Namun, pembuatan invoice secara manual bisa memakan waktu dan berpotensi menyebabkan kesalahan manusia (human error). Oleh karena itu, aplikasi invoice hadir sebagai solusi digital untuk memudahkan pengelolaan transaksi dan keuangan bisnis.
Dalam era teknologi digital yang semakin maju, banyak aplikasi invoice yang dapat membantu memudahkan proses pembuatan, pengelolaan, dan pelacakan invoice.
Aplikasi invoice ini dapat memberikan berbagai manfaat bagi bisnis, seperti menghemat waktu, mengurangi risiko kesalahan manusia (human error), meningkatkan produktivitas, dan memberikan informasi keuangan yang akurat.
Artikel dibawah ini akan membahas secara lengkap mengenai apa itu aplikasi invoice, keuntungan menggunakannya, beberapa hal yang harus dipertimbangkan saat memilih aplikasi, dan rekomendasi aplikasi invoice terbaik.
Apa itu Aplikasi Invoice?
Aplikasi invoice adalah software yang digunakan untuk mengelola dan membuat faktur atau invoice secara digital. Aplikasi ini memudahkan Anda untuk menyederhanakan proses membuat tagihan, mengirimkannya kepada klien atau customer, melacak invoice, dan mengelola pembayaran.
Umumnya, aplikasi invoice menyediakan berbagai fitur yang memudahkan bisnis dalam mengelola tagihan kepada klien atau pelanggan. Beberapa fitur yang umum dari aplikasi invoice antara lain.
- Pembuatan invoice: Aplikasi ini memungkinkan pengguna untuk membuat invoice dengan mudah. Data seperti detail produk atau layanan, jumlah, harga, dan informasi klien akan dimasukkan ke dalam aplikasi, dan invoice akan dihasilkan secara otomatis.
- Pengiriman Invoice: Setelah faktur dibuat, aplikasi ini memudahkan pengguna untuk mengirimkan faktur kepada klien atau pelanggan melalui email atau berbagai metode pengiriman digital lainnya.
- Pelacakan Pembayaran: Aplikasi invoice umumnya dilengkapi dengan fitur pelacakan pembayaran. Pengguna dapat mengetahui faktur mana yang telah dibayar, yang masih menunggu pembayaran, dan yang telah jatuh tempo.
- Pencatatan Data Customer: Pengguna dapat menyimpan data pelanggan dengan sistematis, termasuk alamat, informasi kontak, dan catatan pembayaran sebelumnya.
- Integrasi dengan Sistem Lain: Beberapa aplikasi invoice dapat diintegrasikan dengan sistem akuntansi atau software lain yang digunakan dalam bisnis. Integrasi ini memudahkan pengguna untuk mentransfer data secara otomatis, sehingga menghemat waktu dan mengurangi risiko kesalahan.
- Reminder Pembayaran: Beberapa aplikasi invoice menyediakan fitur pengingat pembayaran otomatis. Fitur ini akan mengirimkan notifikasi atau email kepada customer sebagai pengingat untuk membayar faktur yang masih tertunda.
Baca juga: Pengenalan Faktur Penjualan, Sistem Akuntansi untuk Bisnis Anda
Keuntungan Menggunakan Aplikasi Invoice untuk Bisnis Anda
Berikut ini adalah beberapa keuntungan yang bisa Anda dapatkan ketika menggunakan aplikasi invoice.
1. Mudah digunakan
Aplikasi invoice dirancang untuk menyederhanakan proses pembuatan invoice dengan sangat mudah dan cepat. Anda bisa segera memasukkan data invoice dan memanfaatkan berbagai fitur yang tersedia, termasuk menyimpan informasi klien, harga standar, detail terkait produk atau layanan, dan lainnya.
2. Meningkatkan efisiensi
Aplikasi invoice memungkinkan bisnis untuk membuat faktur secara cepat dan efisien. Dengan fitur otomatisasi, data yang telah diinput sebelumnya dapat diambil kembali untuk faktur selanjutnya, menghemat waktu dan usaha dalam mengisi informasi yang sama berulang-ulang.
3. Mengurangi risiko kesalahan
Dalam proses pembuatan faktur manual, rentan terjadi kesalahan. lOleh karena itu, adanya aplikasi invoice dapat mengurangi risiko kesalahan dengan melakukan perhitungan matematika otomatis, meminimalisir kemungkinan kesalahan dalam perhitungan angka dan nominal.
4. Pelacakan pembayaran yang lebih efektif
Aplikasi invoice memudahkan bisnis dalam memantau status pembayaran dari klien atau customer. Dengan fitur pelacakan pembayaran, Anda dapat melihat tagihan yang belum dibayar dan mengirimkan pengingat pembayaran secara otomatis.
5. Memudahkan pencatatan dan laporan keuangan
Dengan menggunakan aplikasi invoice, semua data terkait faktur dan transaksi akan tersimpan dengan terstruktur. Hal ini akan memudahkan proses pencatatan keuangan dan menyusun laporan keuangan secara lebih sistematis.
Cara Kerja Aplikasi Invoice
Aplikasi invoice dirancang untuk memudahkan proses pembuatan, pengiriman, pelacakan, dan pengelolaan tagihan kepada pelanggan. Berikut cara kerja umum aplikasi invoice.
1. Membuat Invoice
- Masukkan data transaksi, seperti Masukkan informasi penting seperti nama pelanggan, alamat, tanggal transaksi, deskripsi barang atau jasa, jumlah, harga satuan, dan total tagihan.
- Pilih template invoice yang sesuai dengan kebutuhan dan branding perusahaan Anda.
- Sesuaikan invoice dengan menambahkan logo perusahaan, informasi kontak, dan catatan tambahan.
2. Mengirim Invoice
- Pilih metode pengiriman yang diinginkan, seperti email, SMS, atau Whatsapp.
- Masukkan alamat email/nomor telepon yang dituju, dimana anda dapat memasukkan alamat email atau nomor telepon pelanggan yang ingin dituju.
- Kirim invoice dengan mengklik tombol “Kirim” untuk mengirimkan invoice kepada pelanggan.
3. Melacak Pembayaran
- Pantau status invoice, dengan memantau status invoice secara real-time, anda dapat mengetahui informasi apakah sudah dilihat, belum dibayar, atau sudah dibayar.
- Kirim pengingat pembayaran secara otomatis kepada pelanggan yang belum menyelesaikan tagihan.
- Catat riwayat pembayaran setiap invoice untuk memudahkan pelacakan dan rekapitulasi.
4. Mengelola Invoice
- Arsipkan invoice yang sudah selesai untuk referensi di masa depan.
- Buat laporan invoice untuk menganalisis penjualan, piutang, dan arus kas.
- Integrasi dengan sistem akuntansi pada aplikasi invoice dengan software akuntansi untuk mengotomatiskan pencatatan keuangan.
Beberapa Hal yang Harus Dipertimbangkan saat Memilih Aplikasi Invoice
Sebelum memilih aplikasi invoice yang tepat, perhatikan beberapa hal berikut ini. Pertama, pilih aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Setiap aplikasi invoice memiliki kinerja dan fitur yang berbeda, sehingga Anda dapat melakukan riset terlebih dahulu untuk memilih aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
Selanjutnya, perhatikan anggaran yang Anda siapkan. Jika ingin menggunakan aplikasi invoice terbaik dalam jangka panjang, pertimbangkan untuk menggunakan aplikasi berbayar. Sesuaikan harga dengan anggaran dan pastikan fiturnya sesuai dengan kebutuhan Anda.
Legalitas aplikasi juga penting untuk diperhatikan. Pastikan aplikasi invoice yang Anda pilih legal dan aman digunakan. Menggunakan aplikasi ilegal dapat membahayakan keamanan data bisnis Anda.
Pilihlah software yang mudah digunakan dan dilengkapi fitur canggih yang sesuai dengan kebutuhan. Anda dapat menggunakan sumber informasi online dan rekomendasi dari pihak lain untuk membantu dalam pengambilan keputusan dalam menentukan aplikasi terbaik untuk bisnis Anda.
Aplikasi Terbaik untuk Membuat Invoice
Berikut ini adalah 10 rekomendasi aplikasi invoice terbaik dengan versi gratis maupun berbayar yang bisa digunakan untuk bisnis Anda.
1. Zoho Invoice
Zoho Invoice adalah aplikasi akuntansi online yang sesuai untuk digunakan oleh berbagai jenis usaha, mulai dari mikro, hingga menengah. Melalui platform Zoho, Anda dapat membuat dan mengelola invoice dengan mudah secara online serta terintegrasi dengan transaksi pembayaran. Beberapa fitur unggulan dari Zoho Invoice antara lain:
- Terintegrasi dengan sistem pembayaran yang aman.
- Dashboard visual yang memberikan analisis data yang rinci
- Proses transaksi otomatis melalui jadwal invoice yang dapat diatur.
- Pilihan template invoice dalam berbagai bahasa dan mata uang.
2. Mekari Jurnal
Mekari Jurnal adalah aplikasi akuntansi yang menawarkan berbagai fitur untuk pengelolaan usaha terutama dalam bidang keuangan. Salah satu fitur yang tersedia adalah pembuatan invoice secara otomatis. Berikut adalah beberapa fitur dari Mekari Jurnal:
- Pelacakan dokumen invoice dan faktur secara praktis melalui satu dashboard.
- Kustomisasi berbagai dokumen transaksi seperti invoice, nota, faktur, dan struk pembayaran.
- Pengiriman invoice yang terjadwal dan status invoice yang terupdate otomatis.
- Laporan invoice lengkap untuk analisis data internal pembayaran perusahaan.
- Integrasi dengan pembukuan.
- Data tersimpan dengan keamanan internasional yang terjamin.
Baca juga: Sistem Informasi Akuntansi : Definisi, Fungsi, dan Contohnya
3. Invoicera
Invoicera adalah aplikasi yang memberi kemudahan dalam membuat invoice secara otomatis. Fitur-fitur unggulan Invoicera meliputi:
- Otomatisasi alur kerja yang dapat disesuaikan.
- Pembuatan dan pencetakan laporan klien untuk analisis cepat.
- Dashboard aktivitas dengan pembaruan data real-time.
- Pemberitahuan dan pengingat otomatis untuk pembayaran berulang.
- Integrasi dengan akuntansi pihak ketiga.
4. Quickbooks
Quickbooks merupakan software invoice yang memiliki keunggulan user interface yang sederhana dan sistem penagihan transaksi digital yang mempermudah customer yang aktif bertransaksi secara online. Fitur-fitur yang dimiliki Quickbooks antara lain:
- Fitur invoice dan faktur terintegrasi dengan sistem perbankan digital.
- Pengelolaan arus kas keuangan melalui sistem pembayaran otomatis.
- Kemampuan untuk berkolaborasi dengan rekan kerja dalam satu platform.
5. Billdu
Billdu merupakan aplikasi invoice online yang mudah digunakan untuk freelancer, akuntan, organisasi maupun bisnis skala kecil. Billdu menyajikan kustomisasi template invoice dan bertujuan untuk memberikan user experience terbaik. Fitur-fitur dari Billdu antara lain:
- Pengaturan otomatis biaya masuk berulang.
- Pembuatan dan pengeditan faktur.
- Pelaporan otomatis dan dashboard yang berisi data terperinci
- Dilengkapi dengan pilihan mata uang dan bahasa.
6. FreshBooks
FreshBooks merupakan software invoice yang menawarkan template yang menarik dan profesional. Anda dapat mencoba fitur-fitur FreshBooks melalui versi trial, namun untuk akses lengkapnya, Anda perlu berlangganan. Beberapa fitur unggulan yang dapat Anda nikmati di FreshBooks antara lain:
- Terintegrasi dengan software pihak ketiga lebih dari 100 aplikasi.
- Pembuatan dan pengiriman invoice secara otomatis.
- Pilihan tipe pembayaran yang beragam.
- Sistem pelacakan dan penyimpanan riwayat pengiriman invoice.
7. Wave
Wave adalah software invoice yang terintegrasi untuk bisnis kecil. Dengan desain yang khusus untuk bisnis yang memiliki sedikit karyawan. Beberapa fitur dari Wave antara lain:
- Software invoice gratis dengan pengelolaan arus kas yang mudah dan sangat aman.
- Kemampuan untuk membuat faktur profesional dengan cepat tanpa tambahan biaya.
- Mengirim faktur dari mana saja melalui aplikasi mobile Wave dan mendapatkan notifikasi secara otomatis.
- Sistem pemindai faktur untuk sinkronisasi dengan aplikasi Wave lainnya.
8. Invoice Simple
Invoice Simple adalah aplikasi invoice penjualan yang sesuai bagi Anda yang baru memulai bisnis atau usaha kecil. Beberapa fitur bermanfaat yang ada di Invoice Simple antara lain:
- Pengiriman invoice langsung kepada pelanggan melalui aplikasi.
- Penyimpanan riwayat transaksi secara detail.
- Kemampuan mengkustomisasi format invoice sesuai kebutuhan toko.
- Notifikasi yang memberitahu ketika invoice telah dibaca oleh pelanggan.
9. Fiverr Workspace
Fiverr Workspace adalah aplikasi berbasis cloud yang cocok untuk para freelancer dan pemilik usaha kecil. Fiverr Workspace menyediakan fitur end-to-end yang memudahkan dalam mengelola proyek, melacak waktu transaksi, hingga membuat kontrak kerjasama. Beberapa fitur yang dapat ditemukan dalam Fiverr Workspace meliputi:
- Otomatisasi pembuatan dan pengiriman invoice sesuai jadwal.
- Kemudahan membuat kontrak kerjasama dengan tanda tangan digital dan klausul yang sesuai.
- Menerima pembayaran dalam berbagai bentuk dan mata uang.
10. Chargebee
Chargebee adalah software untuk membuat invoice berulang yang dirancang untuk bisnis e-Commerce dan perusahaan SaaS dengan model berlangganan.
Chargebee telah terintegrasi dengan berbagai payment gateway di seluruh dunia untuk memudahkan proses pembayaran. Beberapa fitur yang ditawarkan oleh Chargebee antara lain:
- Pembuatan faktur otomatis.
- Fitur manajemen langganan dengan tagihan terukur untuk membantu pelanggan membayar berdasarkan penggunaan yang sebenarnya.
- Beragam opsi pembayaran, termasuk pembayaran offline, tunai, cek, dan lainnya, untuk fleksibilitas dalam menerima pembayaran.
Demikian penjelasan terkait aplikasi invoice mulai dari definisi, cara kerja aplikasi invoice menurut fungsinya, manfaat dari aplikasi hingga contoh aplikasi invoice yang umum dipakai. aplikasi jenis ini sangat penting dalam bisnis digital karena dapat melacak dan mengelola seluruh invoice yang ada pada pelanggan anda.
Kendati demikian, untuk mempermudah Anda dalam membuat Invoice secara real time tanpa batasan lokasi. Sekawan Media menyediakan Aplikasi Point of Sales yang berfungsi untuk mengelola berbagai bisnis, mulai dari skala kecil, menengah, dan besar.
Jika Anda tertarik untuk mendapatkan informasi lebih lanjut, hubungi kami segera.
