Setiap bisnis tentu membutuhkan struktur organisasi yang detail yang tepat. Apakah Anda familiar dengan jabatan General Affair atau GA? Posisi ini kini paling banyak diincar di kalangan pelamar kerja dengan kualifikasi tinggi.Â
Alur kerja perusahaan dapat berjalan lancar apabila ditunjang oleh sumber daya manusia yang baik dan pembagian kerja yang tepat. Oleh karenanya, General Affair hadir untuk mengelola urusan operasional perusahaan secara menyeluruh, mulai dari kebutuhan internal, inventaris, hingga hubungan eksternal.
Karena tanggung jawabnya yang tidak jauh dari pengembangan karyawan, maka kerap kali tugas General Affair tumpang tindih dengan divisi HR. Namun jangan salah, cakupannya yang luas membuat profesi ini akan menuntut Anda untuk memiliki skill yang luas.
Dalam artikel ini, kami menyajikan segala detail mengenai jabatan General Affair. Mulai dari pengertian, kualifikasi serta tugas dan tanggung jawab General Affair. Yuk, simak tulisannya di bawah ini!
Apa itu General Affair?
Secara singkat, General Affair atau GA adalah pekerjaan yang bertanggung jawab untuk setiap kegiatan operasional dalam suatu instansi, baik swasta maupun pemerintah. Cakupannya antara lain administrasi dan pengelolaan.
Tentu saja, tiap perusahaan memiliki kebijakan strukturalnya sendiri. Mayoritas perusahaan menempatkan GA dalam divisi Human Resource (HR) atau Finance sebab tugas dan fungsinya yang mirip. Namun ada pula yang bekerja secara independen dengan Kepala Operasional yang membawahi posisi ini.
Mungkin Anda masih bertanya-tanya apakah GA sama dengan HRD? Tentu berbeda. Dalam hal ini, fungsi GA adalah membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran perusahaan tepat waktu, dan mengajukan keluhan atas nama perusahaan jika diperlukan.
GA bisa kita temukan dalam berbagai jenis perusahaan. Mulai dari retail, FMCG, startup, hingga manufaktur. Hal yang membedakan hanyalah rincian pekerjaannya.
Baca Juga: Mengulas Peran Penting COO dalam Struktur Organisasi Perusahaan
Kualifikasi General Affair
Jobdesk General Affair tentu saja tidak sembarangan. Ia membutuhkan kualifikasi yang cukup tinggi sebab mencakup beragam keterampilan. Mungkin ini akan menantang bagi pelamar kerja awal. Apabila Anda tertarik, berikut kualifikasi tertentu yang harus dipenuhi:
1. Skill Manajemen dan Administrasi
GA sangat erat kaitannya dengan setiap keputusan yang dibuat oleh perusahaan. Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa keterampilan manajemen dan administrasi sudah dikuasai dengan baik oleh para kandidat.
Keterampilan manajemen mengacu pada teknik pengorganisasian sesuatu sedangkan administrasi adalah keterampilan yang berkaitan dengan hal-hal dokumen dan arsip perusahaan. Dengan kualifikasi tersebut, seorang GA diharapkan mampu menangani setiap tantangan kerja dengan baik.
2. Problem Solving
Pengambilan keputusan dalam sebuah bisnis akan selalu sejalan dengan risiko yang mungkin datang setiap saat. Bahkan kesalahan kecil saja dapat mempengaruhi keseluruhan proses operasional dalam sebuah perusahaan.
Oleh karena itu, kemampuan pemecahan masalah adalah suatu keharusan bagi setiap GA. Mereka tidak boleh ragu dalam melangkah. Kemampuan lobbying dan negosiasi juga menjadi poin plus. Skill ini akan menjadi modal bagus yang akan membuat kemajuan tim lebih cepat saat menghadapi masalah.
3. Komunikasi Interpersonal
Staf GA yang profesional harus dapat memahami segala bentuk komunikasi dan menerapkannya dengan baik. Cara mereka berinteraksi juga harus menjadi salah satu pertimbangan karena mereka perlu membina hubungan dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan.
Kunci utamanya adalah membangun personal branding yang baik. Tunjukkan bahwa Anda dipercayai banyak orang dan memiliki banyak relasi. Apalagi, keterampilan komunikasi penting untuk menghindari kesalahpahaman di antara tim.
4. Jujur dan Teliti
Cakupan kerjanya yang tidak jauh dari urusan finansial dan inventaris mewajibkan GA untuk jujur dan teliti. Kebiasaan jujur sangat diperlukan karena permasalahan keuangan selalu memenuhi kriteria bahwa tidak merugikan pihak manapun di perusahaan.
Penataan logistik seperti pencatatan, penyusunan, pembelian, penilaian, perawatan aset dan pengurusan setelah tidak dipakai adalah yang dikerjakan GA. Administrasi semacam itu harus dilakukan secara mendetail dan transparan.
Baca Juga: Mengulas Peran Penting CMO dalam Struktur Organisasi Perusahaan
Peran General Affair
General Affair memegang peran yang kompleks, dengan tangggung jawab yang signifikan. Oleh karena itu, diperlukan menajemen yang cermat dan efisien untuk mengelola divisi ini, agar terhindar dari masalah saat berkolaborasi dengan unit kerja lainnya.
Divisi GA dalam sebuah perusahaan memiliki pengaruh besar dalam penyediaan peralatan kantor, termasuk alat tulis, peralatan kebersihan, dan berbagai perlengkapan lainnya.
Layanan yang diberikan oleh divisi ini mencakup pengaturan semua kebutuhan rumah tangga kantor, yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas karyawan, sehingga bedampak positif pada hubungan dengan pelanggan, menjadilannya lebih baik dan lebih optimal.
Jika pelanggan merasa puas dan nyaman dengan layanan yang disediakan oleh General Affair, perusahaan akan berpotensi mendapatkan keuntungan dari hasil kerja divisi ini, baik berupa peningkatan laba maupun penyebaran informasi positif melalui rekomendasi mulut ke mulut.
Tugas dan Tanggung Jawab
Setelah mengetahui garis besar dari jabatan GA, Anda perlu memahami apa-apa saja yang dilakukannya. Lingkupnya meliputi hal-hal mengenai keperluan harian dalam perusahaan. Mengutip Hashmicro.com, berikut tugas dan tanggung jawab General Affair:
1. Membantu Pengadaan Barang
Barang atau aset perusahaan terkadang memiliki batasan penggunaan. Misalkan mesin fotokopi untuk mencetak dokumen atau arsip. Penggantian atau pembelian mesin fotokopi tersebut menjadi tanggung jawab seorang GA ketika diperlukan.
GA juga harus dapat menekan pengeluaran untuk tujuan tersebut. Hal ini dilakukan supaya biaya aset yang dikeluarkan perusahaan tetap minim. Semakin rendah harga pengadaan barang, maka dapat dipastikan kinerja staf GA berjalan dengan baik.
2. Melakukan Pembelian Rutin
Hampir sama dengan pengadaan barang, seorang GA juga harus memahami alur pembayaran rutin. Terdapat kebutuhan rutin perusahaan, seperti alat tulis kantor, tinta printer, dan beberapa barang periodik lainnya.
Listrik, air, telepon, jaringan internet (Wi-Fi), dan beberapa pengeluaran lainnya juga merupakan tanggung jawab dari GA. Umumnya, pada perusahaan besar, pembayaran berkala seperti ini dilakukan secara otomatis melalui sistem yang terintegrasi dengan strategi perusahaan.
3. Mengelola Upah Freelancer
Beberapa jenis perusahaan memiliki pekerja harian lepas atau freelancer. Hal ini menjadi tanggung jawab staf GA. Hal ini dikarenakan sifatnya yang diperlukan tiap harinya namun tidak menentu.
Dengan demikian, GA berwenang menentukan besaran upah harian bagi pekerja lepas di luar gaji pegawai.
4. Mengamankan Aset Perusahaan
Tugas GA adalah menjaga dan mengawasi aset yang telah mereka beli. Hal ini dimaksudkan agar pengguna aset perusahaan tidak menggunakannya secara sewenang-wenang.
Wajar jika GA sering bertindak lebih tegas dan tidak main-main ketika ada pekerja yang merusak aset perusahaan karena merekalah yang bertanggung jawab atas hal ini. Di samping itu, mereka juga mengelola daftar inventaris barang.
Baca Juga: Profesi CFO, Peran yang Mampu Memproyeksikan Keuangan Perusahaan
Fungsi General Affair
Selain menjalankan tanggung jawabnya, posisi ini memiliki beberapa fungsi penting yang perlu dikelola denhan baik untuk memastikan kelancaran aktivitas bisnis. Berikut adalah beberapa fungsi yang dijalankan oleh seorang GA.
1. Memastikan Kelancaran Kegiatan Operasional Perusahaan
GA berperan dalam pengaturan divisi di bawahnya. Artinya, mereka bertugas untuk menyusun dan mengawasi penerapan kebijakan serta SOP perusahaan terkait penggunaan fasilitas yang ada. Tujuan dari fungsi ini adalah untuk mencegah kerusakan dan mendukung keberlangsungan kegiatan perusahaan.
2. Perizinan
Salah satu tanggung jawab utama GA adalah menangani berbagai perizinan yang diperlukan oleh perusahaan, mulai dari izin operasional bisnis hingga kepatuhan terhadap peraturan pemerintah, serta pengurusan lisensi dan izin lainnya.
3. Menjalin Hubungan Baik dengan Pihak Luar
Fungsi lainnya juga sebagai perwakilan [erusahaan untuk membangun hubungan yang baik dengan pihak luar, seperti vendor, pemasok, lebaga pemerintahan, dan masyarakat sekitar. Selain itu, membangun dan memelihara hubungan positif ini akan mendukung kerja sama yang saling menguntungkan serta menjaga reputasi perusahaan.
4. Pemeliharaan dan Perawatan
Fungsi penting lainnya dari GA adalah memastikan pemeliharaan dan perawatan yang teratur terhadap fasilitas, peralatan, dan infrastruktur perusahaan. Tugas ini mencakup pemeliharaan gedung, perbaikan peralatan kantor, serta penyusunan jadwal servis dan perawatan agar semua berjalan dengan baik.
5. Kesiapan Laporan Berkala
Fungsi yang terakhir adalah memastikan laporan berkala yang diperlukan oleh manajemen atau instansi terkait siap dan lengkap. Hal ini mencakup pengumpulan data, pembuatan laporan terkait kegiatan operasional, kepatuhan perizinan, dan pemeliharaan fasilitas.
Gaji General Affair
Sering kali muncul pertanyaan mengenai berapakah gaji yang diterima seorang GA. Perlu dicatat bahwa besaran gaji ini bervariasi tergantung pada kebijakan secara posisi yang dipegang dalam suatu perusahaan.
Secara umum, perusahaan memberikan gaji kepada seoramng GA berkisar antara 3 juga hingga 5 juta rupiah per bulannya. Jumlah tersebut merupakan gaji pokok yang belum termasuk intentif tambahan seperti lembur, gaji ke-13, dan lain-lainnya.
Seiring berjalannya waktu, gaji seorang GA dapat meningkat sesuai dengan kinerja dan prestasi yang ditunjukkan Hal ini dikarenakan keberhasilan atau kegagalan dalam peran ini diukur dari kemampuan mereka dalam menyelesaikan masalah dan mendukung kelancaran operasional perusahaan.
Jenjang Karier General Affair
Berikut adalah jenjang karier yang dapat ditempuh di posisi ini.
1. Staff General Affair
Pada awal karier, staff general affair bertugas mendukung barbabai kebutuhan operasional kantor yang berkaitan dengan fasilitas, administrasi, dan manajemen aset. Staff di posisi ini terlibat dalam pemeliharaan kantor, manajemen inventaris, pengelolaan layanan keamanan, dan administrasi umum.
2. Supervisor General Affair
Di level supervisor, tanggung jawab GA menjadi lebih luas dengan peran dalam mengawasi Staff GA. Supervisor GA bertugas mengkoordinasikan pekerjaan tim serta mengelola perencanaan anggaran untuk keperluan GA.
3. Manager General Affair
Seorang Manager GA bertanggung jawab atas keseluruhan fungsi GA, mengawasi tim. dan mengembangkan strategi untuk efisiensi operasional. Mereka juga terlibat dalam perencanaan bisnis jangka panjang dan pengelolaan anggaran yang lebih besar.
4. Head of General Affair
Posisi Head of GA merupakan tingkat tertinggi dalam karier ini yang memiliki tanggung jawab penuh atas semua fungsi GA dalam perusahaan. Mereka bertugas untuk pengambilan keputusan strategis, bekerja sama dengan pihak manajemen, san mengawasi operasi secara menyeluruh.
Kesimpulan
Penting bagi manajerial perusahaan untuk mengembangkan struktur organisasi berdasarkan pekerjaannya. Salah satunya adalah jabatan General Affairs. GA berfungsi untuk memastikan kelancaran operasi perusahaan dan mendukung produktivitas karyawan.
Namun dalam pelaksanaannya, terkadang GA akan menemui beberapa kendala. Melihat beban kerja General Affair yang cukup luas dan memakan banyak waktu, alangkah baiknya jika perusahaan memisahkan tugas dan fungsi GA dan HRD supaya keduanya bisa fokus pada jobdesk masing-masing.
Sekarang setelah Anda memiliki informasi rinci tentang apa yang dikerjakan General Affair, apakah Anda tertarik untuk melamar posisi ini? Menjadi seorang GA tentunya memiliki tanggung jawab yang besar. Namun, percayalah bahwa Anda bisa melakukannya.
Sekawan Media menyediakan paket jasa pembuatan website profesional untuk membantu meningkatkan konversi bisnis Anda di internet.
