Mengikuti perkembangan teknologi yang pesat, banyak aktivitas sehari-hari yang telah dan akan beralih ke era digital. Salah satu aktivitas yang dapat dilakukan secara digital adalah penandatanganan dokumen. Tanda tangan merupakan bukti autentikasi dan verifikasi identitas seseorang yang menegaskan keaslian kesepakatan atau persetujuan dalam sebuah dokumen antara dua pihak atau lebih.
Dalam praktik konvensional, proses penandatanganan dokumen hingga sampai ke pihak yang dituju membutuhkan waktu dan proses lebih lama. Mulai dari mencetak dokumen, menandatangani dengan menggunakan pulpen, kemudian memindai dokumen yang telah ditandatangani, dan akhirnya mengirimkan dokumen tersebut melalui surel atau menggunakan jasa kurir. Selain itu, ada risiko keamanan yang timbul saat mengirimkan dokumen melalui kurir, seperti kemungkinan dokumen rusak selama perjalanan.
Selain itu, risiko keamanan juga dapat dikurangi karena tanda tangan digital menggunakan metode keamanan yang canggih untuk melindungi integritas dokumen. Dalam artikel ini, kami akan membahas tentang manfaat dan rekomendasi aplikasi tanda tangan digital.
Apa Itu Aplikasi Tanda Tangan Digital
Aplikasi tanda tangan digital adalah perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk membuat tanda tangan elektronik pada dokumen digital. Tanda tangan digital menggunakan metode kriptografi yang kompleks untuk mengautentikasi identitas pengguna dan menjaga integritas dokumen. Melalui aplikasi ini, pengguna dapat menandatangani dokumen, mengirimnya secara elektronik, dan menerima tanda tangan dari pihak lain dengan cepat dan efisien.
Tanda tangan digital di Indonesia telah memiliki landasan hukum yang kuat melalui Undang-Undang Republik Indonesia No 11 Tahun 2008 Pasal 11 Ayat 1 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Selain itu, diatur juga pada Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 82 Tahun 2012 Pasal 52 Ayat 1 dan 2 yang menjelaskan tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik. Dengan begitu, tanda tangan digital diakui sebagai alat autentikasi dan verifikasi dalam transaksi elektronik, memiliki kekuatan hukum yang sah sebagaimana tanda tangan manual.
Manfaat Aplikasi Tanda Tangan
1. Efisiensi Waktu
Dengan menggunakan aplikasi tanda tangan digital, proses penandatanganan dokumen menjadi lebih efisien dan cepat. Anda dapat menandatangani dokumen secara elektronik dalam hitungan menit, tanpa perlu mencetak, mengirim, atau mengatur pertemuan. Hal ini memungkinkan Anda untuk mempercepat alur kerja bisnis Anda.
2. Akses Mudah
Aplikasi tanda tangan digital memudahkan Anda untuk menandatangani dokumen dari mana saja dan kapan saja. Anda dapat mengakses aplikasi tersebut melalui perangkat elektronik seperti ponsel, tablet, atau komputer dengan koneksi internet. Hal ini memungkinkan Anda untuk menyelesaikan proses penandatanganan secara fleksibel, tanpa harus membuat perjanjian atau mengirim dokumen secara manual.
3. Keamanan Terjamin
Aplikasi tanda tangan digital menyediakan tingkat keamanan yang tinggi untuk menjaga integritas dan validitas dokumen. Data yang terkait dengan tanda tangan elektronik Anda dilindungi dengan enkripsi yang kuat, sehingga tidak mudah diakses atau dimanipulasi oleh pihak yang tidak berwenang. Aplikasi tanda tangan menawarkan fitur verifikasi identitas yang modern, seperti pemindaian dokumen dan autentikasi dua faktor, untuk memastikan bahwa tanda tangan yang digunakan adalah sah dan asli.
4. Lebih Hemat Biaya
Dengan menggunakan aplikasi tanda tangan, Anda dapat menghemat biaya yang terkait dengan proses penandatanganan dokumen secara konvensional. Tidak perlu lagi mencetak dokumen, mengirimkannya secara fisik, atau membayar biaya pengiriman.
5. Menjaga Lingkungan
Penggunaan aplikasi tanda tangan digital juga mengurangi penggunaan kertas, tinta, dan sumber daya alam lainnya. Dengan jangka waktu yang lama, hal ini dapat membantu menghemat biaya operasional serta berkontribusi pada keberlanjutan lingkungan.
8 Rekomendasi Aplikasi Tanda Tangan Untuk Bisnis Anda
Berikut ini adalah 8 rekomendasi aplikasi tanda tangan digital untuk meningkatkan efisiensi bisnis Anda.
1. Adobe Sign
Adobe Sign adalah salah satu aplikasi tanda tangan digital yang menawarkan berbagai fitur lengkap dan keamanan yang tinggi. Dengan Adobe Sign, Anda dapat menandatangani dokumen langsung dari perangkat Anda, baik melalui sentuhan jari, stylus, atau kamera. Aplikasi ini juga menawarkan integrasi yang luas dengan aplikasi seperti Adobe Acrobat, Microsoft Office, dan SharePoint, memudahkan Anda untuk mengelola dan menandatangani dokumen di berbagai platform.
Keunggulan Adobe Sign terletak pada fitur keamanan yang kuat, seperti enkripsi data yang aman dan verifikasi identitas yang canggih. Selain itu, kemampuan kolaborasi yang baik memungkinkan Anda berbagi dan menandatangani dokumen bersama pengguna lain dengan mudah.
2. DocuSign
DocuSign adalah aplikasi tanda tangan digital yang menawarkan kolaborasi lintas platform dan integrasi yang luas dengan aplikasi bisnis terkini. Dengan DocuSign, Anda dapat menandatangani dokumen dengan mudah dan mengirimkannya ke penerima melalui email atau tautan yang aman.
Keunggulan DocuSign adalah UI/UX yang mudah digunakan dan intuitif, sehingga Anda dapat memulai proses penandatanganan dengan cepat. Selain itu, DocuSign juga menawarkan autentikasi dua faktor dan keamanan tingkat lanjut untuk melindungi privasi dan integritas dokumen Anda.
3. HelloSign
HelloSign adalah aplikasi tanda tangan digital yang sederhana, mudah digunakan, dan terintegrasi dengan berbagai aplikasi seperti Google Drive, Dropbox, dan Slack. Dengan UI yang intuitif, HelloSign memungkinkan Anda menandatangani dokumen dengan menggunakan stylus pada mobile phone atau tablet Anda. Kelebihan HelloSign terletak pada kemudahan penggunaannya dan integrasi yang baik dengan aplikasi lain, sehingga Anda dapat mengelola dokumen dengan mudah dari satu platform.
4. SignNow
SignNow adalah aplikasi tanda tangan digital dengan fitur kolaborasi dan integrasi dengan aplikasi cloud seperti Google Drive, Dropbox, dan OneDrive. Dengan SignNow, Anda dapat menandatangani dokumen dengan menggunakan stylus pada mobile phone atau tablet Anda. Keunggulan SignNow terletak pada fitur kolaborasi yang efektif dan harga yang terjangkau.
5. PandaDoc
PandaDoc adalah aplikasi tanda tangan digital yang menawarkan proses tanda tangan dan manajemen dokumen yang lengkap dalam satu platform. Dengan PandaDoc, Anda dapat membuat dokumen secara efisien, menambahkan tanda tangan digital, dan melacak status penandatanganan dokumen dengan mudah. Selain itu, PandaDoc menawarkan integrasi dengan sistem manajemen dokumen dan CRM populer seperti Google Drive, Dropbox, dan Salesforce.
6. Privy
Privy adalah aplikasi tanda tangan online yang menawarkan fitur lengkap dan keamanan yang terjamin. Aplikasi ini dilengkapi dengan fitur keamanan berlapis sebelum dan sesudah dokumen ditandatangani. Pengguna harus melakukan login dengan username dan password, dan setelah dokumen ditandatangani, perlu memasukkan kode OTP atau menggunakan fitur biometrik otomatis pada perangkat. Privy juga melakukan enkripsi terhadap dokumen yang ditandatangani untuk memastikan validitas dan legalitasnya. Aplikasi ini juga fleksibel dengan akses melalui aplikasi Android, iOS, dan desktop.
7. SmallPdf
SmallPdf adalah aplikasi dan website yang dapat digunakan secara gratis untuk membuat tanda tangan online. Selain menyediakan layanan tanda tangan digital, SmallPdf juga dapat mengkonversi dokumen PDF ke format lain dan sebaliknya. Kelebihan aplikasi ini adalah dapat diakses secara gratis dan fleksibel.
8. DocHub
DocHub merupakan sebuah platform yang menggabungkan antara dua aplikasi yaitu aplikasi tanda tangan dan edit PDF. Pengguna dapat membuat template PDF khusus, mengedit dokumen PDF yang ada, dan menggabungkan dua dokumen PDF. Fitur tanda tangan online di DocHub memungkinkan pengguna memasukkan data penerima, meminta tanda tangan, dan mengunggah dokumen langsung dari Google Drive. DocHub memiliki versi gratis dan berbayar.
Sekawan Media menawarkan berbagai solusi dan produk terbaik untuk kebutuhan industri Anda. Cek selengkapnya dalam website kami.
