Pernahkah Anda mendengar istilah feedback? Feedback adalah istilah yang sering digunakan dalam kehidupan sehari-hari, terutama dalam proses komunikasi.
Mengingat bahwa komunikasi menjadi aspek yang sangat penting bagi kehidupan, kemampuan berkomunikasi yang baik menjadi hal yang harus dimiliki sehingga miskomunikasi bisa dihindarkan dan umpan balik merupakan salah satu bagian terpentingnya.
Arti feedback sendiri merupakan suatu kegiatan yang melibatkan dua pihak atau lebih dengan memberikan respon atas topik pembahasan.
Pada artikel ini, kita akan membahas secara lengkap tentang pengertian, jenis-jenis, fungsi, dan tips memberikan umpan balik. Simak penjelasan lengkapnya!
Apa itu Feedback?
Feedback adalah kata serapan bahasa inggris yang berasal dari kata “feed” dan “back”. Kata feed berarti memberi dan dan back berarti kembali. Ketika dua kata tersebut digabungkan maka akan menghasilkan kata timbal balik atau umpan balik.
Lebih jelasnya, feedback adalah suatu kegiatan yang dilakukan saat proses komunikasi dalam bentuk respon terhadap sesuatu yang dilakukan oleh orang lain, baik secara verbal maupun non-verbal.
Seringkali, feedback juga berfungsi sebagai tanda apakah pesan atau komunikasi yang telah dilakukan tersampaikan dengan baik ataupun tidak.
Aktivitas sehari-hari tidak luput dari kegiatan feedback. Dalam dunia bisnis umpan balik sangat dibutuhkan untuk keberlangsungan bisnis.
Sebab, dari umpan balik pelangganlah perusahaan bisa melakukan perbaikan atau improvement demi keberlangsungan bisnis.
Jenis-Jenis Feedback
Setelah mengerti tentang pengertian umpan balik, berikut beberapa jenis-jenis umpan balik:
1. Feedback Positif dan Feedback Negatif
Umpan balik positif atau feedback baik adalah respon yang menunjukkan bahwa informasi yang diberikan tersampaikan dengan baik dan disetujui. Sementara itu, umpan balik negatif adalah bentuk ketidaksetujuan terhadap suatu pesan yang diberikan.
2. Feedback Internal dan Feedback Eksternal
Umpan balik internal berasal dari diri pribadi. Misalnya, ketika kita menyampaikan sesuatu namun lupa akan detailnya maka kita akan meralat informasi tersebut. Itu merupakan bentuk umpan balik internal.
Ini berbeda dengan umpan balik eksternal yang berasal dari lawan bicara, di mana umpan balik ini dapat berupa mimik wajah atas respon terhadap pernyataan yang diberikan.
3. Feedback Verbal dan Feedback Non Verbal
Umpan balik verbal ditujukan untuk merespon melalui media tulisan. Contohnya, kita melakukan voting tentang pemilihan tempat rekreasi yang dituliskan pada kertas lalu dikumpulkan untuk dihitung suara terbanyaknya.
Lain lagi dengan umpan balik non verbal yang hanya berupa gerak-gerik, ekspresi wajah, senyum, dan bentuk isyarat lainnya. Contohnya yaitu ketika seseorang mengedipkan mata ketika merespon kata-kata kita.
4. Feedback Netral dan Feedback Zero
Umpan balik netral adalah respon dalam bentuk diam dan menunjukkan sebuah umpan balik yang tidak jelas. Sementara itu, umpan balik zero terjadi ketika respon tidak sesuai dengan yang diharapkan.
Baca Juga: Chief Product Officer (CPO): Pengertian, Tugas, Keterampilan, dan Gaji
Fungsi Feedback
Feedback pada hakekatnya berfungsi untuk membantu memahami progres pesan atau informasi yang telah disampaikan pada komunikan. Namun di samping itu, umpan balik juga memiliki beberapa fungsi sebagai berikut:
1. Mempererat Hubungan
Timbal balik merupakan faktor yang bisa menjaga dan memperkuat hubungan antar individu ataupun kelompok.
Sebagai contoh, ketika seorang sangat antusias menceritakan tentang pengalaman yang dimiliki tetapi lawan bicaranya tidak memberikan respon dengan baik, maka akan ada potensi menimbulkan kesalahpahaman yang berujung pada pertengkaran.
Contoh feedback lainnya adalah ketika Anda berkomunikasi dengan pelanggan. Ketika Anda membalas pesan dari customer anda pada platform e-commerce, hendaknya memakai bahasa yang sopan namun friendly.
Dengan menggunakan bahasa yang sopan, maka pelanggan akan dengan senang hati merespons dengan baik. Dengan demikian nantinya, hubungan antara Anda selaku pelaku bisnis dan customer terus berjalan dengan baik.
Maka dari itu sebuah komunikasi yang baik dengan timbal balik yang sepadan sangat diperlukan untuk meningkatkan kualitas komunikasi antar manusia.
2. Mempertahankan Kualitas
Dalam sektor bisnis, umpan balik merupakan hal yang wajib untuk dilakukan guna mempertahankan kualitas produk atau jasa yang ditawarkan atau dijual.
Umpan balik dari konsumen diperlukan untuk mengetahui respon atas produk dan atau jasa yang digunakan. Nantinya, umpan balik akan dihimpun untuk membantu perusahaan dalam mempertahankan kualitas produk dan atau jasa yang ditawarkan.
3. Mendorong Perubahan
Umpan balik juga berfungsi untuk mendorong perubahan akan kinerja seseorang, suatu perusahaan, ataupun hal-hal lain yang perlu dilakukan perubahan.
Semisal ketika suatu perusahaan mendapatkan feedback dari pelanggan mengenai aspek-aspek yang perlu diperbaharui dalam layanan, maka akan menjadi bahan pertimbangan perusahaan dalam meningkatkan kualitas produk dan atau jasa.
Contoh lain ketika seorang atasan mengevaluasi kinerja karyawan dan memberikan umpan balik mengenai beberapa hal yang perlu perbaikan maka hal itu merupakan salah satu fungsi umpan balik.
Tips Menyampaikan Feedback
Berikut beberapa tips yang dapat digunakan untuk menyampaikan umpan balik:
1. Menyampaikan dengan Jelas dan Spesifik
Penyampaian umpan balik sebaiknya dilakukan secara detail, jelas, dan spesifik sehingga komunikan bisa mengerti umpan balik yang disampaikan dengan gamblang.
2. Memberikan Feedback yang Membangun
Hindari menyampaikan umpan balik yang bertele-tele dan kosong. Berikan umpan balik yang membangun serta solusi atau saran untuk memperbaiki hal yang harus diperbaiki.
Penyampaian umpan balik dengan umpan balik bertujuan untuk mendorong pihak yang bersangkutan untuk melakukan perubahan.
3. Menyampaikan Secara Tertutup
Penyampaian umpan balik sejatinya dapat dilakukan di manapun dengan memperhatikan kondisi di sekitar. Namun, jika umpan balik yang hendak diberikan berupa umpan balik negatif, maka sebaiknya dilakukan pada ruangan tertutup sehingga penerima umpan balik tidak merasa dipermalukan.
4. Dilakukan Saat Kondisi Tenang
Pemyampaian umpan balik sebaiknya dilakukan pada saat suasana tenang sehingga maksud dari umpan balik tersebut bisa tersampaikan dengan baik. Ketika suasana tenang pemberian masukan akan lebih nyaman sehingga bisa dilakukan diskusi untuk mencari solusi atas umpan balik yang telah diberikan.
5. Fokus Kepada Inti Masalah
Saat menyampaikan umpan balik, hindari membicarakan hal di luar topik atau mengomentari hal yang tidak penting.
Fokus pada inti permasalahan sehingga umpan balik dapat tersampaikan dengan baik. Sebagai contoh ketika anda ingin menyampaikan umpan balik kepada karyawan mengenai kinerja, jangan membahas hal lain yang tidak memiliki relevansi dengan pekerjaan.
Baca Juga: Budaya Organisasi: Pengertian, Fungsi, Contoh Jenis
Itu tadi penjelasan mengenai umpan balik yang dapat kami sampaikan. Dapat disimpulkan bahwa umpan balik tidak dapat dipisahkan dari kehidupan, mengingat setiap komunikasi yang kita lakukan dibalas dengan sebuah umpan balik.
Untuk mendapatkan feedback yang positif untuk perusahaan Anda, Sekawan Media siap membantu dalam mendigitalisasikan proses bisnis anda dan mengubah proses bisnis anda menjadi otomatis.
Sekawan media menyediakan jasa pembuatan aplikasi web, mobile, dan website. Kami telah membantu perusahaan-perusahaan ternama untuk bersaing dengan kompetitor dengan menggunakan sistem informasi yang tepat. Yuk, segera hubungi kami untuk mendapat informasi lebih lanjut!
