Pada era teknologi yang semakin berkembang ini, teknologi menjadi bagian utama dalam semua pekerjaan manusia. Seperti halnya pada perusahaan yang menggunakan teknologi sebagai unsur utama dalam setiap pekerjaannya. Saat ini, banyak perusahaan menggunakan manajemen file sebagai alat untuk mengolah dokumen milik perusahaan.
Manajemen file adalah sebuah sistem mendasar untuk proses penamaan, penyimpanan, pengarsipan, dan pengaturan dalam sebuah file. Secara umum, manajemen file merupakan kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan, penempatan, pengumpulan, pemeliharaan, distribusi surat-menyurat, perhitungan, catatan, dan sebagainya dengan tujuan untuk memberikan kemudahan dalam berbisnis.
Pada pembahasan kali ini, akan dijelaskan mengenai manajemen file beserta dengan manfaat, fungsi, jenis-jenis, arsitektur, dan contoh. Mari simak pembahasannya lengkapnya di bawah ini.
Apa itu Manajemen File?
File management system biasa juga disebut dengan sistem manajemen file. File Management System adalah sistem yang sering digunakan oleh perusahaan untuk mengelola dokumen. Tentunya sistem ini sangat mempermudah manajemen file dalam perusahaan.
Sistem manajemen file adalah sebuah sistem yang memiliki banyak manfaat serta fitur. Fitur yang terdapat dalam manajemen file adalah memindai, mendigitalisasi, menyetujui, mempercepat, menyimpan, dan sebagainya. Semua fitur tersebut dapat digunakan hanya dengan satu klik saja.
File Management System juga didukung oleh software yang mempermudah penggunanya untuk masuk dalam sistem secara bersamaan. Sistem manajemen file menangani dokumen secara elektronik, mulai dari dokumen yang berbentuk draft sampai penyimpanan.
Fitur Manajemen File
Penggunaan sistem ini juga tidak lepas dari fitur-fitur yang sangat berguna. Berikut ini adalah fitur File Management System yang dapat kalian gunakan.
1. Keamanan Data
Fitur keamanan sangat penting dalam sebuah dokumen yang digunakan oleh perusahaan. Fitur keamanan ini berfungsi untuk melindungi data sensitif dari pihak yang mengakses dari luar. Penggunaan izin akses dan enkripsi data memastikan hanya orang berwenang yang dapat melihat dan mengubah file tertentu.
2. Backup Otomatis
Sebuah file yang penting harus disimpan dengan baik untuk menghindari kehilangan atau file yang secara sengaja terhapus. Sistem ini bekerja secara otomatis menyimpan salinan file secara berkala. Apabila terjadi kehilangan data dan kegagalan sistem, backup dapat memastikan pemulihan data.
3. Dokumentasi Revisi
Perubahan atau pada sebuah file mungkin saja terjadi. Fitur ini membantu untuk melacak perkembangan proyek dan memastikan file tepat digunakan.
4. Notifikasi atau Pemberitahuan
Notifikasi adalah sistem yang memberikan pemberitahuan perubahan atau update file yang relevan untuk digunakan. Hal tersebut dapat membantu dalam menjaga transparansi serta kolaborasi tim.
5. Kolaborasi Tim
Kolaborasi tim dalam fitur manajemen file ini dapat digunakan dengan cara berbagai file secara langsung atau real-time. Lebih dari satu karyawan dapat bekerja dalam satu dokumen yang sama secara bersamaan. Dengan begitu, pekerjaan menjadi lebih efektif produktif dan efektif.
6. Pencarian Cepat
Pada fitur ini, File Management System dilengkapi dengan akses pencarian yang canggih. Fitur tersebut memungkinkan pengguna dengan mudah mencari file berdasarkan keyword tertentu.
7. Izin Akses
Fitur izin akses bekerja dengan memungkinkan administrator untuk mendapatkan izin akses berbeda berdasarkan peran atau jabatan karyawan. Oleh karena itu, hanya karyawan yang berwenang untuk mengakses file tertentu demi menjaga data perusahaan.
8. Struktur Folder
Perusahaan dapat membuat struktur folder yang terorganisir dengan baik melalui manajemen sistem. Sistem ini dapat mempermudah para karyawan untuk menemukan dan mengakses file yang dibutuhkan tanpa merasa kesulitan.
Jenis-Jenis Manajemen File
Secara umum, terdapat tiga jenis File Management System pada sistem operasi. Berikut ini adalah penjelasan jenis manajemen file.
1. Regular File (File)
File yang terdiri dari file teks dan biner disebut dengan reguler file. File pada text ini terdiri dari barisan teks dengan format .txt. Sedangkan pada file pada biner terdiri dari barisan eksekusi .exe serta biner dari berbagai macam software dan aplikasi.
2. Directory File (Direktori)
Directory file adalah sebuah arsip yang dimiliki dari operation system atau sistem operasi dari sebuah perangkat. Direktori berisi semua informasi mengenai daftar file yang terdapat dalam folder atau direktori dan subdirektori. Direktori adalah file yang dapat diakses secara terus menerus pada sistem operasi.
Manfaat Manajemen File
Setelah pembahasan mengenai file management system, berikut ini adalah pembahasan mengenai manfaat File Management System yang dapat membantu jalannya perusahaan.
1. Menghindari Risiko Kehilangan File
File yang berada pada perangkat komputer bisa saja terhapus secara tidak sengaja. Dengan adanya sistem ini dapat membentuk file tetap aman di dalam perangkat komputer.
2. Memudahkan Pencarian File
Dokumen yang dimiliki perusahaan tentu sangat banyak dan tidak sedikit. Dengan adanya sistem ini, file atau dokumen dapat tersimpan rapi sesuai dengan jenis dan kepentingannya sehingga dapat ditemukan dengan mudah ketika membutuhkan.
3. Menghemat Ruang Penyimpanan
Dengan menyimpan file secara online dapat menghemat penyimpanan ruang secara fisik. File yang disimpan secara manajemen dapat disimpan dengan rapi dan dikelompokkan secara kategori serta menghemat secara ruang penyimpanan.
4. Mengetahui File yang Tidak Terpakai
Banyaknya file atau dokumen yang dimiliki oleh perusahaan membuat banyak file yang terbengkalai. Seringkali file yang tersimpan sudah tidak terpakai sehingga tidak diperlukan lagi. Dengan menghapus file yang tidak diperlukan tersebut dapat menghemat kapasitas penyimpanan sebuah file.
Sekawan Media menyediakan solusi pembuatan aplikasi untuk memudahkan proses manajemen arsip berbasis digital dalam lingkungan perkantoran Anda.
Fungsi Manajemen File
Berikut ini adalah fungsi file management system sebuah sistem operasi yang digunakan oleh perusahaan.
- Membuat, memodifikasi, dan menghapus file
- Menggunakan file secara bersamaan
- Mem-backup dan me-recovery data
- Menyimpan informasi dan data dengan baik dan aman
- Menyediakan interface yang user friendly
Baca Juga: Pengenalan User Interface: Pengertian, Manfaat, dan Karakteristik
Arsitektur Manajemen File
Arsitektur file management system terdiri dari beberapa bagian. Berikut ini adalah bagian dari arsitektur dan penjelasan mengenai arsitektur file management system.
1. Sistem Akses
Hal yang bersangkutan dengan cara dari sebuah data dapat disimpan dan diakses pada file disebut dengan sistem akses.
2. Manajemen File
Hal yang berkaitan dengan penyediaan prosedur operasi dalam file disebut dengan manajemen file. Contohnya penyimpanan, pengacuan, pemakaian secara bersamaan, dan pengamanan.
3. Manajemen Ruang Penyimpanan
Manajemen ruang penyimpanan adalah hal yang berkaitan dengan penyediaan ruang untuk penyimpanan file pada perangkat penyimpanan yang terdapat dalam komputer.
4. Mekanisme Integritas File
Mekanisme integritas file adalah hal yang berkaitan dengan keterangan dalam file yang tidak korup atau dikenal dengan corrupted file.
Contoh Manajemen File
Berikut ini adalah contoh File Management System yang sering digunakan atau terdapat dalam sebuah perusahaan.
- Berkas surat hutang atau loan
- Surat pembayaran barang
- Surat penerimaan barang
- Surat penjualan barang
- Surat perjanjian atau kerja sama
Baca Juga: Mengenal Document Management System untuk Kemudahan Mengelola Dokumen
Demikian adalah penjelasan mengenai manajemen file atau file management system. Dapat disimpulkan bahwa manajemen file adalah proses untuk menjaga sebuah berkas atau catatan dengan cara yang tepat agar berkas tetap aman.
Dengan perkembangan zaman saat ini, penggunaan teknologi sangat marak digunakan. Untuk membantu proses pengolahan file menjadi lebih mudah, perlu digunakan file management system. Sekawan Media dapat membantu pengolahan berkas menjadi lebih mudah dengan layanan jasa pembuatan aplikasi yang dapat membantu mengakomodasi kebutuhan terhadap mobilitas dan fleksibilitas perusahaan kalian.
