Pada suatu organisasi khususnya pada dunia bisnis di suatu perusahaan, penting untuk mengelola catatan kantor dengan baik dan tepat. Dalam pengelolaannya terdapat beberapa hal yang perlu diketahui oleh sebuah perusahaan demi terjalinnya suatu sistem yang baik dan benar.
Salah satu pengelolaan dalam barang masuk dan keluar misalnya, dapat dikelola dengan adanya catatan inventaris peralatan kantor. Suatu perusahaan haruslah memiliki seseorang dimana dapat mengelola catatan barang serta aset. Pekerjaan ini termasuk pada lingkung membuat serta mengelola daftar.
Dengan begitu barang inventaris kantor akan lebih terorganisir dengan baik. Di bawah ini kita akan membahas mengenai apa itu inventaris perusahaan, contoh daftar inventaris peralatan kantor, tujuan inventaris serta aplikasi inventaris barang.
Apa itu Inventaris
Inventaris adalah suatu daftar utuh dimana terdapat catatan barang inventaris dimana digunakan atau milik kantor perusahaan.
Inventaris adalah suatu data lengkap mengenai seluruh penggunaan barang baik keluar masuk, atau barang yang merupakan hak milik perusahaan.
Barang-barang yang disimpan oleh perusahaan perlu untuk diakumulasi pada catatan daftar inventaris perusahaan. Ini dilakukan demi adanya riwayat barang-barang milik tersimpan serta tidak akan hilang.
Maka dari itu, inventaris adalah daftar aset dimana merupakan milik suatu bisnis. Inventaris perusahaan dapat meliputi berbagai macam barang atau aset seperti mesin, peralatan kantor, bahan baku, produk jadi, dan lain-lain.
Ini menguntungkan perusahaan mengingat dapat mengetahui aset perusahaan dan memastikan bahwa barang-barang tersebut digunakan dengan efisien dan tepat sasaran.
Menginventarisasi aset perusahaan juga membantu dalam mengelola aset secara efisien dan memastikan bahwa barang-barang tersebut tidak hilang atau rusak.
Daftar inventaris juga dapat membantu memastikan perusahaan mempunyai cukup bahan baku simpanan demi memenuhi permintaan pelanggan serta memastikan bahwa produk jadi tidak kehabisan stok.
Contoh Daftar Inventaris Peralatan Kantor
Terdapat beberapa contoh daftar inventaris peralatan kantor dimana dapat menjadi penunjang kegiatan. Hanya saja perlu diketahui bahwa daftar pada suatu perusahaan dapat berbeda-beda tergantung pada jenis bisnis dan industri perusahan.
Di bawah ini adalah beberapa item yang biasanya dipakai pada perusahaan umum, banyak serta sedikit nya dapat tergantung pada kebutuhan suatu perusahaan itu sendiri.
1. Bahan baku
Bahan baku merujuk pada bahan mentah atau sebelum bahan jadi sebagai bahan akan diolah diproduksi menjadi barang jadi.
2. Alat Kerja
Alat kerja di sini merujuk pada alat-alat yang dibutuhkan sebagai penunjang jalannya proses produksi, atau bahkan peralatan yang ada di kantor.
3. Barang Pekerjaan
Barang dalam pekerjan termasuk pada barang-barang yang dipakai untuk jalannya pekerjaan dalam perusahaan seperti misalnya mesin printer.
4. Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang dimiliki oleh perusahaan seperti software miliki kantor, perangkat lunak untuk kebutuhan produksi, dan juga software dimana bersangkutan dengan penunjang kebutuhan kantor.
5. Produk Jadi
Produk jadi yaitu hasil dari bahan mentah menjadi bahan jadi yang disebut dengan bahan baku dimana dimiliki oleh perusahaan. Ini juga dapat merujuk pada barang-barang dimana sudah jadi serta sudah siap untuk dijual.
6. Tanah dan Bangunan
Tanah dan bangunan merupakan seluruh tempat milik kantor sebagai aset. Ini juga termasuk tanah serta bangunan dimana beroperasi sebagai tempat berjalannya sistem kerja suatu kantor atau sistem.
Baca Juga: Mengenal Pengertian, Tujuan, Jenis Hingga Aplikasi Proses Manufaktur
Tujuan Inventaris
1. Mengetahui Aset Perusahaan
Daftar inventaris membantu mengidentifikasi serta mencatat seluruh aset perusahaan, seperti mesin, peralatan, bahan baku, produk jadi, dan aset lainnya. Ini dilakukan demi adanya penyimpanan riwayat pada aset peralatan kantor. Selain itu, ini akan mudah diakses oleh seluruh bagian kator karena bersifat transparan.
2. Mengontrol Stok Barang
Dalam inventaris, maka memastikan bahwa stok barang yang tersedia sesuai dengan data yang dicatat, sehingga membantu perusahaan untuk mengontrol stok dan meminimalkan kehilangan barang.
3. Menentukan Kebutuhan
Inventaris memiliki tujuan demi membantu menentukan kebutuhan barang. Ini juga ditujukan demi memastikan bahwa perusahaan memiliki cukup stok demi memenuhi permintaan pelanggan. Dengan begitu, tidak akan ada kesalahan dalam pencatatan kebutuhan pada perusahaan.
4. Mengelola Aset secara Efisien
Inventaris membantu mengelola aset secara efisien serta memastikan bahwa aset digunakan dengan benar serta efisien. Dengan adanya pengelolaan yang baik serta efisien seperti ini akan membantu dalam sistem proses berjalannya suatu perusahaan.
5. Meningkatkan Transparansi
Dengan adanya sistem ini, dengan tujuan untuk memastikan bahwa data aset tersedia dan mudah diakses. Dengan begitu, pada akhirnya akan membantu dalam membuat keputusan bisnis yang tepat.
6. Memastikan kesesuaian data
Inventaris memastikan bahwa data aset sesuai dengan kondisi aset saat ini, sehingga membantu dalam memastikan keakuratan laporan keuangan.
7. Melacak aset yang hilang atau rusak
Inventaris membantu melacak aset yang hilang atau rusak serta memastikan bahwa aset tersebut diganti atau diperbaiki secepat mungkin.
Baca Juga: Pentingnya Sistem Integrasi dalam Sebuah Perusahaan
Aplikasi Inventaris
Terdapat beberapa bantuan aplikasi yang dapat membantu pembuatan inventaris perusahaan. Di zaman yang sudah serba teknologi ini membantu kita semakin berproses dengan lebih canggih.Â
1. Brightpearl
Salah satu aplikasi pembantu pembuat catatan inventaris barang adalah Brightpearl. Ini merupakan aplikasi yang membantu mengelola barang dan proses bisnis lainnya, seperti pemesanan, pengiriman, dan penagihan.
2. Unleashed
Selanjutnya adalah aplikasi Unleashed. Aplikasi cloud-based untuk mengelola inventaris barang, membantu perusahaan untuk mengontrol stok, memantau ketersediaan barang, dan memastikan bahwa stok selalu up-to-date.
3. Sortly
Sortly merupakan aplikasi mobile untuk mengelola barang dan aset dengan mudah dan efisien. Ini dapat memungkinkan pengguna dalam mengatur dan mengikuti pergerakan aset dalam bentuk foto serta informasi.
4. DEAR Inventory
Pada aplikasi DEAR Inventory ini merujuk pada aplikasi all-in-one untuk mengelola inventaris barang. Ini dapat membantu perusahaan untuk mengontrol stok. Tidak hanya itu, ini juga dapat memantau permintaan pelanggan, dan memastikan bahwa stok selalu tersedia.
5. Finale Inventory
Aplikasi cloud-based untuk mengelola inventaris barang, membantu perusahaan untuk mengontrol stok, memantau ketersediaan barang, dan memastikan bahwa stok selalu up-to-date.
6. Zoho Inventory
Terakhir adalah aplikasi Zoho Inventory. Zoho Inventory merupakan aplikasi cloud-based dimana menyediakan solusi lengkap. Aplikasi ini dapat mengelola inventaris barang mulai dari pemantauan stok, pembelian, dan penjualan.
Selain aplikasi yang telah disebutkan di atas, Anda dapat membuat aplikasi inventaris di Sekawan Media dengan fitur sesuai kebutuhan perusahaan. Untuk informasi lebih detail kunjungi halaman berikut ini.
Baca Juga: Fleet Management System: Pengertian, Fitur, dan Manfaat
Pentingnya Pengelolaan Inventaris bagi Perusahaan
1. Menetapkan Keputusan dengan Baik dan Benar
Adanya inventarisasi membantu para stakeholders perusahaan dalam menetapkan keputusan yang lebih baik dan sesuai sasaran.
Misalnya ketika ada suatu bisnis pada bidang construction maka perusahaan akan dapat melakukan kerja sama dalam perhitungan bahan bahan yang diperlukan, kesediaan yang perlu dipersiapkan.
2. Menjamin Aset Terjaga dengan baik
Adanya akumulasi data yang terjaga dalam suatu data catatan dapat membantu tersimpan nya data dengan baik. Ini juga dapat menjaga aset perusahaan dari terjadinya pencurian atau pun kehilangan. Maka dari itu, adanya pembuatan daftar salah satu hal penting untuk suatu perusahaan.
3. Menekan Biaya Anggaran Perusahaan
Dengan adanya data diolah dan diperbarui setiap waktu yang dibutuhkan, ini akan membantu perusahaan memperkiraan dalam membeli suatu aset atau barang.
Pemilik perusahaan dapat melihat bagaimana keluar dan masuk barang atau aset, apakah terjadi pemborosan atau bahkan ada yang perlu dibeli kembali.
4. Terciptanya Transparansi pada Perusahaan
Dengan adanya data yang dapat dilihat dan diakses secara transparan, ini akan membantu kerja dalam seluruh tim bagian perusahaan yang bersangkutan.
Sebagai pemilik perusahaan juga dapat melihat langsung dan mengawasi aset yang dimiliki oleh perusahaan.
Baca Juga: Pengertian Supply Chain Management: Fungsi, Tahapan, Manfaat
Kesimpulan
Inventaris adalah daftar barang-barang atau aset yang dimiliki oleh perusahaan dapat berupa barang-barang yang digunakan untuk memproduksi barang atau jasa, barang-barang yang dijual kepada pelanggan, atau aset lainnya yang digunakan untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan.
Menjaga dan mengatur inventaris sangat penting bagi kesuksesan bisnis. Inventaris yang teratur dan terkini membantu perusahaan menentukan tingkat stok produk yang sesuai, memastikan bahwa barang-barang tersedia ketika dibutuhkan, dan membantu memastikan bahwa barang-barang tidak dikurangi atau hilang.
Ada beberapa cara untuk mengatur inventaris, seperti menggunakan sistem manajemen inventaris yang efektif, mengikuti prosedur pemantauan dan pengendalian yang ketat, dan memastikan bahwa staf memahami pentingnya menjaga inventaris dan mengikuti prosedur yang ada.
Kesimpulan dari pentingnya inventaris adalah bahwa perusahaan harus memahami dan mengatur inventaris secara efektif untuk memastikan bahwa produk dan aset tersedia ketika dibutuhkan, memastikan bahwa stok produk sesuai dengan permintaan, dan memastikan bahwa barang-barang tidak hilang atau dikurangi. Dalam hal ini, perusahaan dapat memastikan bahwa operasinya berjalan lancar dan membantu meningkatkan keuntungan dan kesuksesan bisnis.
