Untuk mendukung efisiensi dan efektivitas pengelolaan SDM, HRIS (Human Resource Information System) menjadi sebuah solusi yang tepat untuk berbagai perusahaan.
HRIS memiliki berbagai fitur dan fungsi yang membantu mengatur data dan informasi terkait karyawan dalam sebuah perusahaan. Dengan SISDM ini, pekerjaan HRD dapat diselesaikan lebih cepat, terdokumentasi dengan rapi, dan tanpa perlu melakukan input data secara manual.
Artikel di bawah ini akan membahas tentang apa itu HRIS, manfaatnya, cara kerjanya, beberapa contoh fitur yang ditawarkan, dan rekomendasi aplikasi terbaik.
Apa Itu HRIS?
HRIS adalah singkatan dari Human Resource Information System (Sistem Informasi Sumber Daya Manusia atau SISDM). Secara sederhana, HRIS adalah sebuah sistem terpusat yang dirancang untuk mengelola dan mengintegrasikan berbagai data dan informasi terkait sumber daya manusia (SDM) dalam suatu perusahaan.
Dengan adanya SISDM tersebut, pekerjaan yang sebelumnya dilakukan secara manual oleh HRD dapat dilakukan secara otomatis dan terdokumentasi dengan baik. Mulai dari data karyawan, catatan kehadiran, perhitungan gaji, dan berbagai informasi penting lainnya tersimpan dalam satu platform yang dapat diakses dengan mudah.
Tujuan HRIS adalah untuk membantu HRD (Human Resources Department) dalam melakukan pengelolaan dan administrasi terhadap karyawan dengan lebih efisien dan efektif.
Selain itu, SISDM dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi operasional, mengoptimalkan kinerja karyawan, serta merencanakan strategi pengembangan SDM yang lebih tepat dan efektif.
Manfaat Sistem HRIS bagi Perusahaan
Sistem HRIS (Human Resource Information System) memiliki sejumlah manfaat yang sangat penting bagi perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia. SISDM adalah sebuah platform yang dirancang untuk membantu pengelolaan karyawan secara lebih efisien dan efektif.
Berikut adalah beberapa manfaat HRIS untuk perusahaan Anda:
1. Efisiensi Operasional
Departemen HR (Human Resources) seringkali menghadapi tugas administratif yang memakan banyak waktu dan upaya, seperti penggajian, administrasi cuti, manajemen absensi, dan penyimpanan data karyawan.
HRIS mengotomatisasi tugas-tugas tersebut, hal ini dapat membantu tim HR untuk fokus pada peran strategis yang lebih penting, seperti pengembangan karyawan dan perencanaan strategis. Dengan mengurangi pekerjaan manual, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.
2. Pengambilan Keputusan yang Optimal
Sistem HRIS menyediakan akses mudah ke berbagai data karyawan, termasuk kinerja, kualifikasi, dan produktivitas. Informasi ini sangat penting bagi manajemen dalam mengambil keputusan yang tepat terkait pengembangan karyawan, promosi, dan peningkatan efisiensi.
Dengan analisis data dari HRIS, manajemen dapat mengambil tindakan yang tepat.
Baca Juga: Penerapan Sistem Pendukung Keputusan (SPK) dalam Teknologi Informasi
3. Peningkatan Kepuasan Karyawan
Karyawan yang puas cenderung lebih produktif dan berdedikasi terhadap perusahaan. Salah satu keuntungan HRIS adalah memberikan keuntungan bagi karyawan dengan memberikan akses mudah ke informasi pribadi mereka, seperti slip gaji, catatan cuti, dan pelatihan yang telah diikuti.
Dengan sistem ini, karyawan dapat merasa lebih diperhatikan dan dihargai oleh perusahaan, meningkatkan kepuasan dan loyalitas mereka.
4. Pengelolaan Kinerja yang Lebih Efektif
Dalam HRIS, dapat dibuat sistem aplikasi penilaian kinerja yang membantu manajer HR dalam memantau kinerja karyawan.
Selain itu, kinerja karyawan tersebut dapat dibandingkan dengan target atau Key Performance Indicator (KPI) yang telah ditetapkan dalam SISDM sebelumnya.
5. Proses Rekrutmen yang Efisien
Dengan menggunakan HRIS dalam proses rekrutmen, perusahaan dapat menghemat waktu, meningkatkan efisiensi, dan mengidentifikasi kandidat terbaik dengan lebih cepat.
SISDM membantu memastikan bahwa proses rekrutmen berjalan lancar dan efektif, membawa perusahaan mendekati calon karyawan yang paling berkualitas dan berkompeten.
6. Keamanan Data Karyawan Terjamin
Data karyawan adalah aset perusahaan, dan perlindungannya menjadi sangat penting. HRIS memberikan tingkat keamanan yang tinggi dengan mengenkripsi data dan memberikan akses terbatas hanya kepada pihak yang berwenang.
7. Tingkat Transparansi yang Tinggi
Dalam sistem HRIS, semua data dan informasi tercatat dalam satu sistem terpusat. Karyawan juga dapat mengakses data mereka, memahami kebijakan perusahaan, dan mengajukan permohonan cuti secara online. Transparansi ini menciptakan budaya kerja yang lebih terbuka bagi seluruh karyawan.
8. Meminimalisir Anggaran Operasional
Salah satu manfaat HRIS adalah meminimalisir biaya operasional bagi perusahaan. Dengan otomatisasi proses administrasi, pengurangan penggunaan kertas dan dokumen fisik, serta efisiensi proses rekrutmen,
SISDM membantu mengoptimalkan alokasi sumber daya manusia dengan lebih baik, mengurangi risiko human error, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.
9. Mengurangi Risiko Human Error
Dalam proses perekapan data karyawan yang masih dilakukan secara manual, terdapat risiko kesalahan manusia (human error). Namun, dengan memanfaatkan SISDM secara optimal, Anda dapat mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan, seperti saat menginput data karyawan, perhitungan gaji, dan berbagai hal lainnya.
HRIS adalah sistem yang otomatis sehingga data yang dimasukkan akan tersimpan secara otomatis sehingga dapat mengurangi risiko kesalahan manusia.
10. Kemudahan Dalam Mengakses Data
HRIS memberikan kemudahan bagi HRD dan manajemen dalam mengakses data kepegawaian. Semua data tersimpan dan terintegrasi di cloud, sehingga memungkinkan Anda untuk mengakses data yang tersimpan secara online.
Kemudahan ini menjadi salah satu kelebihan Human Resource Information System yang dapat mempermudah pihak HRD dalam melakukan kontrol atau memeriksa kinerja karyawan dengan fleksibel dan leluasa.
Cara Kerja Software HRIS untuk Membantu Kinerja HR
HRIS adalah sebuah software yang memungkinkan seluruh data karyawan dapat dikelola dan disimpan secara otomatis dan real-time dengan aman dalam satu sistem terpadu.
Cara kerja aplikasi Human Resource Information System sangat efisien dan dapat membantu kinerja HR dengan berbagai fitur yang terintegrasi secara menyeluruh. HRIS akan mengumpulkan dan menyimpan data karyawan, termasuk informasi pribadi, data pekerjaan, dan riwayat karir, dalam satu sistem terpusat dan aman.
HRIS akan membantu mengotomatisasi berbagai tugas repetitif yang sebelumnya memakan waktu dan tenaga, seperti penggajian, manajemen cuti, serta pemantauan absensi karyawan.
Selain itu, SISDM ini juga mendukung proses rekrutmen mulai dari informasi mengenai lowongan pekerjaan, hingga proses seleksi calon karyawan. Hal ini dapat menghemat waktu dan biaya yang terkait dengan proses rekrutmen secara konvensional.
SISDM ini juga menyajikan berbagai laporan dan analisis data yang berguna bagi HR dalam mengambil keputusan strategis terkait pengelolaan karyawan, seperti evaluasi kinerja dan pengembangan karir. Dengan menggunakan aplikasi HRIS, HR dapat mengakses informasi karyawan dengan cepat dan mudah, dan meningkatkan transparansi dalam proses manajemen sumber daya manusia.
Baca Juga: Fungsi dan Rekomendasi 11 Software HR Terbaik
Contoh Fitur untuk Sistem HRIS
Seiring perkembangan teknologi, software Human Resource Information System adalah sebuah sistem yang menjadi kebutuhan bagi perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia.
Fitur-fitur pada aplikasi SISDM membantu mempermudah kinerja tim HRD dan meningkatkan efisiensi pengelolaan karyawan di perusahaan.
Beberapa contoh fitur pada software HRIS adalah sebagi berikut.
1. Fitur Rekrutmen
Di era digital saat ini, proses rekrutmen dapat digitalisasi. Human Resource Information System menawarkan fitur rekrutmen yang memungkinkan perusahaan untuk mempublikasikan lowongan pekerjaan secara online melalui aplikasi SISDM.
Calon karyawan dapat mengisi formulir melalui aplikasi, sehingga proses seleksi menjadi lebih efisien dan terstruktur.
Sistem HRIS dapat menganalisis data yang telah diinput oleh calon karyawan, sehingga tim HRD dapat dengan cepat mengidentifikasi kandidat yang sesuai dengan kualifikasi yang ditentukan. Proses rekrutmen yang terotomatisasi membantu menghemat waktu dan biaya yang sebelumnya dibutuhkan untuk melakukan seleksi manual.
2. Fitur Presensi dan Izin Cuti
Sistem kehadiran di Human Resource Information System sangat penting, terutama untuk perusahaan yang memiliki banyak karyawan. HRIS mencatat absensi karyawan secara otomatis berdasarkan data hadir atau tidak hadir yang diinputkan. Fitur ini memungkinkan HRD untuk melacak kehadiran karyawan secara real-time.
Selain itu, sistem kehadiran HRIS juga memfasilitasi pengelolaan jadwal shift karyawan, memonitor keterlambatan, cuti, izin, dan jam lembur. Data kehadiran ini akan menjadi dasar perhitungan penggajian karyawan, sehingga mengurangi risiko kesalahan dalam proses penghitungan gaji.
3. Fitur Sistem Payroll
Fitur sistem payroll dalam HRIS membantu HRD dalam mengelola proses penggajian karyawan secara terotomatisasi. Setiap bulan, HRD dapat menghasilkan laporan rekapitulasi penggajian untuk seluruh karyawan dengan mudah.
Dengan sistem payroll HRIS, HRD dapat menghitung berbagai komponen penggajian, seperti uang lembur, bonus, THR (Tunjangan Hari Raya), denda, pinjaman karyawan, serta potongan pajak dan BPJS (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial) karyawan. Proses yang cepat dan akurat ini membantu menghemat waktu dan meminimalisir risiko kesalahan perhitungan gaji.
4. Fitur Penyimpanan Data Karyawan
Manajemen data pegawai menjadi lebih efisien dengan fitur sistem penyimpanan data Human Resource Information System. Ketika ada karyawan baru, tim HRD dapat meminta calon karyawan untuk mengisi data diri melalui sistem HRIS. Informasi yang tercatat akan secara otomatis tersimpan dan terintegrasi dalam sistem terpusat.
Kelebihan dari sistem penyimpanan data pada sistem HRIS adalah memudahkan HRD untuk menentukan hak dan akses karyawan. Proses ini membantu menghindari kesalahan input data manual dan memastikan data pegawai selalu terbarui dengan akurat.
5. Fitur Penilaian Performa Kerja Karyawan
HRIS juga mendukung sistem penilaian karyawan untuk membantu HRD dalam mengevaluasi kinerja karyawan secara berkala. Sistem ini memungkinkan HRD untuk membuat lembar evaluasi yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Dengan sistem penilaian SISDM tersebut, proses penilaian menjadi lebih transparan dan objektif. Setiap hasil penilaian dapat ditinjau dengan mudah, sehingga menjadi dasar dalam menyusun rencana pengembangan karir dan pelatihan karyawan.
Secara keseluruhan, Human Resource Information System menawarkan berbagai fitur yang membantu perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia dengan lebih efisien dan terstruktur. Dari proses rekrutmen hingga manajemen data pegawai, kehadiran, penggajian, dan penilaian karyawan.
Rekomendasi Aplikasi HRIS untuk Perusahaan Anda
Berikut ini adalah rekomendasi aplikasi HRIS untuk manajemen SDM lebih efisien di perusahaan Anda.
1. SAP SuccessFactors
SAP SuccessFactors adalah salah satu software Human Resource Information System berbasis cloud dari SAP, sebuah perusahaan teknologi terkemuka. Software ini memiliki fitur mulai dari manajemen kinerja karyawan, rekrutmen, payroll, pengembangan karyawan, dan lainnya.
SAP SuccessFactors membantu perusahaan untuk mengotomatisasi proses HR dengan mudah dan mengintegrasikan data karyawan dalam satu platform terpusat.
2. ADP Workforce Now
ADP Workforce Now adalah aplikasi HRIS yang memiliki kelebihan dapat diakses melalui perangkat seluler. Hal ini memudahkan karyawan untuk mengakses informasi pribadi mereka, seperti slip gaji, jadwal kerja, cuti, dan manfaat karyawan, secara real-time.
Kelebihan lain dari ADP Workforce Now adalah mampu mengotomatisasi proses HR, termasuk perhitungan gaji, perencanaan sumber daya manusia, dan manajemen data karyawan.
Proses penggajian dapat dilakukan dengan cepat dan akurat, mengurangi risiko kesalahan manusia dan meminimalisir biaya operasional yang terkait.
3. iSolved
iSolved adalah aplikasi HRIS komprehensif yang memiliki fitur penggajian, manajemen waktu, manajemen kinerja, serta manajemen asuransi dan keuangan. iSolved dapat membantu HRD dalam mengambil keputusan yang lebih tepat berdasarkan data yang relevan.
4. Namely
Rekomendasi lain untuk software SISDM adalah Namely. Namely merupakan aplikasi HRIS yang dirancang untuk perusahaan dengan model bisnis start-up dan mid-size. Software ini memiliki berbagai fitur seperti penggajian, manajemen data dan kinerja kinerja, manajemen cuti, dan lainnya.
Namely memiliki tampilan UI yang menarik dan mudah digunakan, hal ini memungkinkan karyawan untuk mengakses informasi mereka dengan mudah.
5. Sapling
Sapling adalah aplikasi HRIS yang membantu HRD dalam mengotomatisasi proses onboarding, termasuk tugas-tugas administratif seperti pembuatan dokumen, verifikasi identitas, dan proses training.
Sapling terintegrasi dengan aplikasi lain seperti G Suite, Slack, dan BambooHR.
Kesimpulan
HRIS adalah sebuah sistem yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia secara lebih efektif dan efisien dalam satu platform, mulai dari pengelolaan data karyawan, proses rekrutmen, penggajian, hingga manajemen kinerja.
Aplikasi Human Resource Information System memiliki berbagai fitur, seperti manajemen payroll, rekrutmen, penilaian performa kerja karyawan, penyimpanan data karyawan, dan presensi yang dapat membantu HRD dalam menjalankan tugas-tugas repetitif menjadi lebih cepat dan terstruktur.Â
Sekawan Media menawarkan solusi digitalisasi sistem untuk membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis Anda, mencakup dari ranah back office, produksi, bisnis & operasi, dan lainnya.
Kami menawarkan harga yang bersaing dan pelayanan dari tim profesional yang berpengalaman. Hubungi kami untuk konsultasi gratis!
