Knowledge Management System: Definisi, 3 Faktor & Contohnya

Apa itu Knowledge Management System?

Knowledge Management System adalah adalah metode pеngidеntifikasi, pеngumpulan, dan mеndorong pеnggunaan knowlеdgе yang ada dalam pеrusahaan guna mеmbantu pеrusahaan mеmеnangkan pеrsaingan bisnis. Dengan segala sistem TI, metode ini membantu para SDM yang ada pada perusahaan untuk dapat memaksimalkan kinerja nya. 

Secara garis besar, tujuan dari Knowledge Management System adalah meningkatkan dan memaksimalkan produktivitas para pekerjanya.

Hasil kerja mereka ber-impact langsung pada kepuasan customer, sehingga SDM mampu bersaing secara kualitas dan kuantitas.

3 Faktor KMS

Dalam pelaksanaannya, Knowledge Management System memiliki beberapa faktor yang mempengaruhi output hasilnya. Berikut adalah ketiga faktor knowledge management system.

People

Yang dimaksud disini adalah orang-orang yang mahir dan memiliki pengetahuan dalam mengelola sistem tersebut. Orang-orang ini memiliki pengetahuan dan kemampuan dalam mengatur sebuah organisasi. Sehingga mampu menyebarkan pengetahuan kepada sesama anggota.

Process

Faktor yang satu ini memastikan agar implementasi dari penyebaran pengetahuan pada sistem optimal dan juga berkomitmen pada proses yang melibatkan penyebaran tersebut.

Technology

Untuk faktor yang ketiga ini, berfungsi sebagai media dari penyebaran pengetahuan tersebut. Media ini memerlukan orang yang terampil dan ahli dalam mengurusnya. Media ini memerlukan beragam alat untuk memfasilitasi jalannya penyebaran pengetahuan tersebut.

Manfaat Knowledge Management System

Perusahaan membutuhkan pengetahuan yang cukup luas untuk mewujudkan bisnis atau perusahaan yang berproses dengan baik, tentunya.

Menerapkan Knowledge Management System menjadi salah satu hal yang perlu dalam sistem perusahaan. Berikut merupakan manfaat dari KMS :

1.Meningkatkan kinerja karyawan 

Memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan bukan hanya menjadi tanggung jawab customer service dan staf pemasaran.

Tetapi ini adalah tanggung jawab bersama dari semua departemen organisasi. Artinya ada kerjasama yang baik antar bidang usaha. Sehingga membangun tim kerja yang kuat, tidak hanya mempertimbangkan kepentingan sendiri

2. Meningkatkan Proses Pengambilan Keputusan 

Demi mewujudkan bisnis yang kompetitif, Knowledge Management System membantu sebuah perusahaan untuk mengambil beberapa keputusan penting.

Pengambilan keputusan yang lebih baik. Berdasarkan informasi dan knowledge serta pengalaman aktual perusahaan, pengambil keputusan memiliki dasar yang lebih baik sehingga mampu mencapai tujuan perusahaan secara optimal. 

3. Menciptakan Inovasi dan Perubahan 

Melahirkan ide-ide dan teknologi baru dengan cara menciptakan kondisi baru yang mendorong meningkatkan kreativitas dan mengembangkan ide-ide baru.

Knowledge Management System memberikan impact pеningkatkan kinеrja bisnis mеlalui pеrbaikan pada kеmampuan, sikap dan tingkah laku karyawan

4. Penghematan waktu dan biaya

Berdasarkan sumber pengetahuan yang terstruktur dengan teratur dan baik, maka perusahaan akan lebih mudah untuk mengembangkan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga tentu saja perusahaan nantinya  akan dapat menghemat waktu dan biaya

Contoh Knowledge Management System 

1. SurveyMoney

Basis pengetahuannya memungkinkan pengguna untuk mencari survey terkait masalah keuangan perusahaan berdasarkan kata kunci atau topik yang sesuai dan relevan.

2. Canva

Sangat mudah dinavigasi serta dicari basis pengetahuannya. Canva juga memiliki user interface yang baik sehingga lebih banyak pengetahuan yang dapat diakses.

3. Optimizely 

Basis pengetahuannya menawarkan berbagai fitur: akademi, forum komunitas, sertifikasi, dokumentasi pengembang, dan banyak lagi

4. Microsoft 

Basis pengetahuannya disusun dalam video, pelatihan, dan bahkan pembicaraan yang bermanfaat dengan manajer produk

5. Google Analytics

basis pengetahuannya menawarkan mesin telusur prediktifnya sendiri

6. Evernote 

basis pengetahuannya tidak hanya mencakup sumber daya yang bermanfaat tetapi juga petunjuk yang jelas tentang cara menghubungi perusahaan

Aplikasi Knowledge Management System

Knowledge Management System adalah sistem dengan pendekatan untuk mengidentifikasi, menangkap, mengevaluasi, mengambil, dan berbagi semua pengetahuan dan aset perusahaan.

Database, dokumen, kebijakan, prosedur, dan keahlian serta pengalaman yang sebelumnya belum pernah diambil dari masing-masing pekerja merupakan beberapa contoh aset perusahaan.

Tentu saja membutuhkan aplikasi untuk menjalankan sebuah Knowledge Management System. Berikut adalah list aplikasi pendukung :

1. eXo

eXo menawarkan kolaborasi dokumen dengan kontrol versi dan izin akses. Ada aplikasi kalender dan obrolan untuk kolaborasi. Dengan menyesuaikan manajemen tugas serta alur kerja. Bahkan eXo juga menyertakan CMS. Dan aplikasi iOS dan Android asli.

Dengan Platform eXo Anda bisa membuat situs berbasis portal dan internet yang aman dimana dapat dapat membangun potensi karyawan dalam perusahaan untuk bertukar pengetahuan, dokumen, bekerja secara kolaboratif, manajemen tugas

2. Slack 

Slack mungkin tidak mengklaim dirinya sebagai software manajemen pengetahuan.Tetapi ada beberapa fungsi berbagi pengetahuan yang sangat baik di Slack, bahkan di versi gratis.

Seperti halnya eXo, Slack adalah platform kolaborasi sosial. Fungsi utamanya, tentu saja, adalah obrolan.

Slack mampu menampung kapasitas sebesar 10 ribu pesan terbaru dan hingga 5GB file per tim. Terdapat aplikasi untuk iOS, Android, Mac & Windows.

Tentu saja terintegrasi dengan berbagai aplikasi yang berbeda. Peningkatan versi yang berbayar akan memberi Anda penyimpanan pesan tak terbatas, integrasi aplikasi tak terbatas, dan penyimpanan file yang lebih banyak. 

3. Google Drive 

Google drive sangat mudah untuk dimodifikasi untuk pengatahuan dan forum bagi anda sendiri. Jika team anda ingin mengakses folder pekerja anda, maka team anda harus mengajukan request akses terlebih dahulu, hal ini tentu saja menjamin keamanan data anda nantinya.

Namun, sebagian besar dari kita memiliki akun Google dan login di dalam akun google tersebut. Di dalam Google Drive Anda dapat membuat basis pengetahuan dan membuatnya available untuk umum tanpa harus masuk atau mendaftar untuk, secara khusus dengan membuat folder Anda tersedia secara publik di web.

Drive menawarkan aplikasi seluler asli untuk Android, IOS, Windows, dan Mac. Untuk memutuskan siapa yang mampu mengakases melihat, mengomentari, dan mengedit dokumen, anda dapat melakukan setting atau pengaturan izin akses, pada folder yang sudah anda buat.

Fitur Google Drive antara lain mencakup obrolan dalam dokumen, mengembalikan ke versi sebelumnya, siapa yang terakhir mengubah atau mengedit dokumen tersebut.

Tentunya ada kalender yang terintegrasi. Drive memberikan layanan pengelolaan tugas melalui gmail atau menggunakan google extension chrome yang terhubung dengan google drive. 

Kesimpulan

Knowledge Management System adalah metode TI yang menyimpan dan mengambil pengetahuan untuk meningkatkan pemahaman, kolaborasi, dan penyelarasan proses antar individu. Hal ini tentu saja sangat berpengaruh dalam implementasi proses bisnis, jasa, dan produk mereka. 

Untuk menciptakan KMS yang produktif dan kompetitif, memerlukan beberapa tools atau alat pendukung didalamnya.

Banyak tools yang gratis hingga berbayar, namun hal tersebut tidak menjadi hambatan kita untuk menerapkan KMS dalam bisnis kita. Perusahaan perlu menerapkan KMS untuk mempertahankan dan meningkatkan daya bersaing.

Sekawan Media menawarkan solusi aplikasi audit internal untuk mencapai manajemen kinerja perusahaan yang maksimal. Segera hubungi kontak yang tersedia dan diskusikan bersama tim kami.