Bagi setiap perusahaan, project management adalah salah satu aspek dan bagian cukup penting, terutama untuk membantu mengurus proyek yang sedang dijalankan.
Hal ini dikarenakan, supaya perusahaan tersebut bisa berjalan dengan lancar dan berhasil mewujudkan visi maupun misinya dengan biaya yang lebih hemat.
Terlebih lagi, proyek yang dijalankan perusahaan pastinya mempunyai tujuan dan tantangan yang berbeda, sehingga bisa saja anggarannya membengkak.
Dengan begitu, sangat dibutuhkan manajemen yang baik serta langkah yang terorganisir supaya proyek bisa berjalan sesuai tujuan maupun ekspektasi perusahaan.
Artinya, seorang manajemen proyek memainkan peran penting bagi keberhasilan sebuah proyek yang dijalankan oleh perusahaan.
Nah, untuk memahami lebih lanjut mengenai apa itu project management, berikut ini kami berikan penjelasan lengkapnya.
Yuk, simak pembahasannya sampai selesai, ya!
Apa itu Project Management?
Project management adalah sebuah metode untuk merencanakan dan mengelola sumber daya supaya bisa digunakan oleh perusahaan dalam menyelesaikan proyek tertentu.
Dalam pengelolaan tersebut, terdapat berbagai proses, mulai dari inisiasi, membentuk strategi, pelaksanaan, pengawasan, hingga penutupan.
Tujuannya adalah supaya visi dan misi perusahaan dalam menjalankan proyek berjalan dengan lancar serta berhasil diwujudkan.
Selain itu, tujuan project management adalah untuk merancang dan menyelenggarakan proyek tanpa adanya masalah, membantu meningkatkan produktivitas sumber daya manusia, serta memanfaatkan peluang untuk mencapai tujuan perusahaan.
Sederhananya, project management adalah proses pengelolaan sumber daya yang dimiliki perusahaan untuk membantu mencapai serta menyelesaikan sebuah proyek sesuai kriteria tertentu.
Tugas dari manajemen proyek ini pada umumnya dipegang oleh project manager yang mana harus mampu melihat serta mengawasi setiap detail proyek yang dijalankan.
Seorang project manager juga harus memiliki pengetahuan dan keterampilan khusus dalam menjalankan tugas-tugasnya. Sebab, ini berkaitan erat dengan keberhasilan dari proyek yang dijalankan perusahaan.
Artinya, tugas project management adalah memastikan bahwa proyek bisa diselesaikan tepat waktu serta melakukan koordinasi dengan sumber daya yang ada.
Tujuan Manajemen Proyek
Sebelum membahas berkaitan dengan tahapan project management, Anda perlu mengetahui tujuan sebenarnya perusahaan atau industri digital membutuhkan sistem ini.
1. Menyelesaikan Tugas Tepat Waktu
Pertama, manajemen waktu atau time management sangat penting untuk diperhatikan oleh setiap stakeholder.
Pengelolaan waktu yang baik dapat meningkatkan ketercapaian produktivitas kerja, serta mampu mendukung penyelesaian suatu proyek menjadi lebih efektif dan efisien.
2. Menjaga Kualitas
Kriteria proyek sudah barang tentu akan didefinisikan sejak awal oleh tim manajemen. Untuk mencapai sebuah goals atau objektif, maka setiap divisi perlu menjaga kualitas kerja dan efisiensi tingkat sumber daya yang digunakan.
3. Manajemen Anggaran
Pengelolaan dana atau biaya anggaran sangat penting untuk diketahui lebih awal, agar manajemen proyek yang dihasilkan dapat terpenuhi dengan baik dan transparan.
Selanjutnya, dapat menentukan jumlah alokasi anggaran seminimal mungkin akan tetapi masih dapat mendukung kriteria proyek yang telah ditetapkan sebelumnya.
4. Memaksimalkan Potensi Tim
Menjaga dan meningkatkan kualitas tim merupakan salah satu parameter penting untuk mencapai tujuan dari project management secara maksimal. Dengan adanya sistem tersebut, maka mampu membuat perencanaan yang baik dan dapat mengelola sebuah proyek secara optimal.
Tahapan Project Management
Supaya sebuah proyek bisa berjalan dengan lancar dan tujuannya tercapai, maka harus melewati proses atau tahapan tertentu.
Sebab, proses ini berkaitan erat dengan jalannya proyek perusahaan yang dipimpin oleh project manager.
Nah, berikut ini beberapa tahapan manajemen proyek yang perlu Anda ketahui:
1. Permulaan (initiating)
Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah inisiasi atau permulaan. Pada tahapan ini, perusahaan harus mempunyai gambaran umum tentang tujuan yang akan dicapai dalam sebuah proyek.
Biasanya, gambaran tersebut meliputi ruang lingkup, risiko yang mungkin terjadi, budget yang dibutuhkan, hingga timeline pelaksanaan proyek.
2. Perencanaan (planning)
Ketika sebuah gambaran umum dalam menjalankan proyek sudah dijabarkan, maka proses selanjutnya adalah perencanaan.
Melalui proses ini, manajer proyek harus membuat rancangan keseluruhan mulai dari awal pelaksanaan hingga penyelesaian proyek tersebut.
3. Pelaksanaan (executing)
Apabila rincian perencanaan proyek sudah dibuat dan mendapatkan persetujuan dari project manager, maka tahapan berikutnya adalah melaksanakan proyek.
Dalam tahapan pelaksanaan ini, project manager mempunyai tanggung jawab dan peran yang sangat penting untuk memastikan semua aspek berjalan dengan lancar serta sesuai timeline maupun dana yang ditentukan.
4. Pengawasan (control and monitoring)
Berikutnya, proses project management adalah melakukan pengawasan selama proyek berlangsung. Dalam proses ini, project manager harus mengukur setiap progres yang ada sesuai dengan perencanaan awal.
Selain itu, proses pengawasan ini juga bertujuan untuk melihat dan mengetahui kendala atau risiko apa yang mungkin terjadi selama proyek berlangsung.
5. Penutupan (closing)
Apabila proyek sudah dilaksanakan dan sesuai dengan perencanaan awal, maka proyek tersebut telah dinyatakan selesai.
Dengan begitu, proyek akan ditutup oleh project manager dan menyelesaikan kontrak dengan pihak eksternal.
Selain itu, manajer proyek juga akan membuat arsip dokumen penting serta laporan selama proyek berlangsung.
Kendati demikian, manajemen proyek belum bisa dikatakan selesai. Sebab, masih ada proses kelanjutan, seperti maintenance dan penyelesaian masalah yang ada.
Contoh Project Management
Sebenarnya, proyek yang dijalankan oleh project manager sangatlah beragam dan bervariasi. Sebab, setiap perusahaan pasti membutuhkan manajemen proyek untuk menjalankan proyek yang ada.
Kendati demikian, berikut ini terdapat beberapa contoh project management yang bisa Anda ketahui:
1. Proyek Industri Manufaktur
Contoh yang pertama adalah penerapan project management pada industri manufaktur untuk mendukung rancangan produksi suatu produk secara keseluruhan. Salah satu bukti nyata adalah industri mebel, tekstil, dan bahan baku pada beberapa perusahaan di Indonesia.
2. Proyek Manajemen Konstruksi
Kedua, proyek yang berhubungan dengan manajemen proyek seperti pembangunan fasilitas umum atau sarana publik. Contoh nyata dalam kehidupan sehari–hari adalah pembangunan jalan tol, bendungan, jembatan, listrik, gedung, dan lain sebagainya.
3. Proyek Padat Modal
Proyek modal disini dapat berarti pengembangan project berskala besar dengan menggunakan bantuan mekanik atau robot. Istilah “padat” disini mengacu pada proses eksekusi yang membutuhkan modal yang besar.
Sehingga, biasanya untuk pengembangan project jenis ini dapat dilakukan oleh perusahaan berskala besar saja.
4. Proyek Penelitian dan Pembangunan
Contoh yang terakhir merupakan bentuk proyek yang dilakukan untuk dapat mendukung hasil penelitian dan pengembangan. Hasil tersebut nantinya dapat digunakan untuk meningkatkan kualitas dari pengembangan barang atau jasa, serta optimalisasi dari sisi ilmu pengetahuan (knowledge).
Manfaat Project Management
Perlu Anda ketahui, menjalankan manajemen proyek memiliki beragam manfaat bagi perusahaan. Sebab, ini berkaitan erat dengan berlangsungnya proyek perusahaan.
Nah, berikut beberapa manfaat project management:
1. Mengurangi risiko proyek
Bukan suatu hal yang mustahil, jika setiap proyek yang dijalankan perusahaan memiliki berbagai risiko. Mulai dari anggaran, waktu pelaksanaan, hingga kinerja yang kurang memuaskan.
Dengan begitu, jika perusahaan mempunyai tim manajemen proyek, maka risiko yang mungkin terjadi bisa dilakukan analisis dan mencari solusinya.
2. Anggaran dan jadwal terkelola dengan baik
Manfaat utama dari adanya manajemen proyek adalah anggaran dan jadwal proyek perusahaan dapat terkelola dengan baik.
Sebab, project manager akan menggunakan tools tertentu untuk membuat strategi dalam menentukan anggaran dan timeline yang dibutuhkan perusahaan dalam menjalankan proyek.
3. Meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja
Perlu Anda ketahui, salah satu tanggung jawab manajemen proyek adalah menentukan tujuan ke arah lebih baik serta mengoptimalkan alur kerja sumber daya perusahaan.
Dengan begitu, produktivitas dan kualitas kerja sumber daya di perusahaan akan meningkat dan proyek bisa berjalan sesuai rencana.
4. Meningkatkan hubungan dengan stakeholder
Dalam menjalankan sebuah proyek, maka pastinya perusahaan akan melakukan kerja sama dengan berbagai stakeholder, mulai dari investor, vendor, instansi, dan lainnya.
Dengan adanya tim project management profesional, maka dapat membantu untuk meningkatkan komunikasi ke semua stakeholder tersebut, sehingga hubungannya akan semakin baik dan berdampak positif terhadap keberlangsungan proyek perusahaan.
Project Management Tools
Setelah mengetahui beberapa contoh dari project management, pembahasan yang berikutnya masuk pada pengenalan beberapa tools yang sering digunakan untuk mendukung aktivitas kerja anda.
1. Trello
Trello adalah salah satu software yang memberikan kemudahan bagi tiap pengguna untuk mendukung project management secara optimal. Keuntungan utama dari penggunaan Trello terletak pada tampilan antarmuka atau user interface yang sangat menarik dan interaktif.
Kemudian, Trello juga menerapkan sistem berbasis user-centered, dimana tool tersebut menggunakan pendekatan berdasarkan kebutuhan dari pengguna. Salah satu tool atau fitur yang populer dalam Trello adalah card dan metodologi board yang diterapkan.
Jika anda memiliki beberapa rekan tim yang mempunyai tugas dan tanggung jawab masing – masing, maka sangat cocok untuk menggunakan Trello sebagai media kolaborasi secara online dan menghubungkan antara setiap tim dan individu.
2. Basecamp
Basecamp juga termasuk ke dalam salah satu project management tools yang dapat diakses secara gratis. Basecamp sangat membantu pengguna untuk dapat mendelegasikan tugas dan memastikan setiap bagian dapat terorganisir dengan baik.
Produk ini mempunyai pengalaman selama 10 tahun dengan pengguna aktif yang telah mencapai jutaan user. Salah satu keunggulan utama dari Basecamp terletak pada fitur campfires yang memungkinkan untuk dapat menggunakan ping atau berdiskusi secara online dan tentunya real – time.
3. Mavenlink
Mavenlink merupakan solusi dari project management tools yang terbilang cukup simple dan murah. Mavenlink sangat cocok untuk digunakan dalam menangani proyek berskala besar (kompleks) dan membutuhkan waktu yang lama.
Tool pada Mavenlink mampu mengombinasikan project management, kolaborasi, manajemen finansial, serta perencanaan sumber daya (resources). Selain itu, Mavenlink juga bagus dalam menyusun budget sebuah proyek.
4. Asana
Salah satu project management tools yang kami rekomendasikan adalah Asana, dikarenakan mampu menyajikan data flow activity secara real–time kepada penggunanya. Selanjutnya, Asana juga membagikan beberapa informasi mengenai notifikasi atau perubahan yang terjadi pada user.
5. Bitrix24
Tool yang terakhir adalah Bitrix24, yaitu sebuah project management, CRM, dan kolaborasi yang dapat memperhitungkan kegiatan semua orang yang terlibat dalam project tersebut.
Fungsi utama dalam fitur ini adalah manajemen waktu dan perencanaan yang baik, serta dilengkapi dengan tambahan menu pembuatan laporan secara terperinci dan akurat.
Tool ini bersifat open source dan anda dapat menambahkan sekitar 12 orang pada board yang telah anda buat sebelumnya.
Keuntungan yang paling penting jika anda menggunakan Bitrix24 adalah fitur pengelolaan CRM (Customer Relationship Management) sebagai platform untuk berkomunikasi dengan konsumen Anda.
Penutup
Nah, itulah pembahasan lengkap mengenai apa itu project management beserta dengan tahapan, contoh, hingga manfaatnya yang perlu Anda ketahui.
Pada dasarnya, project management adalah sebuah proses untuk perencanaan dan pengelolaan sumber daya yang dimiliki perusahaan untuk membantu menyelesaikan proyek tertentu dari perusahan.
Tentu, manajemen tersebut mempunyai peran, tanggung jawab, dan tugas yang cukup penting dalam keberlangsungan proyek perusahaan.
Dalam menjalankan tugas tersebut, seorang project manager bisa menggunakan beberapa tools atau aplikasi.
Sebab, terdapat beberapa aplikasi project management yang bisa digunakan untuk menunjang produktivitas serta mempermudah dalam membuat strategi tertentu bagi perusahaan.
Meski begitu, Anda bisa membuat tools atau aplikasi sendiri untuk tim project management supaya dapat lebih membantu mewujudkan tujuan pelaksanaan proyek tersebut.
Apalagi, dengan aplikasi yang dimiliki perusahaan sendiri, lebih leluasa untuk menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Maka dari itu, Anda bisa segera membuat aplikasi atau software lain untuk kebutuhan perusahaan dengan memanfaatkan jasa dari Sekawan Media.
Sebab, Sekawan Media adalah perusahaan yang menyediakan jasa pembuatan website dan aplikasi bagi semua instansi.
Jika Anda ingin menggunakan jasanya, maka segera hubungi kami dan konsultasikan semua kebutuhan perusahaan lebih lanjut!
