Agar Anda lebih paham tentang penomoran surat, pada artikel ini kita akan simak bersama-sama beberapa aturan penomoran surat yang tidak boleh dianggap remeh dalam penulisannya.
Cara Penomoran Surat yang Benar
Mungkin beberapa dari Anda sudah sering memperhatikan setiap surat terdapat beberapa kode dan biasanya nomor surat akan dipisah dengan tanda miring (/).
Perlu Anda ketahui juga bahwa setiap nomor dan huruf yang dipisah dengan tanda tersebut memiliki arti tersendiri. Terdapat lima komponen yang harus Anda perhatikan dan dipisah dengan garis miring (/), berikut ini adalah poin-poinnya:
- Kode nomor surat,
- Nomor urutan surat yang dikeluarkan,
- Nama lembaga yang mengeluarkan surat,
- Bulan berjalan (biasanya ditulis dengan angka romawi),
- Tahun berjalan.
Perlu kita ketahui bahwa penulisan nomor pada surat ini ada di bagian awal surat dan dibuat menurun kebawah, sebagai contohnya adalah berikut ini:
Nomor: 01.009/TSM/X/2022
Lampiran: –
Perihal: Keputusan Anggota Pengurus Malang Art Club Periode 2022/2023
Format Penomoran Surat
Setelah memahami cara-cara penulisan nomor pada surat, kali ini kita akan mempelajari penulisan format penomoran pada surat yang mana akan menciptakan sebuah kode penomoran surat dan menjadi media penyampaian informasi tentang jenis surat yang akan dikeluarkan.
Kode penomoran surat ini merupakan salah satu elemen penting dalam penomoran surat. Anda akan menemukan berbagai kode yang digunakan tergantung pada jenis surat yang diterbitkan. Beberapa kode yang umum dipakai dalam surat dinas antara lain:
- Surat keputusan (SK) ditulis dengan kode 01.
- Surat undangan (SU) ditulis dengan kode 02.
- Surat permohonan (SPm) ditulis dengan kode 03.
- Surat pemberitahuan (SPb) ditulis dengan kode 04.
- Surat peminjaman (SPp) ditulis dengan kode 05.
- Surat pernyataan (SPn) ditulis dengan kode 06.
- Surat mandat(SM) ditulis dengan kode 07.
- Surat tugas (ST) ditulis dengan kode 08.
- Surat keterangan (SKet) ditulis dengan kode 09.
- Surat rekomendasi (SR) ditulis dengan kode 10.
- Surat balasan (SB) ditulis dengan kode 11.
- Surat perintah perjalanan dinas (SPPD) ditulis dengan kode 12.
- Sertifikat (SRT) ditulis dengan kode 13.
- Perjanjian (PK) ditulis dengan kode 14.
- Surat pengantar (SPeng) ditulis dengan kode 15.
Contoh Penomoran Surat
Setelah sebelum nya kita mengetahui arti setiap angka pada penomoran surat, kali ini kita akan simak bersama agar Anda lebih paham aturan penomoran surat yang benar.
Berikut ini kita akan mempelajari penulisan penomoran surat dinas dan penomoran surat resmi yang benar.
1. Penomoran Surat Dinas
Terdapat 2 jenis cara menulis penomoran surat dinas, berikut ini adalah beberapa kode penulisan surat dasar yang perlu Anda pahami sebelum menulis penomoran surat dinas:
- Surat Umum ditulis dengan kode 000.
- Surat Pemerintahan ditulis dengan kode 100.
- Surat Politik ditulis dengan kode 200.
- Surat Keamanan / Ketertiban ditulis dengan kode 300.
- Surat Kesejahteraan Rakyat ditulis dengan kode 400.
- Surat Perekonomian ditulis dengan kode 500.
- Surat Pekerjaan Umum dan Ketenangan ditulis dengan kode 600.
- Surat Pengawasan dengan kode 700.
- Surat Kepegawaian ditulis dengan kode 800 .
- Surat Keuangan ditulis dengan kode 900.
- Jenis Pertama
Berikut ini adalah poin penting yang harus Anda pahami:
- Nomor urut,
- Nomor kode,
- Nomor kode instansi,
- Tahun dikeluarkannya surat.
Contoh: 01/842.3/UPTP-XVII/2006 (penomoran surat tentang asuransi pegawai).
- Jenis Kedua
Berikut ini adalah poin penting yang harus Anda pahami:
- Nomor kode klasifikasi surat,
- Nomor urut surat keluar,
- Nomor kode instansi,
- Bulan surat keluar,
- Tahun surat keluar.
Contoh: 824/05/20254573/ IV/1998 (penomoran surat tentang usulan mutasi).
Penomoran Surat Resmi
Setelah mempelajari cara penulisan penomoran surat dinas, kali ini kita akan mempelajari cara penulisan penomoran surat resmi. Untuk poin-poin yang harus diperhatikan masih sama dengan yang sudah dijelaskan sebelumnya tentang cara penomoran surat yang benar.
Contoh penulisan kode penomoran surat yang benar adalah 08.008/TSM/VI/2024 dan berikut ini adalah penjelasannya:
- 08 = Kode nomor surat keluar.
- 008 = Nomor urut surat.
- TSM = Nama lembaga pembuat surat.
- VI = Bulan pembuatan surat.
- 2024 = Tahun pembuatan surat.
Penutup
Demikianlah artikel kali ini, pada artikel ini kita sudah mempelajari tentang penomoran surat mulai dari cara penulisan, kode, dan masih banyak lagi.
Seiring berkembangnya zaman, teknologi akan terus berkembang juga termasuk teknologi dalam penulisan surat dan pengiriman surat. Untuk itu kami Sekawan media menyediakan solusi untuk anda yang merasa kesusahan dalam usrusan surat-menyurat.
Kami merekomendasi aplikasi yang membantu Anda dalam surat-menyurat yang bernama SIPAS.
Aplikasi SIPAS yang kami kembangkan akan membantu Anda dalam pencatatan agenda surat, pengarsipan kantor, dan masih banyak lagi. Selain itu, Aplikasi ini memberikan beberapa penawaran paket menarik yang akan membantu organisasi yang Anda jalani saat ini.
Jika Anda tertarik dengan layanan yang ditawarkan aplikasi SIPAS, segera hubungi kontak yang kami berikan untuk segera melakukan diskusi yang dibutuhkan untuk organisasi Anda.
