Lalu, contoh surat korespondensi bisnis itu seperti apa? Bagaimana cara penulisannya yang benar? Untuk lebih lengkapnya, mari kita simak bersama melalui artikel ini.
Pengertian Surat Korespondensi Bisnis
Berdasarkan informasi yang didapat dari buku Korespondensi Bisnis Indonesia oleh Juni Ahyar, surat korespondensi adalah surat yang dikirim oleh individu atau organisasi kepada pihak lain untuk menyampaikan informasi yang berhubungan dengan kepentingan bisnis.
Surat ini umumnya dikirim melalui pos, fax, email, atau bisa secara langsung.
Terdapat berbagai jenis surat korespondensi bisnis yang sering dijumpai dalam kegiatan bisnis, seperti surat pengantar, surat penawaran, surat pemesanan, surat balasan pemesanan, surat konfirmasi pemesanan, surat pengiriman barang, dan surat tagihan.
Surat korespondensi bisnis berfungsi sebagai jembatan komunikasi antara perusahaan, organisasi, atau individu dalam dunia bisnis, baik dalam bentuk fisik maupun digital, yang menyampaikan pesan-pesan penting untuk membangun kerjasama.
Menurut jurnal Administrasi dan Bisnis Abdimas Polinema, surat bisnis memiliki empat karakteristik sebagai berikut:
- Lengkap, artinya surat tersebut harus menyajikan informasi yang komprehensif mengenai isu yang diangkat.
- Singkat dan tegas, harus padat dan langsung pada intinya.
- Surat tersebut harus menunjukkan sikap hormat dan kesopanan.
- Informasi harus disampaikan dengan jelas.
Jenis Surat Korespondensi Bisnis
Pada bagian ini kita akan membahas jenis-jenis dari surat korespondensi bisnis yang mungkin belum Anda ketahui. Untuk lebih lengkapnya, mari kita simak bersama jenis-jenisnya.
1. Surat Korespondensi Internal
Korespondensi Internal adalah komunikasi yang berlangsung antara individu, departeman, atau cabang dalam satu organisasi yang sama. Berikut ini adalah contoh surat korespondensi internal:
- Surat yang dikirim oleh Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) Universitas kepada BEM Fakultas.
- Surat yang dikirim oleh salah satu pengurus pusat Persatuan Guru Republik Indonesia (PGRI) kepada seluruh cabang PGRI di wilayahnya.
2. Surat Korespondensi Eksternal
Korespondensi eksternal merujuk pada komunitas antara individu dari organisasi yang berbeda. Ini mencakup interaksi dengan pelanggan, pemasok, bank, lembaga pendidikan, atau instansi pemerintah. Berikut ini adalah contoh surat korespondensi eksternal:
- Surat yang disampaikan oleh siswa SMK Negeri 1 Banjar Margo, Kabupaten Tulang Bawang, Provinsi Lampung, untuk mendaftar kegiatan magang di suatu perusahaan.
- Surat yang dikirimkan oleh Kegiatan Ilmiah Remaja (KIR) SMA 1 Surakarta kepada KIR SMA 2 Surakarta.
Format Surat Korespondensi Bisnis
Dalam penulisan surat korespondensi bisnis tidak boleh asal-asalan, selain itu juga ada beberapa bagian yang harus Anda perhatikan dalam penulisannya. Berikut adalah aspek-aspek yang perlu Anda perhatikan:
- Kepala surat, berisikan nama, alamat, dan kontak perusahaan.
- Tanggal surat, kapan dan dimana surat tersebut dibuat.
- Nomor, lampiran, hal atau perihal,
Pada bagian ini Anda harus mengisi nomor sesuai dengan urutan surat yang sudah disesuaikan dengan masing-masing perusahaan.
Lampiran dapat diisi jika surat tersebut menyertakan lampiran. Selanjutnya, pada bagian hal atau perihal, Anda dapat menuliskan tujuan pengiriman surat ini.
- Nama dan alamat penerima surat, dapat Anda isi dengan nama penerima beserta alamatnya.
- Salam pembuka, dapat dimulai dengan salam “Dengan hormat”, “Selamat Pagi”, dan semacamnya.
- Isi Surat,
Bagian ini terdiri dari tiga bagian yaitu pembuka, isi surat, dan penutup.
Bagian pembuka menyampaikan alasan pengiriman surat ini. Bagian isi mengandung informasi penting seperti likasi, tanggal, waktu, dan sebagainya. Untuk penutup dapat menyampaikan harapan untuk menerima keputusan dengan diakhiri dengan terima kasih.
- Salam penutup, dapat ditulis “Hormat Kami” atau dengan salam.
- Nama, jabatan, tanda tangan, bagian ini berisi nama pengirim dengan jabatannya, tanda tangan, dan cap perusahaan.
Contoh Surat Korespondensi Bisnis
Setelah mempelajari sekilas tentang surat korespondensi bisnis, kali ini kita akan mencari tahu beberapa contohnya yang perlu Anda pahami.
1. Surat Perkenalan
Surat ini ditujukan untuk memperkenalkan usaha dari penulis. Pengenalan tersebut dapat mencakup informasi mengenai barang atau jasa yang dikirimkan kepada pihak lain.
Umumnya, surat ini memuat penjelasan yang komprehensif dan rinci tentang produk atau jasa yang ditawarkan.
2. Surat Penawaran
Surat yang dibuat oleh penjual untuk menawarkan produk atau layanan yang mereka sediakan. Surat ini biasanya disusun berdasarkan inisiatif penjual sebagai tanggapan terhadap permintaan penawaran yang diterima.
3. Surat Pesanan
Jenis surat bisnis selanjutnya adalah surat pesanan. Surat ini dikirim oleh calon pembeli. Surat tersebut akan dikirimkan kepada perusahaan yang menjual produk, dan berisi informasi mengenai produk atau layanan yang ingin mereka beli.
4. Surat Penerimaan Pesanan
Surat penerimaan pesan adalah dokumen yang dijadikan bukti oleh perusahaan bahwa mereka telah menerima barang atau jasa dari individu atau perusahaan terkait. Umumnya, surat ini disertakan bersama produk dalam pengiriman atau ekspedisi.
5. Surat Konfirmasi Pesanan
Surat konfirmasi pesanan adalah balasan dari penjual kepada calon pembeli. Surat bisnis ini bertujuan untuk memastikan semua rincian terkait pesanan yang diajukan oleh pembeli, mulai dari jenis produk, total harga, metode pembayaran, hingga detail pesanan.
6. Surat Penolakan Pesanan
Surat penolakan pesanan merupakan dokumen yang dikirim oleh penjual kepada pembeli, yang menginformasikan tentang penolakan atas permintaan pembeli dengan alasan yang spesifik.
Penutup
Demikianlah artikel kali ini yang membahas tentang contoh surat korespondensi. Pada artikel ini kita sudah mempelajari tentang penjelasan, format, contoh serta jenis dari surat korespondensi bisnis.
Dapat kita simpulkan bahwa surat korespondensi adalah surat yang dikirim oleh individu atau organisasi kepada pihak lain untuk menyampaikan informasi yang berhubungan dengan kepentingan bisnis yang bisa dikirim melalui online maupun secara langsung.
Apabila Anda mengalami kesulitan dalam pembuatan surat-menyurat, kami Sekawan Media hadir untuk membantu Anda dan memberikan solusi dalam urusan tersebut. Yang pastinya dalam urusan tersebut kami sudah dipercaya oleh beberapa industri besar.
Pelajari aplikasi persuratan yang kami tawarkan dan hubungi kontak yang tersedia dalam website yang kami.
