tanpa perlu datang ke kantor setiap hari. Begitu pula dengan orang yang ingin mendaftarkan kerja, juga akan mengisi sebuah form pendaftaran kerja dengan mudah dan cepat melalui google form ini. Cukup dengan mengisi nama, pertanyaan, dan posisi kerja yang diminati.
3. Informasi Kontak
Ketiga, berfungsi untuk membuat formulir kebutuhan informasi kontak. Biasanya dapat berupa form untuk mengisi nama email, kontak keanggotaan, dan informasi pribadi untuk tujuan pemasaran (marketing).
4. Lembar Kerja
Yang keempat, dapat berfungsi sebagai form pengisian terkait lembar kerja. Data yang digunakan biasanya berisi mengenai form untuk upload file, pengerjaan tugas sekolah dalam bentuk pilihan maupun esai, dan lain sebagainya.
5. Pembelian Produk
Dan fungsi yang terakhir, untuk pembuatan formulir pembelian produk. Sehingga pengguna tidak perlu untuk mencatat hasil dari penjualan produk secara manual. Akan tetapi semua informasi tersebut akan terekam dengan baik menggunakan google form.
Baca juga: Langkah Mudah Menyusun Strategi Pemasaran Efektif untuk Bisnis Anda
Cara Membuat Google Form untuk Pemula
Berikut merupakan langkah – langkah dalam menggunakan google formulir yang tepat dan mudah.
1. Mempersiapkan akun pengguna
Langkah pertama, pastikan anda memiliki google account dan telah masuk dalam google drive. Setelah itu, klik tombol “new” yang berada di bagian pojok kiri atas antarmuka. Setelah muncul beberapa pilihan, anda pilih menu yang berlabel “Google Forms”.
2. Melakukan pengisian pada google form sesuai kebutuhan
Setelah masuk pada menu form, pastikan anda telah memiliki tujuan topik yang akan anda buat. Google akan menyediakan template kosong serta beberapa template pilihan untuk memudahkan proses pengerjaan formulir.
Hal yang pertama harus anda isi terlebih dahulu adalah mengisi judul dan deskripsi dari formulir. Kemudian, buatlah daftar pertanyaan sesuai dengan kebutuhan dan tujuan awal anda. Di dalam form telah tersedia banyak sekali model pertanyaan dan pengisian.
Terdapat beberapa pilihan model pengisian yang dapat anda manfaatkan, diantaranya adalah:
- Multiple Choice
Model ini berbentuk pilihan ganda dan biasanya digunakan untuk pembuatan jawaban pilihan seperti “ya” atau “tidak”, dan pilihan ganda campuran.
- Pilihan Checkbox
Model ini menggunakan pilihan bentuk kotak centang dan user dapat memilih pilihan atau jawaban lebih dari satu.
- Pilihan Dropdown
Untuk pilihan dropdown merupakan model jawaban berbentuk list yang dapat ditarik ulur.
- Pemilihan format tanggal dan waktu
Pilihan format tanggal dan waktu merupakan salah satu model yang tersedia dalam google form.
- Jawaban pendek dan panjang
Jika anda membutuhkan menu opsi untuk menuliskan jawaban dalam bentuk teks, maka form tersebut juga telah menyediakan model untuk pengisian deskripsi baik dalam bentuk teks pendek, maupun teks panjang.
Setelah berhasil membuat form, jangan lupa untuk menekan tombol “send” yang terletak pada sudut kanan atas antarmuka aplikasi. Kemudian, anda sudah dapat membagikan link form yang berhasil terkirim kepada responden.
3. Memperpendek link google form (opsional)
Jika anda menginginkan bentuk format link form yang lebih pendek, terdapat beberapa cara untuk merealisasikannya. Anda dapat membuka link website dari Shorturl atau pada Bitly.
4. Monitoring tanggapan dari responden
Setelah anda membagikan link formulir kepada setiap responden, tugas anda hanya melakukan monitoring aktivitas dari responden yang mengisi formulir tersebut. Untuk dapat melihat hasil pengisian survei atau respon dari user, maka anda dapat masuk pada menu responden. Anda juga dapat mengunduh hasil tanggapan melalui tampilan spreadsheet.
Kelebihan dari Google Formulir
Terdapat beberapa kelebihan dari penggunaan google form, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Bersifat Open Source
Dikarenakan Google form sendiri termasuk dalam bagian G-Suite, maka termasuk dalam aplikasi yang dapat diakses secara gratis. Anda tidak perlu mengeluarkan biaya untuk setiap pembuatan formulir atau proyek -nya.
2. Mudah Digunakan
Kelebihan berikutnya adalah aplikasi google formulir juga mudah untuk digunakan dan terdapat banyak sekali panduan yang telah tersedia. Anda juga dapat membaca berbagai panduan dari Google maupun forum yang telah tersedia. Selain itu, tampilan interface yang sederhana, membuat pengguna dapat mengembangkan formulir dengan lebih cepat dan mudah.
3. Mudah untuk dibagikan
Selain itu, aplikasi ini juga mudah untuk di share kepada responden. Cukup dengan menekan tombol send atau kirim, maka link form anda dapat dibuat dan dibagikan kepada responden yang telah anda tentukan.
4. Penyajian Data Respon Koresponden yang Bervariasi
Selanjutnya, penyajian data dari koresponden dapat ditampilkan dalam berbagai model, seperti grafik, hingga pie yang dirangkum dalam format spreadsheet.
Kekurangan dari Google Formulir
Selain mempunyai keunggulan, aplikasi berbasis web ini juga mempunyai beberapa kelemahan, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Tidak Menyediakan Survei Skala Thurstone
Google form hanya menyediakan 10 batasan skala linear saja, dan tidak lebih dari itu. Bagi yang tidak mengetahui apa itu skala thurstone, yaitu model skala yang disusun dengan memilih butir yang berbentuk skala interval.
2. Tidak menggunakan Equation
Kelemahan yang berikutnya adalah tidak dapat menggunakan equation secara langsung. Untuk google form sendiri belum mengakomodasi simbol matematika dalam pembuatan formulir -nya.
Kesimpulan
- Google form adalah aplikasi berbasis web yang termasuk dalam G – Suite yang berfungsi untuk pembuatan survei secara online.
- Fungsi dari form ini sangat bervariatif, mulai dari pembuatan kuesioner, informasi kontak, lembar kerja, pendaftaran kerja, dan pembelian produk.
- Cara membuat google form sangatlah mudah, cukup dengan mempersiapkan akun google anda, kemudian masuk pada aplikasi dan buat sesuai dengan template dan model pilihan yang tersedia. Setelah itu, anda dapat mengirim form dan mendapatkan link untuk dibagikan kepada responden.
Sekawan Media membuka jasa pembuatan website custom dan profesional di Kota Malang. Jika anda berminat, silakan hubungi kami melalui kontak yang telah tersedia, atau ajukan proposal anda terlebih dahulu.
