Faktur Penjualan adalah dokumen yang mencatat uang tunai yang harus dibayar pelanggan anda untuk produk dan layanan yang mereka beli.
Ini menentukan total pembayaran penting seperti tanggal jatuh tempo, nomor faktur, alamat penagihan, dan banyak lagi. Faktur harus dilakukan dengan benar, karena tanpa itu sebagai catatan penjualan, bisnis anda tidak bisa dibayar dan menghasilkan keuntungan.
Sebagai penyedia layanan dan produk, Anda perlu menyiapkan hal ini setiap kali anda perlu meminta pembayaran dari pelanggan Anda. Biasanya faktur dikirim 2 kali: sebelum permintaan pelanggan diproses dan setelah permintaan dipenuhi.
Namun, beberapa penjual lebih memilih untuk mengirim faktur mereka baik di awal atau di akhir transaksi, tergantung pada kebijakan pembayaran yang diterapkan di perusahaan mereka.
Meskipun anda dapat menemukan faktur setiap hari, masih banyak orang yang sering salah mengartikannya sebagai kuitansi. Pada artikel ini kami akan menjelaskan semua yang perlu anda ketahui tentang faktur penjualan.
Apa Itu Faktur Penjualan
Faktur Penjualan adalah dokumen tertulis yang digunakan oleh penjual untuk menginformasikan detail transaksi kepada pelanggan mereka. Ini mencakup semua faktor tentang tanggal jatuh tempo, jumlah produk, penjual, pembeli dan juga harga total. Faktur ini dibuat untuk menyederhanakan upaya penjual untuk mengumpulkan uang dari pelanggan mereka. Apa yang terjadi jika penjual tidak menggunakan Faktur Penjualan untuk bisnis mereka?
Padahal, faktur penjualan berbeda dengan kuitansi. Karena dokumen ini akan dikirimkan untuk menagih pembayaran dan sebagai pengingat bagi pelanggan untuk membayar tagihannya. Disisi lain, tanda terima akan dikirim setelah penjual menerima pembayaran dari pelanggannya. Umumnya tidak ada peraturan asli untuk membuat dokumen ini sehingga anda dapat mendesain dengan keinginan anda sendiri atau mengunduh template gratis di google.
Ada beberapa bagian penting yang harus dipatuhi dalam membuat Faktur Penjualan:
- Profile: Jangan lupa untuk mengisi nama penjual dan nama pembeli, serta alamat pengiriman produk, serta nomor telepon.
- Jumlah total uang dan produk yang dikirim ke pelanggan
- Tanggal jatuh tempo untuk membayar tagihan. Hal ini penting untuk mengingatkan pelanggan tentang pembayaran
- Kata “Faktur” harus ditempatkan di bagian depan dokumen
Tujuan Faktur Penjualan
Tujuan faktur ini adalah untuk merinci layanan dan diberikan bisnis kepada kliennya, jumlah terutang untuk layanan ini, dan tenggat waktu untuk melakukan pembayaran. Hal ini menciptakan kewajiban di pihak klien untuk membayar bisnis atas pekerjaannya.
Mereka berfungsi membayar bisnis atas pekerjaanya. Mereka berfungsi sebagai dokumentasi penting dari transaksi bisnis baik untuk bisnis dan klien dan bertindak sebagai dasar untuk laporan keuangan perusahaan.
Berikut beberapa tujuan Faktur Penjualan:
1. Sebagai informasi konkret terkait BKP dan JKP yang dibeli oleh pelanggan
Faktur penjualan terkait dengan informasi jumlah barang yang dibeli oleh pelanggan. sehingga jumlah barang yang dibeli dan sampai akan jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.
2. Sebagai nilai tagihan yang harus dibayar konsumen
Faktur penjualan juga memberikan informasi terkait harga yang harus dibayar oleh konsumen. Konsumen tidak lagi menanyakan kepada pembeli terkait harga yang harus dibayar oleh pembeli.
3. Bukti BKP sesuai dengan pesanan
Selain itu, faktur penjualan juga dapat menjadi sebuah bukti bahwa BKP atau barang yang dibeli oleh pelanggan adalah sesuai pesanan.
4. Dokumen rujukan atas barang yang dibeli pembeli
Faktur penjualan dapat menjadi dokumen rujukan terkait barang yang dibeli oleh pembeli. Sehingga baik pembeli, penjual, maupun distributor dapat mengetahui barang apa yang dijual, dibeli, dan dikirimkan.
Contoh Jenis Faktur Penjualan
Untuk keperluan transaksi, ada beberapa jenis Faktur Penjualan yang dapat and about untuk membayar tagihan pelanggan :
1. Faktur Standar (Standard Invoice)
Faktur jenis ini adalah jenis faktur yang paling sederhana penggunaan bisnis untuk pembelian apapun. Ini mencakup semua elemen faktur yang kami sebutkan sebelumnya. Pada awalnya, faktur standar adalah dokumen khas yang dapat anda gunakan untuk menagih pembayaran dari pelanggan atau pengecer. Dokumen semacam ini dapat dikirim ke pelanggan sebagai pemasaran dalam faktur penjualan.
2. Faktur Proforma (Proforma Invoice)
Faktur Proforma berbeda dengan faktur standar. Dokumen ini akan digunakan sebagai dokumen sementara sebelum produk diterima oleh pelanggan. Singkatnya, Faktur Proforma adalah dokumen informasi kepada pembeli tentang biaya yang harus dibayar sebelum tanggal jatuh tempo.
Faktur Proforma dikeluarkan sebelum barang dan jasa diserahkan atau selesai. Tujuan faktur ini bukan untuk meminta pembayaran, melainkan memberi tahu pelanggan berapa banyak yang harus mereka bayar setelah semuanya selesai.
3. Faktur Berulang (Recurring Invoice)
Faktur penjualan dengan rincian yang sama diulang pada periode waktu yang teratur dikenal sebagai faktor berulang. Ini termasuk transaksi seperti keanggotaan atau langganan. Perangkat lunak akuntansi dapat membantu anda mengoptimalkan pembayaran berulang, sehingga prosesnya benar-benar mudah.
Faktur Berulang adalah dokumen yang dapat digunakan untuk menagih pelanggan atau pembeli secara teratur. Dengan kata lain, setelah anda membuat faktur, dokumen akan dikirimkan beberapa kali tergantung pada persyaratan anda. Umumnya, Faktur Berulang dibuat untuk basis mingguan atau bulanan.
4. Faktur Komersial
Faktur penjualan yang dikirim ke klien internasional disebut Faktur Komersial. Untuk melintasi perbatasan, dokumen-dokumen ini menyertakan detail tambahan seperti negara produsen, biaya pengiriman, berat produk, dan banyak lagi.
Perbedaan Faktur Penjualan & Invoice
Sekilas memang terlihat sama, namun faktur penjualan adalah bentuk yang berbeda daripada invoice. Berikut adalah perbedaan antara faktur penjualan dan invoice.
1. Penerbitan
Dalam hal penerbitan, keduanya terlihat sangat berbeda. Faktur penjualan diterbitkan oleh penjual kepada pembeli sementara invoice adalah dokumen yang diterbitkan pembeli kepada penjual. Selain itu, biasanya pada invoice terdapat keterangan tambahan seperti jatuh tempo pengiriman.
2. Sifat
Keduanya juga dapat dibedakan melalui sifat dimana faktur penjualan memiliki sifat unilateral. Sementara invoice memiliki sifat bilateral dan dibuat sebagai permintaan resmi, bukan tanda barang telah diserahkan oleh penjual seperti pada faktur penjualan.
3. Implikasi
Implikasi antara keduanya sekilas terlihat sama, namun sebenarnya berbeda. Faktur penjualan digunakan untuk pencatatan akuntansi penjual, sementara invoice adalah pencatatan akuntansi pembeli. Invoice juga digunakan sebagai alat untuk memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu.
Meskipun memiliki beberapa kesamaan, faktur dan invoice memiliki perbedaan yang jelas dalam hal definisi, tujuan, sifat, dan penggunaannya. Pemahaman yang baik tentang perbedaan ini penting bagi pelaku bisnis untuk memastikan kelancaran transaksi dan pengelolaan keuangan yang efektif.
Bagaimana Cara Membuat Faktur Penjualan?
Untuk membuat faktur penjualan untuk dikirim ke klien, anda harus mengikuti langkah-langkah pembuatan faktur berikut:
1. Sertakan Detail Bisnis Anda
Buat tajuk untuk faktur anda yang menyertakan logo anda, jika ada, nama bisnis, alamat , nomor telepon, dan alamat email anda.
2. Sertakan informasi kontak klien anda
Dibawah detail kontak anda, cantumkan informasi kontak klien. Konfirmasikan bahwa anda memiliki detail kontak untuk narahubung yang benar dalam organisasi: jika klien adalah perusahaan besar, kontak anda untuk pembuatan faktur mungkin berbeda dari kontak bisnis anda sehari-hari.
3. Tetapkan nomor faktur
Setiap faktur yang anda terbitkan harus memiliki nomor faktur unik yang ditetapkan padanya. Dengan begitu, anda dapat dengan mudah melacak dan mereferensikan faktur penjualan tertentu dalam diskusi dengan klien anda. Jika anda tidak memiliki sistem penomoran, mudah untuk memulai dengan memberi nomor surat anda secara berurutan, dimulai dengan Faktur #001, kemudian Faktur #002, dan seterusnya.
4. Cantumkan layanan yang anda berikan
Berikan daftar terperinci dari layanan yang anda berikan pada faktur anda dengan deskripsi singkat tentang setiap layanan, jumlah yang disediakan atau jam kerja, tarif untuk layanan tersebut.
5. Sertakan ketentuan pembayaran
Uraikan syarat pembayaran pada pemasaran anda, termasuk metode pembayaran yang anda terima dan biaya keterlambatan yang akan anda kenakan pada telah jatuh tempo.
6. Berikan tanggal jatuh tempo pembayaran
Cantumkan dengan jelas batas waktu pembayaran pada faktur penjualan anda. Sebaiknya cantumkan tanggal yang tepat, yaitu “Batas Waktu Pembayaran 31 Oktober 2018 ” daripada tanggal jatuh tempo yang lebih kabur yang dapat disalahpahami, yaitu “Pembayaran Jatuh Tempo dalam 30 Hari ” atau “Pembayaran Jatuh Tempo Setelah diterima”
7. Cantumkan Jumlah Total Hutang
Berikan total saldo terutang pada faktur penjualan, termasuk pajak yang berlaku. Pastikan informasi ini ditampilkan dengan jelas pada faktur sehingga klien anda dapat melihat berapa banyak hutang mereka secara sekilas.
Demikian penjelasan terkait faktur penjualan. Faktur penjualan sangat esensial bagi kegiatan niaga dan transaksi jual-beli. Anda dapat dengan mudah menggunakan faktur penjualan untuk bisnis website anda.
Dalam hal ini, Sekawan Media memiliki layanan yang dapat membantu Anda dalam melakukan pencatatan penjualan melalui aplikasi kasir kami yaitu Point of Sales. Aplikasi ini berguna untuk mencatat setiap penjualan dan menjadi kasir yang efektif bagi bisnis anda.
Segera konsultasikan kebutuhan bisnismu dengan menghubungi kami sekarang juga.
