Kesuksesan sebuah perusahaan IT dan startup seperti Google dan GoTo tidak dicapai dengan mudah, tentunya membutuhkan resources yang sangat besar untuk mencapai titik tertinggi sebagai search engine terbesar di dunia.
Hal tersebut tidak lepas dari penerapan sistem objectives and key results atau disingkat OKR yang telah dipakai untuk mengembangkan performa bisnis lebih baik dari tahun ke tahun.
Sehingga, seiring dengan perkembangan zaman banyak perusahaan dan startup, terutama perusahaan yang bergerak di bidang teknologi dan IT yang mengimplementasikan penggunaan dari metode OKR untuk kebutuhan bisnis mereka.
Penggunaan OKR sangat membantu perusahaan IT dalam hal researching produk dan lain sebagainya.
Namun, masih banyak juga perusahaan yang lazim menggunakan metode KPI atau key performance indicator. Lantas apa perbedaan dari kedua istilah tersebut?
Artikel kali ini akan membahas seputar sistem OKR dan bagaimana contoh penerapannya secara real pada perusahaan IT dan teknologi, serta perbedaannya dengan KPI. Namun, sebelum membahas topik tersebut, ada baiknya jika anda mengenal terlebih dahulu apa itu yang dimaksud dengan OKR.
Apa itu OKR
Definisi dari OKR atau objectives and key results adalah suatu cara yang dapat dibuat oleh individu atau tim dengan mematok target yang sifatnya ambisius dan objektif, namun tetap terukur.
Jadi, apabila anda membuat sebuah OKR, maka target yang akan anda capai harus berdasarkan data, fakta, dan dapat diukur dengan angka. Sehingga, objective yang akan anda ambil dapat terlihat dengan jelas kinerja dari tiap parameter progress –nya secara fleksibel.
Tujuan utama mengapa OKR dijadikan sebagai metode adalah untuk mengukur aktivitas kerja perusahaan, sebagaimana tujuan dari perusahaan harus mempunyai ambisi yang besar. Namun, masih di batasan realistis dan terukur proses pelaksanaannya.
Metode OKR memiliki dua unsur, yaitu objective dan key result. Untuk objective adalah target atau tujuan utama suatu kompetisi yang hendak dicapai oleh sebuah perusahaan, personal, maupun organisasi. Sehingga, objective harus bersifat ambisius, realistis, dan cenderung lebih kualitatif.
Kemudian, key result merupakan suatu tindakan yang terukur dan data yang dihasilkan bersifat kuantitatif. Oleh karena itu, setelah objective telah ditentukan maka pimpinan dan tim perlu untuk menentukan key result dari tujuan utama tersebut.
Yang perlu diperhatikan juga adalah key result mempunyai rentang waktu tertentu (time bound) dengan tetap memperhatikan keputusan bersama dalam perusahaan atau tim.
Tujuan OKR
Tujuan dari OKR adalah untuk mengukur performa dan kinerja dari karyawan atau perusahaan. Untuk perusahaan di bidang IT OKR bertujuan untuk mengukur performa atau brand perusahaan pada mesin pencarian Google.
OKR juga bertujuan untuk membandingkan performa brand atau website perusahaan IT tersebut dengan perusahaan IT lainnya. OKR juga memberikan kemudahan bagi perusahaan IT untuk mengecek kinerja karyawan apakah memenuhi target atau belum.
Melalui OKR, sebuah perusahaan IT akan mengetahui sejauh apa kinerja suatu website dan kontennya berjalan sesuai rencana atau target. Hal inilah yang menjadi bahan dasar evalusi dari sebuah konten website suatu perusahaan IT
OKR vs KPI
Setelah mengetahui penjelasan terkait pengertian singkat dari OKR, kita masuk pada pembahasan yang menjadi topik bahasan di beberapa kalangan pebisnis. Apa itu? Biasanya sebagian besar orang telah mengetahui istilah dari KPI. Lantas, apa perbedaan dari OKR dan KPI?
Pertama, KPI atau Key Performance Indicator merupakan alat ukur untuk mengukur pencapaian pada tingkat tertentu pada bidang aktivitas yang indikator kerjanya akan dievaluasi.
KPI akan mengukur performa hanya pada beberapa aspek tertentu saja. Sehingga tidak menyeluruh dan perusahaan hanya akan mengetahui kinerja suatu target hanya pada satu aspek saja.
Kedua, OKR merupakan alat ukur yang digunakan untuk mengukur tujuan utama dari suatu proyek atau goals perusahaan. Dalam hal ini OKR akan mengukur kinerja secara keseluruhan dan tidak berfokus pada satu aspek atau kegiatan saja.
Sejarah Terciptanya OKR
Sejarah lahirnya OKR terbilang cukup panjang, dimana pertama kali lahir dan dikembangkan oleh Peter Drucker pada tahun 1954. Pada awalnya, metode tersebut dikenal dengan sebutan MBO (Management By Objectives).
Kemudian, di tahun 1968, Andy Grove membangun perusahaan teknologi bernama Intel dimana saat ini menggunakan metode MBO. Dan pada akhirnya, metode tersebut hanya diadopsi dan dimodifikasi menjadi sistem OKR.
Secara resmi, pada tahun 1974 John Doerr masuk ke perusahaan Intel dan mempelajari metode OKR secara komprehensif, serta mengimplementasikannya secara keseluruhan. Tidak berhenti disitu, John Doerr juga bekerja sebagai venture capitalist yang berinvestasi di Google pada tahun 1999.
Sehingga, sebagai seorang konsultan juga dia memanfaatkan kesempatan tersebut untuk mempromosikan kepada founder dari Google, yaitu Sergey Brin dan Larry Page terkait OKR. Sejak saat itulah hingga sekarang, Google sukses memgembangkan bisnis dengan menggunakan metode tersebut dan telah diterapkan juga diterapkan di berbagai startup di seluruh dunia.
Cara Menyusun OKR
Setelah mengetahui sejarah singkat dari metode objective and key result, selanjutnya kita akan membahas mengenai bagaimana cara menyusun OKR yang tepat dan sesuai dengan bisnis anda.
1. Menentukan Tools yang akan Digunakan
Pertama, anda perlu untuk menentukan terlebih dahulu tools atau teknologi yang akan digunakan dalam membuat sebuah OKR. Anda dapat mulai mencoba membuat dengan menggunakan bantuan aplikasi berbasis web, mobile, atau spreadsheet yang lebih mudah.
2. Merancang OKR
Tahap kedua, anda dapat mulai merancang OKR dengan tetap memperhatikan goals utama perusahaan atau organisasi. Yang terpenting, pastikan objective yang anda targetkan terkesan ambisius dan realistis.
3. Menyusun Rancangan OKR untuk Perusahaan
Langkah selanjutnya, anda perlu untuk merancang metode OKR untuk kebutuhan perusahaan. Jadi, yang berhak untuk menentukan dan membuat adalah pimpinan (direksi) perusahaan karena mereka yang paling mengetahui seluk beluk dan goals perusahaan kedepannya.
4. Membuat Struktur OKR untuk Tim
Setelah membuat objective untuk perusahaan, langkah berikutnya adalah melakukan expand objektif menjadi sub-objektif untuk masing-masing divisi. Yang mana, nantinya dari masing-masing tim mempunyai key result yang berbeda disesuaikan dengan tugas dan tanggung jawabnya.
5. Membuat Struktur OKR untuk Perorangan
Langkah terakhir, menyusun objective and key result untuk perorangan dengan tetap menyesuaikan dari goals masing-masing tim. Oleh karena itu, OKR harus berjalan selaras mulai dari tingkat atau lapisan tertinggi hingga sistem terbawah.
Manfaat dari Objectives and Key Results
Terdapat beberapa keuntungan dari penggunaan OKR bagi bisnis anda, diantaranya adalah sebagai berikut.
1. Mampu Menyatukan Perusahaan
Manfaat pertama, OKR dapat menyatukan setiap departemen mulai dari tingkat tertinggi hingga terendah dengan fokus utama pada goals perusahaan yang telah ditentukan. Sehingga, komunikasi antar tiap tim menjadi lebih selaras, efektif, dan efisien.
2. Setiap Karyawan dapat Bekerja Lebih Fokus
Keuntungan yang selanjutnya, OKR mampu meningkatkan produktivitas bagi setiap karyawan untuk tetap fokus dalam mencapai tujuan utama perusahaan. Dimana, tugas dan tanggung jawab akan dilakukan secara maksimal dengan menggunakan berbagai teknologi maupun sumber daya yang sifatnya fleksibel.
3. Terciptanya Transparansi
Keuntungan selanjutnya, transparansi menjadi poin penting mengapa perusahaan memanfaatkan metode ini. Mengapa demikian? Karena dengan mengimplementasikan OKR ke dalam bisnis, maka transparansi kerja menjadi lebih terjamin dan seluruh tim dapat termonitoring dengan baik.
Sehingga, kinerja dari setiap individu juga dapat terlihat dengan sangat jelas, serta mampu mengetahui performa masing-masing karyawan.
4. Mempercepat Hasil dengan Objectives yang Tepat
Manfaat yang terakhir, setelah transparansi OKR telah terjamin, maka hal tersebut dapat mendukung terciptanya transformasi bisnis untuk dapat menjawab objective secara cepat dan menggunakan metode yang benar. Sehingga, goals bisnis dapat tercapai dan mampu menghasilkan keuntungan yang cukup signifikan bagi finansial perusahaan.
Contoh Cara Membuat OKR
Setelah mengetahui beberapa hal berkaitan dengan apa saja hal yang perlu dipersiapkan dalam membangun OKR yang tepat, maka kita akan melihat contoh case study pembuatan dari objective and key result pada sebuah digital marketing agency.
Pertama, anda perlu untuk membuat OKR untuk perusahaan terlebih dahulu.
- Objective perusahaan: meningkatkan reputasi bisnis perusahaan di tingkat nasional
- Key result:
- Mendapatkan revenue perusahaan sebesar 1 miliar
- Mendapatkan kerja sama dengan 500 klien baru dalam setahun
- Membuka 3 cabang baru di 3 provinsi berbeda di Indonesia
- Mengurangi kesalahan dalam rilis produk sebesar 35%
- Merilis 20 produk perusahaan dalam setahun
Kedua, dari poin-poin diatas dapat diturunkan kepada masing-masing divisi dengan skema sebagai berikut. Kami akan memberikan contoh untuk dua divisi saja, untuk berikutnya dapat anda tambahkan sendiri sesuai kebutuhan bisnis anda.
- Objective divisi business development: mendapatkan 200 klien baru dalam setahun
- Key result:
- Menghubungi 50 calon klien setiap minggunya
- Melaksanakan pitching dengan calon klien sebanyak 10 setiap minggunya
- Objective divisi product developer: rilis 10 produk dalam setahun
- Key result:
- Menambahkan 3 divisi tim untuk mobile dan web developer.
- Merilis 2 produk baru setiap 3 bulan.
Terakhir, anda juga dapat menurunkan lagi menjadi OKR untuk perorangan dengan menyesuaikan masing-masing job desk yang dimiliki.
Tips agar OKR dapat berjalan dengan baik
Perlu diketahui agar OKR dapat berjalan sesuai dengan rencana, maka perlu adanya suatu perancangan jadwal dan strategi yang sinkron. Berikut adalah tips untuk membuat OKR dapat berjalan lebih baik:
Salah satunya adalah dengan mengelompokkan para calon klien menjadi beberapa kelompok kecil yang dibagi sesuai dengan latar belakang dan kebutuhan klien. Hal ini dilakukan agar sebuah perusahaan dapat merumuskan solusi yang tepat bagi klien tersebut.
Mengatur jadwal pitching dengan calon klien juga dapat memberikan efisiensi pada OKR yang sudah dibangun sehingga akan selesai lebih cepat dan efektif.
Kesimpulan
Metode OKR cukup efektif untuk menunjang percepatan bisnis anda menjadi lebih fleksibel dengan tetap mencapai tujuan bisnis dalam jangka waktu yang panjang.
Kemudian, metode ini juga bersifat ambisius dan realistis untuk mencapai goals perusahaan dan kinerja developer pada perusahaan IT dengan tetap memperhatikan segala aspek hingga lini terendah. Tentukan juga untuk kapan menggunakan KPI dan kapan memanfaatkan OKR tersebut.
Hal ini berkaitan dengan Aplikasi Audit Internal untuk mendukung sistem manajemen dan tata kelola perusahaan IT Anda, sehingga proses audit kinerja lebih tertata dan termonitoring dengan baik. Yang nantinya dapat meraih keberhasilan OKR dan performa perusahaan anda sesuai target.
Sekawan Media menawarkan jasa aplikasi audit internal yang difokuskan pada sistem OKR untuk membantu transformasi bisnis anda menuju era digital.
