Smart Office atau dalam bahasa Indonesia berarti kantor cerdas merupakan salah satu terobosan sistem berbasis teknologi IT. Beberapa perusahaan besar maupun startup telah merubah workflow yang cenderung masih bersifat konvensional. Di era digitalisasi saat ini, banyak sekali aktivitas dari manusia yang telah terintegrasi dengan berbagai macam media elektronik, serta kebutuhan dari jaringan internet.
Sehingga, banyak sekali kegiatan yang dapat dilakukan secara online menggunakan berbagai perangkat modern yang berbasis sistem aplikasi terpusat. Pada artikel kali ini, kami akan membahas mengenai penerapan sistem smart office. Diharapkan, anda dapat menerapkan beberapa terobosan baru dari adanya kantor cerdas ini pada perusahaan yang anda dirikan atau tempat anda bekerja saat ini.
Apa Itu Smart Office
Pertama, kita akan membahas konsep singkat dari smart office sendiri. Kantor cerdas merupakan sistem yang dikembangkan untuk membantu produktivitas dari manusia dalam melakukan aktivitas pekerjaan, dengan menggunakan teknologi cerdas dan IoT (Internet of Things).
Di Indonesia sendiri, pemanfaatan kantor cerdas masih belum diterapkan oleh mayoritas industri perkantoran yang ada. Karena pada dasarnya, kebutuhan akan sistem tersebut masih tergolong rendah dan sumber daya yang ada saat ini masih belum bisa mendukung 100% terciptanya sebuah sistem kantor cerdas yang memadai.
Komponen Smart Office
Setelah mengetahui konsep awal dari kantor cerdas, selanjutnya kami akan mengulas beberapa hal mengenai komponen yang digunakan dalam teknologi smart office. Berikut merupakan penjelasannya:
1. Pendingin ruangan cerdas
Beberapa kantor banyak yang menggunakan pendingin ruangan, seperti AC dan kipas angin. Tapi, pernahkah anda membayangkan apabila teknologi tersebut dapat diubah menjadi teknologi cerdas yang telah terintegrasi dengan sistem dan fitur yang lebih modern? Tentu saja hal ini dapat terwujudkan dengan bantuan smart office.
Dengan adanya pendingin ruangan cerdas, maka anda tidak perlu untuk menyalakan atau mematikan pendingin ruangan secara manual. Semua kontrol atau kendali dilakukan secara sistematis dan otomatis menyesuaikan dengan kondisi suhu ruangan yang ada. Kemudian, biaya konsumsi energi listrik juga dapat diminimalisir dengan menggunakan teknologi ini.
2. Lampu cerdas
Selain pendingin ruangan, teknologi berbasis IoT yang lain adalah lampu cerdas. Dengan pemanfaatan lampu ini, fitur yang disediakan adalah dapat mengetahui kondisi lingkungan atau tempat yang ada dengan kemampuan sensor pengukuran intensitas cahaya. Anda tidak perlu lagi untuk menyalakan ataupun mematikan lampu dengan cara lama.
Secara otomatis, lampu cerdas dapat mendeteksi menggunakan sensor yang dimilikinya. Ketika ruangan redup, lampu akan menyala. Sedangkan, ketika ruangan cukup mendapatkan cahaya alami, lampu cerdas akan mati dengan sendirinya.
3. Ruang konferensi cerdas
Untuk komponen ruang konferensi cerdas, telah menerapkan sistem pemesanan online. Jadi, anda dapat memesan ruangan dengan memilih beberapa fitur ruangan yang ada. Komponen ini sangat efektif apabila digunakan untuk menunjang aktivitas kantor saat membutuhkan ruangan meeting khusus.
4. Meja cerdas
Meja cerdas (smart desk) merupakan terobosan dari teknologi IoT untuk menunjang proses optimasi pekerjaan karyawan yang setiap saat menghabiskan waktu lama untuk duduk dan berinteraksi dengan komputer setiap saat. Meja cerdas juga dapat memberikan preferensi kepada pengguna apabila menggunakan meja pada kondisi duduk, maupun disaat berdiri.
5. Perlindungan privasi cerdas
Selanjutnya, smart office juga menyediakan perlindungan privasi kepada setiap karyawan perusahaan yang bekerja. Fitur ini didukung dengan menggunakan VPN bisnis. Sebuah perangkat yang telah terhubung dengan jaringan IoT dapat menyebabkan beberapa permasalahan dalam sistem keamanan dan data pribadi pengguna.
Sehingga, perlu adanya peran VPN bisnis untuk membuat koneksi aman. Serta, mencegah orang luar untuk mengakses data pribadi. Dari beberapa contoh komponen kantor cerdas tersebut, belum banyak yang diterapkan di Indonesia karena faktor biaya dari pemasangan produk yang membutuhkan biaya cukup besar.
Baca Juga: Sistem ERP: Pengertian, Jenis, Fungsi dan Manfaatnya
Hal yang Perlu Dipersiapkan dalam Menjalankan Smart Office
Berikut ini adalah hal-hal yang perlu dipersiapkan dalam menjalankan smart office.
1. Fasilitas Kantor dan Lingkungan Kerja
Fasilitas kantor bisa meliputi meja duduk, ruang konferensi cerdas, atau bahkan peta ruangan, yang membantu karyawan baru menemukan tujuan mereka dengan lebih efieien. Meja pintar juga memudahkan dalam menekukan rekan kerja di dalam kantor.
Misalnya, jika Anda perlu mengubungi seseorang, Anda tidak perlu menghubungi seseorang, Anda tidak perlu lagi mencari secara keseluruhan, melainkan dapat segera mengetahui apakah orang tersebut ada di mejanya.
2. Smart Security
Pemantauan video sangat penting untuk menjaga keamanan ruangan dan aset Anda. Sistem keamanan pintar memungkinkan Anda mengawasi bagaimana tim Anda menggunakan ruang dan mendeteksi siapa saja yang tidak mengikuti pedoman perusahaan.
3. Gamifikasi dan Penghargaan
Gamifikasi adalah pendekatan untuk menjadikan pekerjaan lebih menarik melalui penggunaan metrik sebagai tujuan. Jika diterapkan dengan tepat, produktivitas dapat meningkat dan karyawan akan berusaha mencapai “skor” yang lebih tinggi melalui aplikasi pintar yang memantau perkembangan mereka.
Beberapa orang mungkin lebih termotivasi ketika mereka bisa melihat peringkat mereka dan seberapa dekat mereka dengan tujuan berikutnya, meskipun pendekatan ini juga bisa menjadi tekanan bagi beberapa individu.
Penerapan strategi gamifikasi yang efektif dapat melibatkan penghargaan dan pengakuan. Ketika tim Anda memahami secara jelas apa yang perlu mereka lakukan untuk meraih pengakuan atau hadiah, mereka akan lebih terdorong untuk meningkatkan kinerja mereka.
4. Sistem Penerangan dan Pengatur Suhu Jarak Jauh
Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk menyesuaikan kenyamanan ruang kerja mereka bisa meningkatkan produktivitas. Pekerja dapat mengakses teknologi pengontrol suhu pintar melalui ponsel atau perangkat mobile. Teknologi ini juga berguna setelah karyawan pulang, karena jika seseorang lupa mematikan lampu atau mengunci pintu, tidak perlu kembali ke kantor untuk menyelesaikannya.
5. Software Pengenalan Suara
Perangkat lunak pengenalanan suara memberikan cara alternatif bagi Anda dan tim untuk menanfaatkan fitur-fitur cerdas sesuai kenyamanan masing-masing. Jika karyawan lebih suka menggunakan perintah lisan, mereka dapat dengan mudah mengakses fungsi smart office hanya dengan suara mereka.
Banyak orang sudah terbiasa dengan asisten digital seperti Siri, Alexa, dan Bixby, sehingga transisi ini akan berjalan lancar di lingkungan kantor Anda.
6. Fitur Hot Desk
Hot desking memungkinkan karyawan Anda untuk memilih tempat kerja mereka setiap hari. Dengan fitur ini, mereka dapat memesan tempat terlebih dahulu dan mengetahui meja yang tersedia. Hal ini menghindarkan mereka dari kebingungan menggunakan ruangan yang ingin dipakai oleh orang lain.
Bagi sebagian orang, hal ini dapat meningkatkan kepuasan kerja dengan memberikan variasi yang berbeda setiap hari.
Keunggulan dari Smart Office
Selanjutnya, kami akan membahas mengenai beberapa keunggulan dari penerapan sistem smart office untuk kebutuhan peningkatan performa kegiatan bisnis perusahaan pada lingkungan perkantoran.
1. Telah terintegrasi dengan ekosistem bisnis yang ada
Dengan adanya kantor cerdas, maka segala bentuk aktivitas perusahaan baik internal maupun eksternal telah terintegrasi oleh sistem. Setiap komponen yang menerapkan teknologi IoT dijalankan melalui sistem dan dapat menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan tersebut.
2. Mendukung kerja secara remote
Ketika perusahaan tempat anda bekerja telah menerapkan sistem smart office, maka segala bentuk kegiatan dapat dilakukan sesuai sistem dan dipandu secara online. Secara tidak langsung, hal tersebut membuat seseorang dapat bekerja lebih fleksibel. Salah satu contohnya adalah kerja remote yang saat ini banyak diterapkan di seluruh penjuru dunia.
Seorang karyawan tidak perlu lagi untuk datang ke kantor setiap hari. Cukup dengan kerja di rumah, maupun tempat lain juga dapat dilakukan ketika kondisi sangat tidak memungkinkan untuk bekerja di dalam kantor.
3. Menjaga dan memonitoring data karyawan
Sistem keamanan jaringan dan komputer sangat dibutuhkan agar tidak adanya kejahatan siber, seperti praktek peretasan data, spamming, cracking, dan lain sebagainya. Dengan bantuan teknologi IoT atau komputasi cerdas (seperti AI), diharapkan mampu untuk mengatasi permasalahan tersebut.
4. Mengurangi jumlah alokasi biaya pengeluaran perusahaan
Dan keunggulan terakhir adalah mengurangi besaran biaya pengeluaran perusahaan untuk pengadaan alat dan sumber daya yang ada. Sehingga, perusahaan tersebut dapat mengkoordinasikan dan mengalokasikan sumber dana untuk kegiatan dan kebutuhan produk perusahaan.
Baca juga: Apa Itu Outsourcing: Pengertian, 4 Tipe dan Model Gaji
Manfaat Penerapan Smart Office
Manfaat utama dari penerapan kantor cerdas adalah, supaya setiap karyawan pada perusahaan menjadi lebih produktif dan berdaya saing tinggi. Selain itu, juga untuk mengetahui kinerja dari setiap tim maupun departemen yang berada dalam ruang lingkup perusahaan. Kemudian, solusi smart office juga memberikan manfaat untuk meningkatkan kualitas pekerjaan, sehingga menjadi lebih efisien dan efektif lagi jika dibandingkan dengan penerapan metode konvensional.
Contoh Implementasi Smart Office
Banyak perusahaan di Indonesia yang telah mengadopsi teknologi smart office. Salah satunya adalah PT Moda Integrasi Transportasi Jabodetabek. Dalam video di YouTube resminya, perusahaan transportasi tersebut menjelaskan bahwa mereka telah mengimplementasikan sistem smart office, yang meliputi berikut ini.
- Penggunaan pengenalan wajah dan teknologi khusus saat karyawan akan memasuki ruangan.
- Aplikasi untuk reservasi ruang rapat secara online, dilengkapi dengan QR code untuk akses ke ruang rapat tersebut.
- Penggunaan konferensi video.
- Pemanfaatan dokumen digital dalam aktivitas sehari-hari, termasuk penggunaan tanda tangan digital untuk validasi dokumen tersebut.
Kesimpulan
- Solusi smart office adalah sistem yang dikembangkan untuk membantu proses bisnis dengan menggunakan bantuan teknologi cerdas, seperti AI, dan IoT.
- Perkembangan kantor cerdas di Indonesia masih belum terlalu familiar jika dibandingkan dengan perusahaan di negara maju yang telah banyak menerapkan sistem tersebut.
Sekawan Media juga membuka kesempatan bagi anda untuk bergabung dengan tim programmer kami. Kami membuka jasa pembuatan website yang berlokasi di Malang. Kirimkan segera CV untuk menerima pemberitahuan secepatnya dari tim kami.
