Sayangnya hingga saat ini masih banyak masyarakat yang belum mengenal mengenai manfaat dan wujud document management system ini. Padahal, aplikasi ini sangat berguna dan memberi banyak manfaat untuk manajemen perusahaan.
Dokumen adalah surat tertulis dan tercetak yang berisikan data-data penting pada sebuah perusahaan atau bisnis. Dokumen-dokumen yang menumpuk tentunya menjadi sebuah pekerjaan bagi anda dalam merapikannya.
Penempatan berkas-berkas penting pasti memerlukan tempat yang aman dan ruang yang luas, terlebih lagi dalam jumlah yang banyak.
Melakukan arsip dokumen sangat penting dilakukan dan perlu diperhatikan cara penyimpanannya bagi sebuah perusahaan agar sewaktu-waktu ketika dibutuhkan anda dapat mencari dan mengambilnya dengan mudah.
Perkembangan teknologi yang semakin hari semakin canggih merupakan sebuah kesempatan bagi anda untuk memanfaatkannya sebagai sumber daya dalam perusahaan.
Seperti document management system yang merupakan salah satu pemanfaatan teknologi untuk mencapai serta mewujudkan visi dan misi perusahaan. Pengelolaan dokumen secara manual yang cukup menyita waktu dan ruang, kini dapat teratasi dengan adanya document management system.
Apa Itu Document Management System
Aplikasi Document Management System (DMS) adalah sebuah aplikasi atau software yang memiliki kegunaan untuk mengelola dokumen-dokumen penting di perusahaan.
Manajemen arsip berbasis digital ini lebih sistematis, terukur, dan aman. Menggunakan aplikasi ini perusahaan anda akan mendapatkan kemudahan dalam melakukan penyimpanan atau arsip dokumen perusahaan.
Dahulu penyimpanan atau arsip dokumen dilakukan secara manual dengan mencetak file menjadi lembaran-lembaran, kemudian dimasukkan ke dalam sebuah tempat yang sekiranya dianggap aman oleh perusahaan.
Seiring dengan berkembangnya elektronik digital, penyimpanan dokumen sudah tidak lagi dilakukan secara manual, melainkan dapat dilakukan secara praktis dan lebih hemat biaya serta aman. Penyimpanan dokumen dapat dilakukan dengan format digita dan lebih aman.
Penerapan Document Management System
Berdasarkan pengertiannya, Aplikasi Document Management System dipergunakan sebagai alat atau tempat dalam menyimpan berbagai dokumen penting. Seluru perusahaan, organisasi, bisnis, bahkan lembaga resmi tentu membutuhkan penerapan aplikasi ini.
Menggunakan aplikasi arsip digital akan membantu manajemen arsip lebih tersistem dan tentunya aman dari human error yang dapat menyebabkan kehilangan arsip penting. Segala risiko menggunakan penyimpanan dokumen manual yang dapat merugikan perusahaan anda, kini dapat diatasi dengan adanya perangkat lunak ini.
Cara Kerja DMS
DMS memiliki banyak fungsi yang dapat membantu mengelola dokumen. Anda dapat mengoptimalkan fungsi kinerja DMS dengan beberapa cara berikut.
1. Tempat Penyimpanan Dokumen yang Teridentifikasi
Dokumen elektronik dapat disimpan di komputer pengguna atau server pusat, sedangkan dokumen kertas dapat disimpan di lemari arsip di departemen atau pusat pengarsipan. Sebagai pengelola dokumen, DMS yang baik akan menunjukkan di mana dokumen disimpan dan menyediakannya saat dibutuhkan.
2. Sebagai Sistem untuk Mengklasifikasikan Dokumen
Sistem pengelompokan dokumen ke dalam kategori yang berbeda dapat membantu menyimpan dokumen kertas di folder atau lemari arsip yang terlabel. Pengelompokan dokumen ke dalam kategori juga dapat dilakukan melalui hierarki direktori pada hard disk atau sistem pengindeksan dokumen.
3. Sebagai Pengatur dan Penentu Template untuk Membuat dan Mengautentikasi Dokumen
Aturan dan ijin menentukan siapa yang bisa membuat dan mengotentikasi berbagai jenis dokumen. Template dokumen menyediakan format standar.
4. Memiliki Alur Kerja Dokumen
DMS memiliki kemampuan untuk mengatur alur dokumen melalui proses yang telah ditetapkan, seperti peninjauan, komentar, dan persetujuan dokumen. Selain itu, notifikasi otomatis mengingatkan orang yang bertanggung jawab pada dokumen yang tertunda dalam alur kerja.
5. Kebijakan dan Prosedur untuk Menyimpan dan Membuang Dokumen
Dengan DMS, administrator dapat menetapkan kebijakan dan prosedur untuk menangani dokumen lama, seperti menambahkan atau menghapus dokumen jika diperlukan.
6. Fasilitas untuk Mengakses Dokumen
Semua pihak yang berkepentingan akan diberi tahu tentang lokasi dan klasifikasi dokumen. Ini akan memungkinkan akses cepat ke dokumen yang diperlukan.
7. Sebagai Penjamin Keamanan Dokumen
Dokumen elektronik dilindungi dengan hak akses dan kata sandi, sementara dokumen kertas disimpan dalam lemari yang terkunci. Selain itu, keamanan fisik, seperti sistem alarm dan kamera, diterapkan.
Manfaat Menggunakan Aplikasi Document Management System
Mungkin saat ini anda masih belum sepenuhnya dalam mengenal aplikasi DMS, atau mungkin anda masih ragu untuk menerapkan aplikasi ini untuk menjadi salah satu sumber daya atau alat dalam perusahaan anda untuk mencapai kesuksesan.
Berikut adalah penjelasan yang akan memperkuat pengenalan software e-arsip sebagai berikut:
1. Lebih Ramah Lingkungan
Penyimpanan dokumen atau surat-surat penting yang dicetak tentu akan menghabiskan banyak lembaran-lembaran kertas yang nantinya akan menjadi sampah yang tak terpakai apabila dokumen tersebut sudah tidak lagi dirasa penting dan tidak akan digunakan kembali.
Menggunakan document management system dapat mengurangi pemborosan dalam menggunakan kertas tersebut. Dengan software ini dokumen akan dikirim melalui server yang ramah lingkungan bebas kertas.
Penggunaan kertas dalam perusahaan tetap dibutuhkan di waktu tertentu namun tidak sebanyak sebelumnya ketika anda menggunakan penyimpanan dokumen secara manual.
2. Keamanan Arsip Dokumen Lebih Terjamin
Menggunakan aplikasi arsip digital akan menolong anda dalam menghindari kerusakan atau file penting hilang.
Dapat dilihat ketika perusahaan masih menggunakan cara manual yaitu dengan menyimpan data dengan mencetak file-file tersebut kemudian disimpan dalam sebuah ruangan, kemungkinan perusahaan akan mengalami kehilangan dokumen itu presentasenya sangat tinggi.
Arsip yang ingin anda gunakan sewaktu-waktu rawan hilang bahkan bisa saja anda lupa dimana tempat penyimpanan arsip tersebut.
Kondisinya akan berbeda ketika anda menerapkan software manajemen dokumen ini yang akan menyimpan arsip dengan aman dalam server digital yang menggunakan keamanan terjamin.
3. Berbagi Arsip Secara Mudah
Ketika anda ingin transfer file atau berbagi kepada rekan kerja di perusahaan, document management system satu-satunya solusi tepat untuk kemudahan dan kelancaran kerja anda. Dengan aplikasi ini seluruh divisi dapat melakukan permintaan akses dokumen kepada divisi pengarsipan di waktu tertentu dengan persetujuan kepala divisi.
4. Pengelolaan Lebih Mudah
Dokumen penting dapat tersimpan dengan rapi dengan pemisahan bagian-bagian file yang masih aktif maupun yang sudah tidak aktif.
Arsip tersebut dapat dikelola secara otomatis dengan penggunaan teknologi digital yang dilengkapi berbagai fitur sesuai kebutuhan anda dalam pengelolaan dokumen tersebut.
5. Manajemen Pengamanan dan Pengawasan
Dengajn kelengakapan fitur yang dapat disesuaikan, akses dokumen dapat diatur untuk keamanan dan kerahasiaan dapat diatur dengan penggunaan akses yang dapat dibatasi hanya untuk orang-orang tertentu.
Hanya karyawan tertentu di dalam perusahaan yang berkepentingan mempunyai kaitan dengan penggunaan dokumen penting yang akan mendapatkan akses dalam pengelolaan arsip-arsip tersebut.
6. Digitalisasi Dokumen
Seluruh dokumen tidak memiliki batas masa aktif dan isi dari dokumen tersebut tidak akan berubah apabila tidak ada yang melakukan edit dalam isi file tersebut. Pemusnahan dokumen secara fisik tidak akan terjadi karena dokumen telah tersimpan secara digital dan aman.
7. Sistem Pencatatan Terpusat
Perkembangan teknologi akan memberi manfaat yang sangat membantu anda dalam pencatatan dokumen penting perusahaan. Aplikasi ini bisa mencatat lokasi penempatan dokumen dengan lengkap dan tepat, bahkan pencatatan tersebut dapat otomatis dilakukan secara real-time.
Hal ini akan dapat menolong anda dari tindakan manipulasi data oleh oknum tertentu yang tidak bertanggung jawab.
8. Efektif dan Efisien
Perusahaan yang masih menerapkan penyimpanan dokumen secara konvensional atau manual pasti memiliki penyimpanan yang kurang terstruktur dengan baik. Terlebih lagi, ketika ada yang meminjam dokumen tersebut untuk kepentingan tertentu dan tidak mengembalikannya di tempat semestinya.
Tidak bisa dipungkiri juga bahwa terkadang ada yang meminjam dokumen dan tidak mengembalikannya secara tepat waktu padahal dokumen tersbut juga dibutuhkan untuk keperluan lain.
Dengan menerapkan document management system sistem penyimpanan akan lebih terstruktur yang akan memudahkan anda dalam mencari dokumen yang dibutuhkan hanya dengan satu klik saja tanpa memerlukan waku yang lama.
7 Tips Memilih Document Management System yang Tepat
Memilih Aplikasi Document Management System yang tepat untuk bisnis Anda dapat menjadi keputusan yang penting. Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda dalam memilih DMS yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda:
1. Identifikasi Kebutuhan Bisnis Anda
Mulailah dengan mengidentifikasi kebutuhan spesifik bisnis Anda. Pertimbangkan jenis dokumen yang akan dikelola, volume dokumen, jenis akses yang diperlukan, alur kerja yang diinginkan, dan kebutuhan keamanan.
Memahami kebutuhan ini akan membantu Anda mencari Aplikasi Document Management System yang dapat memenuhi persyaratan khusus bisnis Anda.
2. User-Friendly
Pilih Document Management System yang mudah digunakan, termasuk staf yang tidak memiliki pengetahuan teknis yang mendalam. UI yang intuitif dan navigasi yang sederhana akan membantu meningkatkan efisiensi penggunaan DMS.
3. Kompatibilitas dan Integrasi
Pastikan DMS yang Anda pilih kompatibel dengan sistem dan aplikasi yang sudah ada dalam infrastruktur IT Anda. Periksa apakah DMS dapat terintegrasi dengan perangkat lunak atau sistem lain yang Anda gunakan, seperti email, maupun CRM.
4. Keamanan
Keamanan adalah aspek penting dalam memilih Aplikasi Document Management System. Pastikan DMS memiliki fitur keamanan yang memadai, seperti pengaturan izin pengguna, enkripsi data, pencatatan aktivitas pengguna, dan perlindungan terhadap serangan cyber.
Periksa kepatuhan DMS dengan standar keamanan dan regulasi yang relevan.
5. Dukungan dan Layanan Pelanggan
Pastikan penyedia DMS menawarkan dukungan teknis yang memadai dan layanan pelanggan yang responsif. Penting untuk memiliki akses ke sumber daya dan bantuan jika menghadapi masalah atau butuh bimbingan dalam penggunaan DMS.
6. Uji Coba dan Evaluasi
Sebelum memilih DMS, lakukan uji coba terlebih dahulu. Gunakan periode uji coba untuk memastikan DMS tersebut sesuai dengan harapan dan kebutuhan bisnis Anda. Lakukan evaluasi menyeluruh terhadap fitur, performa, dan kegunaan DMS sebelum mengambil keputusan akhir.
7. Biaya
Pertimbangkan biaya total kepemilikan Aplikasi Document Management System, termasuk biaya implementasi, lisensi, dukungan, dan pemeliharaan. Periksa juga apakah DMS menawarkan skema pembayaran yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran bisnis Anda.
Fitur dalam Aplikasi Document Management System
Menciptakan kemudahan mengelola arsip penting dalam perusahaan kini akan anda dapatkan dengan mudah dan tidaka da batasan dalam masa aktif penggunaannya.
Fitur aplikasi yang cukup lengkap sesui dengan kebutuhan anda akan membuat pengelolaan dokumen menjadi lebih efektif dan efisien dan dapat dilakukan oleh beberapa orang dalam akses file tersebut. Berikut adalah beberapa fitur yang akan memudahkan dan membuat anda nyaman dalam mengelola arsip dokumen:
1. Manajemen Dokumen
Fitur ini gunanya untuk menyimpan, mencari, membagikan, menjaga, hingga memberi masa aktif di berbagai dokumen secara sistematis dan akurat. Pengguna dapat dengan mudah mengatur dan mengelompokkan dokumen-dokumen berdasarkan kategori, tipe, atau proyek tertentu. Dengan adanya fitur ini, pengguna dapat mencari dokumen yang diperlukan dengan cepat.
2. Kerahasiaan Dokumen
Demi keamanan dokumen perusahaan, akses dokumen dapat diatur dengan cara memberi batasan akses. Dokumen dapat diberi tanda rahasia dan diberi password.
3. Peminjaman Arsip
Pencatatan peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan peminjaman dokumen dari divisi pengarsipan untuk divisi lain dapat dilakukan secara tersistem dan terpusat. Pengguna dapat mencatat dan mengawasi dengan mudah setiap peminjaman dan pengembalian dokumen.
4. Audit Trail
Semua aktivitas yang dilakukan oleh pengguna dalam aplikasi, seperti akses, perubahan, atau penghapusan dokumen, akan tercatat dan dapat dilacak dengan mudah.
5. Pengajuan Pemindahan
Fitur ini mempermudah pengguna dalam meminta persetujuan atau koordinasi terkait pemindahan dokumen tertentu, memastikan pengelolaan arsip yang terstruktur dan terkontrol.
6. Retensi dan Pemusnahan Arsip
Memungkinkan pengguna untuk menjaga kepatuhan terhadap kebijakan retensi dan penghapusan dokumen, sehingga memastikan pengelolaan arsip yang sesuai dengan aturan dan regulasi yang berlaku.
7. Pengingat Masa Aktif
Pengguna akan menerima pemberitahuan otomatis ketika masa aktif suatu dokumen telah habis dan memerlukan tindakan selanjutnya.
Demikian penjelasan tentang DMS dan kegunaannya dalam mengelola dokumen secara digital. DMS sangat diperlukan pada perkantoran ataupun bisnis digital yang membutuhkan semua pencatatan seperti invoice, dan segala dokumen dalam bentuk softfile.
Dan masih banyak fitur lainnya yang akan melengkapi kebutuhan anda dalam mendapatkan kemudahan pengelolaan arsip dokumen. Apabila anda ingin mengetahui kelengkapan fitur lainnya, kunjungi halaman produk document management system dari Sekawan Media.
