Dalam dunia perkantoran tidak akan lepas dengan namanya surat-menyurat, baik surat laporan, surat keputusan, surat perintah, disposisi surat, dan masih banyak lagi. Pada artikel kali ini kita akan membahas tentang disposisi surat.
Bisa dibilang disposisi surat ini sangat populer dikalangan pengelolaan administrasi dan bisa dibilang menjadi bagian penting yang perlu diperhatikan. Lantas, apa itu disposisi surat? Untuk mencari lebih lanjut, kita bisa simak bersama artikel kali ini.
Pengertian Disposisi Surat
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), disposisi merujuk pada pandangan seorang pejabat terkait urusan yang terdapat dalam suatu surat dinas.
Disposisi surat adalah instruksi atau arahan yang diberikan oleh atasan atau pihak yang berwenang dalam sebuah organisasi terkait tindak lanjut yang harus dilakukan terhadap surat yang diterima.
Disposisi surat merupakan bagian penting dari administrasi, terutama dalam pengelolaan surat masuk dan keluar. Dalam praktiknya, disposisi surat berfungsi sebagai sumber panduan bagi staf administrasi atau pihak yang menerima surat untuk mengetahui langkah apa yang harus diambil selanjutnya.
Disposisi surat ini bisa berupa perintah untuk menindaklanjuti, menyimpan, atau menginformasikan isi surat kepada pihak lain dalam sebuah kantor.
Tujuan utama dari disposisi surat adalah untuk memastikan bahwa setiap surat yang masuk ditindaklanjuti dengan tepat dan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Alur Pencatatan Surat pada Lembar Disposisi
Setelah penjelasan sebelumnya, selanjutnya adalah penjelasan alur dari pencatatan surat pada lembar disposisi yang harus Anda pahami.
1. Menandatangani Lembar Terima Surat
Langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah menandatangani lembar terima surat. Tindakan ini sangat penting sebagai bukti bahwa Anda telah menerima surat tugas atau dinas sesuai dengan tujuannya.
Biasanya, surat ini akan diterima oleh staf atau divisi administrasi terlebih dahulu sebelum diserahkan kepada Anda secara langsung.
2. Pemisahan Surat Masuk dari Dalam dan Luar
Staf Biro Umum kemudian mengelompokkan surat-surat yang telah diterima, dengan memisahkan antara surat masuk dari dalam (seperti Nota Dinas) dan surat masuk dari luar (seperti permohonan peminjaman tempat).
Pemisahan surat ini dilakukan guna mempermudah proses pencatatan surat yang akan dikelola, serta untuk memberikan kemudahan kepada staf dalam mencatat surat-surat penting yang perlu diprioritaskan.
3. Mencatat Surat pada Lembar Disposisi
Setelah surat masuk diterima, langkah berikutnya adalah memisahkannya sebelum mencatatnya pada lembar disposisi yang terdiri dari dua rangkap. Lembar disposisi tersebut memiliki warna pink dan putih.
Setelah proses pencatatan pada kedua lembar disposisi itu selesai, lembar-lembar tersebut akan di sobek untuk dipisahkan. Lembar berwarna pink akan didistribusikan kepada bagian terkait, sementara lembar putih akan disimpan untuk keperluan arsip.
4. Mengajukan Surat yang telah Mendapatkan Disposisi Kepada Pemimpin
Setelah surat menerima lembar disposisi, surat tersebut diserahkan kepada pimpinan untuk mendapatkan instruksi, sehingga dapat ditindaklanjuti sesuai perintah dan arahan dari pimpinan.
5. Menginput Lembar Disposisi ke Sistem
Setelah instruksi diberikan oleh pimpinan pada lembar disposisi, lembar tersebut kemudian diinput ke dalam sistem guna memudahkan pencarian data dan sebagai arsip dari instansi terkait.
6. Mendistribusikan Surat Kepada Bagian-Bagiannya
Setelah surat diinputkan ke dalam sistem, dokumen yang telah dilengkapi dengan lembar disposisi akan diberikan lebih lanjut, sehingga surat dapat diselesaikan sesuai dengan arahan dari pimpinan.
Setelah didistribusikan dan ditindaklanjuti, proses pencatatan surat pada lembar disposisi pun akan dianggap telah selesai.
Bentuk Disposisi Surat
Bentuk disposisi surat bisa berbeda-beda tergantung pada kebijakan masing-masing organisasi. Namun, secara umum, berikut adalah bentuk dari disposisi surat:
- Instruksi langsung, seperti “Tindaklanjuti,” “Simpan,” atau “Informasikan kepada bagian terkait.”
- Keterangan tambahan, yang menjelaskan secara detail langkah-langkah yang harus diambil.
- Tanda tangan dan cap, yang menunjukkan otorisasi dari atasan atau pihak yang berwenang.
Manfaat Disposisi Surat Masuk dan Keluar
Disposisi surat memiliki beberapa manfaat penting bagi kelancaran operasional dalam sebuah organisasi, berikut ini adalah manfaat dari disposisi surat:
1. Menghindari Kesalahpahaman
Dengan adanya disposisi yang jelas, setiap pihak yang terlibat dapat memahami tugas dan tanggung jawab mereka, sehingga mengurangi risiko kesalahpahaman.
2. Mempercepat Pengambilan Keputusan
Disposisi yang tepat dalam mempercepat proses pengambilan keputusan, karena instruksi sudah diberikan dengan jelas oleh pihak yang berwenang.
3. Meningkatkan Efisiensi Kerja
Dengan adanya panduan yang jelas mengenai langkah yang harus diambil, proses kerja menjadi lebih efisien dan terorganisir.
4. Menjaga Akuntabilitas
Disposisi menungkinkan pelacakan yang jelasa tentang siapa yang bertanggung jawab atas tindak lanjut surat, sehingga meningkatkan akuntabilitas dalam organisasi.
5. Memudahkan Pengarsipan
Disposisi juga berfungsi sebagai catatan yang dapat digunakan untuk keperluan pengarsipan dan peninjauan kembali di masa mendatang.
Contoh Surat Disposisi
Terdapat dua jenis disposisi surat yaitu, disposisi surat masuk dan disposisi surat keluar. Agar Anda dapat lebih memahaminya, berikut ini adalah penjelasan contoh disposisi surat masuk dan surat keluar.
1. Disposisi Surat Masuk
Disposisi surat masuk adalah instruksi yang diberikan oleh atasan terkait dengan surat yang baru diterima. Surat masuk ini bisa berasal dari pihak eksternal, seperti instansi lain atau dari bagian lain dalam perusahaan.
Instruksi yang terdapat dalam disposisi surat masuk biasanya berisi arahan tentang siapa yang bertanggung jawab untuk menangani surat tersebut, apa yang harus dilakukan, dan batas waktu penyelesaiannya.
Berikut ini adalah contoh gambar disposisi untuk surat masuk.
2. Disposisi Surat Keluar
Disposisi surat keluar adalah arahan yang diberikan terkait dengan surat yang akan dikirimkan dari organisasi kepada pihak eksternal atau bagian lain dalam organisasi. Disposisi ini memberikan petunjuk tentang bagaimana surat tersebut harus disusun, siapa yang harus menandatanganinya, dan kapan surat tersebut harus dikirimkan.
Disposisi surat keluar sangat penting untuk memastikan bahwa pesan yang dikirimkan dari organisasi tersampaikan dengan jelas, tepat waktu, dan sesuai dengan kebijakan internal yang berlaku.
Berikut ini adalah contoh gambar disposisi untuk surat keluar.
Penutup
Demikianlah artikel ini tentang disposisi surat. Dapat kita simpulkan disposisi surat merupakan bagian penting dari manajemen administrasi di dalam organisasi, baik untuk surat masuk maupun keluar.
Surat ini berfungsi sebagai panduan untuk memastikan bahwa setiap surat yang diterima atau dikirimkan ditindaklanjuti dengan tepat dan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Jika Anda sedang mencari solusi tersebut, kami Sekawan Media menyediakan solusi serupa yang akan membantu perusahaan Anda dalam hal surat-menyurat yang pastinya sudah dipercaya oleh beberapa perusahaan besar.
Untuk informasi lebih lanjutnya atau jika Anda tertarik dengan solusi yang kami tawarkan, kunjungi website resmi kami dan Anda dapat berdiskusi juga dengan kontak yang tersedia di website tersebut.
