Meskipun ada metode lain dalam project management seperti agile dan scrum, menggunakan metode kanban adalah alternatif lain dalam menyelesaikan masalah bisnis Anda. Lebih jelasnya, mari simak penjelasan lengkap di bawah ini mengenai apa itu kanban, fungsi, jenis, dan prinsip penerapannya.
Apa itu Kanban?
Kanban adalah sebuat kata yang berasal dari Bahasa Jepang yang berarti visual atau kartu. Konsep kanban pertama kali diperkenalkan oleh Taiichi Ohno, seorang teknisi di perusahaan Toyota di Jepang pada tahun 1940-an. Menurut beliau, Kanban adalah metode yang paling optimal untuk mengelola pekerjaan dan inventaris pada setiap tahap produksi di Toyota. Sejak diperkenalkan, metode ini menjadi populer di berbagai industri dan sektor.
Kanban adalah sebuah metode yang menggunakan visualisasi untuk mengatur dan mengelola tugas dan alur kerja menjadi lebih efisien. Dalam proses pengembangannya, metode ini telah diadopsi oleh berbagai bidang dan banyak digunakan karena mempermudah proses dalam menyelesaikan pekerjaan. Terdapat papan kanban untuk memvisualisasikan tugas-tugas, status, juga alur kerja yang efektif dalam menyelesaikan masalah.
Papan kanban adalah papan yang terdiri dari tiga kolom utama, yaitu “to do,” “in progress,” dan “done.” Dengan metode ini, tim dapat melihat pekerjaan yang sedang dikerjakan, tanggung jawab yang sudah diselesaikan, dan pekerjaan yang harus dilakukan. Penerapan metode ini dapat meningkatkan transparansi, kerjasama tim, dan efisiensi di perusahaan.
Prinsip utama kanban adalah mengendalikan alur kerja secara visual untuk memastikan bahwa setiap langkah proses memiliki jumlah tugas yang sesuai dengan kapasitas dan kemampuan tim. Sedangkan tujuan penerapan kanban adalah untuk meminimalkan waktu tunggu, mengurangi stok, mengidentifikasi masalah dengan cepat, dan meningkatkan efisiensi serta produktivitas.
Secara keseluruhan, fungsi kanban adalah membantu perusahaan dalam meningkatkan transparansi, mengidentifikasi masalah, dan meningkatkan efisiensi dalam menjalankan proses bisnis. Saat ini, papan visual atau kanban board tidak hanya tersedia dalam bentuk fisik, namun bisa juga berupa perangkat lunak (software) dengan berbagai elemen dan fitur yang memudahkan tim dalam menerapkan metode ini menjadi lebih efektif dan efisien.
Fungsi Kanban
Fungsi kanban adalah untuk membantu tim dalam menjalankan proses produksi secara optimal, sehingga setiap tahapan dapat diselesaikan tepat waktu. Lebih lengkapnya, berikut adalah fungsi kanban.
1. Memberi Instruksi Kerja
Fungsi kanban adalah sebagai alat untuk memberikan instruksi kerja mengenai tugas apa yang harus dikerjakan dalam setiap tahapan produksi. Kanban digunakan sebagai media komunikasi antar tim. Melalui metode ini, tim dapat mengetahui apa yang harus dikerjakan, kapan harus mengerjakan, dan bagaimana cara menyelesaikannya.
2. Menyesuaikan Terhadap Perubahan
Metode ini dapat menyesuaikan perubahan yang terjadi dalam operasionalisasi produksi. Kanban membantu tim untuk mengatasi kendala, menyesuaikan jadwal, dan mengatur ulang prioritas tugas secara efisien untuk menghadapi perubahan dengan lebih baik. Kanban dapat membantu tim untuk lebih adaptif, fleksibel, dan responsif terhadap perubahan yang terjadi dalam operasionalisasi produksi. Contohnya, jika terdapat kendala yang menyebabkan penundaan dalam proses produksi seperti perbaikan mesin, maka jadwal produksi perlu disesuaikan.
3. Mengatur Prioritas
Kanban membantu dalam mengatur prioritas pekerjaan. Dengan menggunakan kolom-kolom pada papan kanban atau fitur pengelolaan tugas dalam software kanban, tim dapat menentukan prioritas tugas dan mengatur prioritas tugas secara efektif.
4. Mengendalikan Visual
Kanban adalah alat untuk memberikan sinyal visual yang membantu tim dalam mengendalikan alur kerja dan mengelola informasi lebih efektif. Dengan menggunakan metode ini, tim dapat mengendalikan visual lebih optimal, memastikan alur kerja yang lancar, dan mengatasi masalah dengan cepat.
5. Mengidentifikasi Masalah
Kanban membantu dalam mengidentifikasi masalah dalam alur kerja. Ketika ada tugas yang terhenti, kanban memudahkan tim untuk mengidentifikasi masalah secara cepat dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Manfaat Kanban
Setelah membaca sekilas tentang penjelasan di atas, tentunya kanban memberikan banyak sekali manfaat. Apa saja manfaat yang ditawarkan? Berikut ini adalah poin-poinnya.
- Fleksibilitas.
- Efisiensi waktu.
- Pemberdayaan karyawan.
- Mendorong inventaris yang lebih baik.
- Mendorong penghematan.
- Optimisasi alur kerja agar lebih lancar.
- Meningkatkan kolaborasi.
- Meningkatkan kontrol kualitas.
- Perbaikan yang berkelanjutan.
Jenis-jenis Kanban
Ada 2 jenis kanban yang umum digunakan dalam penerapannya, antara lain.
1. Kanban Perintah Produksi
Jenis metode ini digunakan untuk mengontrol alur produksi barang atau produk dalam suatu sistem manufaktur. Jenis ini berfungsi sebagai instruksi yang memberikan informasi tentang apa yang harus diproduksi, kapan harus diproduksi, beserta jumlah yang harus diproduksi.
Fungsi kanban perintah produksi adalah mengendalikan alur produksi, mencegah produksi berlebihan, dan memastikan setiap tahap produksi dilakukan sesuai dengan kebutuhan dantepat waktut. Dengan menggunakan kanban perintah produksi, tim produksi dapat mengatur dan mengontrol proses produksi secara efisien dan menghindari terjadinya pemborosan atau ketidakseimbangan dalam alur kerja produksi.
2. Kanban Pengambilan Produksi
Jenis ini digunakan untuk mengatur pengambilan bahan atau komponen dalam sistem produksi. Fungsi kanban pengambilan produksi adalah mengontrol persediaan bahan, mencegah kekurangan atau kelebihan stok, serta memastikan ketersediaan bahan atau komponen yang tepat saat diperlukan. Dengan menggunakan kanban pengambilan produksi, sistem produksi dapat bekerja secara efisien dan terhindar dari masalah seperti stok berlebihan atau kekurangan bahan.
5 Prinsip Penerapan Metode Kanban
Penerapan metode ini dapat memudahkan tim dalam mengelola pekerjaan, memperbaiki alur kerja, dan mencapai efisiensi yang lebih tinggi. Berikut adalah 5 prinsip dalam penerapan metode kanban.
1. Visualisasi Alur Kerja
Kanban adalah alat untuk memvisualisasikan alur kerja secara jelas dan mudah dipahami. Melalui papan kanban atau software kanban, tim dapat melihat dengan jelas tugas-tugas yang sedang dikerjakan, tahapan kerja, dan status pekerjaan. Anda dapat membuat sebuah kanban board, baik dalam bentuk fisik maupun aplikasi yang merepresentasikan tampilan alur proyek terkait. Pada kanban board tersebut, Anda dapat mengklasifikasikan tahapan alur kerja ke dalam kolom-kolom dengan kategori yang sesuai, seperti:
a. “To Do“ berisi daftar tugas yang perlu dikerjakan untuk mencapai tujuan utama proyek.
b. “In Progress“ berisi daftar tugas proyek yang sedang dikerjakan.
c. “Done“ berisi daftar tugas proyek yang telah selesai.
3 kolom tersebut berisi informasi rinci mengenai tugas-tugas yang ditempel pada setiap kolom berdasarkan kategorinya. Dengan demikian, setiap anggota tim akan mengetahui tanggung jawabnya secara jelas.
2. Membatasi Work in Progress (WIP)
Prinsip kedua metode kanban adalah membatasi jumlah pekerjaan yang sedang dikerjakan. Dengan membatasi pekerjaan yang sedang berjalan, tim dapat fokus pada tugas-tugas yang sudah ada untuk mencegah overloading. Hal ini membantu mengurangi waktu tunggu dan meningkatkan efisiensi alur kerja secara keseluruhan.
3. Mengelola Alur Kerja
Prinsip lain kanban adalah mengoptimalkan alur kerja secara keseluruhan. Tim perlu memahami alur kerja dan bekerjasama untuk mengidentifikasi masalah atau penyebab penundaan dalam alur kerja. Hal ini membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja.
4. Menggunakan Kanban sebagai Sinyal
Kanban adalah metode yang menggunakan kartu atau elemen visual lainnya sebagai sinyal untuk memulai pekerjaan baru. Setiap tugas atau pekerjaan direpresentasikan oleh kartu kanban yang berisi informasi tentang tugas tersebut. Tim mengambil tugas dari kolom “To Do” dan memindahkannya ke kolom “In Progress” saat memulai pekerjaan. Hal ini membantu tim untuk mengatur dan mengkomunikasikan tugas yang perlu dilakukan.
5. Melakukan Evaluasi dan Kelola Alur Pekerjaan
Salah satu aspek penting dalam menerapkan metode kanban adalah memastikan alur kerja tetap efisien. Pastikan untuk melakukan evaluasi proses dan mengidentifikasi masalah yang mungkin muncul. Anda juga dapat menggunakan metrik untuk mengukur aspek yang perlu ditingkatkan dalam alur tersebut.
6. Buat Kebijakan Eksplisit
Langkah selanjutnya adalah menyusun kebijakan atau aturan yang jelas dan mudah dipahami oleh semua anggota tim. Pastikan setiap orang yang terlibat dalam proyek memahami informasi yang berkaitan dengan operasional proyek untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
7. Â Manfaatkan Umpan Balik dan Perbaikan Berkelanjutan
Aspek terakhir yang penting ketika menerapkan kanban adalah melakukan perbaikan berkelanjutan. Ini mencakup evaluasi, analisis, dan peningkatan kinerja. Anda dapat meminta setiap tim untuk memberikan umpan balik secara rutin sebagai laporan kerja, saran untuk perbaikan, atau penyesuaian pandangan mereka.
Baca Juga: Apa Itu Moodboard, Fungsi, serta Cara Membuatnya
Keuntungan Menggunakan Metode Kanban
1. Visualisasi yang Jelas
Kanban memudahkan tim untuk memvisualisasikan dengan jelas status dan alur kerja dari setiap tugas atau pekerjaan. Dengan menggunakan metode ini, tim dapat melihat secara langsung tugas yang sedang dalam proses, yang belum dimulai, dan yang telah selesai.
2. Meningkatkan Keterlibatan dan Kolaborasi Tim
Kanban memudahkan tim untuk berkolaborasi dan berkomunikasi secara efektif. Dengan visualisasi yang jelas dan transparansi yang tinggi, setiap anggota tim dapat melihat tugas yang sedang dikerjakan oleh anggota lain, memahami tanggung jawab masing-masing, dan bekerja secara sinergi untuk mencapai tujuan bersama.
3. Meminimalisir Overload Pekerjaan
Dengan menerapkan metode ini, Anda dapat membatasi jumlah pekerjaan yang sedang berlangsung sehingga Anda dapat mencegah anggota tim menangani banyak tugas sekaligus. Hal ini dapat membantu mencegah overload pekerjaan dan meningkatkan fokus serta produktivitas tim.
4. Fleksibel dan Adaptif
Salah satu keuntungan lain menerapkan metode kanban adalah metode ini mudah disesuaikan dengan perubahan yang terjadi. Tim dapat menyesuaikan dan mengubah kolom-kolom pada kanban board sesuai dengan kebutuhan. Hal ini memberikan fleksibilitas dalam mengatur alur kerja dan memastikan bahwa metode kanban tetap relevan seiring berjalannya waktu.
5. Meningkatkan Efisiensi Kerja
Dengan melihat visualisasi yang jelas dari setiap tugas dan alur kerja, tim dengan mudah untuk mengidentifikasi masalah yang muncul. Hal ini memungkinkan adanya perbaikan berkelanjutan dalam proses kerja dan peningkatan efisiensi secara keseluruhan.
7 Rekomendasi Software Kanban Terbaik
1. Trello
Trello adalah tools kanban yang populer dan mudah digunakan. Trello mempunyai fitur unggulan untuk memudahkan tugas tim Anda seperti kanban boards, activity logs, built-in automation, dashboard, timeline view, workspace, calendar view, dan single board guests.
2. Jira Software
Jira Software adalah tools yang membantu tim Anda dalam memvisualisasikan alur kerja, membatasi work in progress, dan meningkatkan efisiensi secara maksimal. Software ini mempunyai fitur unggulan seperti scrum boards, roadmaps, kanban boards, dan agile reporting.
3. Asana
Asana membantu tim Anda memvisualisasikan tugas yang perlu diselesaikan, memprioritaskan tugas, dan mengidentifikasi masalah. Software ini mempunyai fitur-fitur yang memudahkan pekerjaan seperti manage work requests, organize workflows, plan product roadmaps, track product, dan design sprints.
4. Kanbanize
Kanbanize adalah software yang dilengkapi dengan berbagai fitur yang memungkinkan Anda merencanakan, mengorganisir, dan memantau pekerjaan Anda. Kanbanize mempunyai fitur-fitur seperti kanban boards, interlinked boards, swimlanes, sub-columns, customizable board background, dan card template.
5. ClickUp
Clickup membantu Anda membuat alur kerja agile yang optimal dan memvisualisasikan pekerjaan Anda. Software ini mempunyai beberapa fitur unggulan seperti flexible grouping, everything view,custom statuses, drag & drop, dan multitask toolbar
6. ProofHub
ProofHub membantu Anda untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan secara efisien. Software ini mempunyai fitur unggulan seperti table view, kanban boards, gantt charts, calendar, dan files & documents
7. Notion
Notion adalah tools untuk meningkatkan produktivitas dan kolaborasi tim. Notion mempunyai fitur unggulan seperti flexible note, database & spreadsheet, kanban boards & project management, collaboration & teamworks, templates & pre designed blocks, dan task & deadlines management.
Demikian penjelasan mengenai apa itu kanban, fungsi, jenis-jenis, prinsip penerapan kanban, dan rekomendasi software kanban. Kanban adalah sebuah metode dapat membantu meningkatkan alur kerja dan produktivitas kerja guna mencapai efisiensi dalam suatu perusahaan. Untuk mencapai hasil yang optimal, penting untuk menerapkan prinsip-prinsip kanban yang sudah dijelaskan pada artikel diatas.
Cek beberapa produk dan solusi dari Sekawan Media untuk membantu meningkatkan produktivitas bisnis Anda.
