Dalam dunia marketing terdapat beberapa dokumen yang berperan penting untuk mendukung jalannya alur marketing. Salah satunya adalah quotation.
Quotation adalah dokumen yang melengkapi proses transaksi jual beli. Quotation merupakan satu dari banyaknya bukti transaksi yang diperuntukkan untuk mengidentifikasi transaksi jual beli.
Pada artikel berikut ini, kita akan membahas tentang apa itu quotation, komponen, jenis, manfaat, tips membuat, dan juga contohnya. Simak penjelasan lengkap berikut ini!
Pengertian Quotation
Melansir dari situs collins dictionary, quotation adalah dokumen yang memuat informasi tentang harga produk yang ditawarkan.
Sedangkan menurut situs sumup, quotation adalah dokumen yang disediakan oleh pembeli untuk menawarkan produk atau servis beserta dengan harganya dengan kondisi spesifik.
Kemudian dari situs khatabook, dapat diketahui bahwa quotation adalah dokumen yang mencantumkan harga yang disarankan oleh vendor untuk produk atau layanan mereka dan kemudian diberikan kepada calon pelanggan.
Dari ketiga pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa quotation adalah dokumen atau surat penawaran yang disediakan oleh penjual atau vendor, berisi informasi lengkap mengenai produk dan jasa yang ditawarkan dengan kondisi spesifik yang diberikan kepada calon pelanggan.
Quotation atau yang sering disebut dengan sales quotation adalah dokumen yang dikeluarkan sebelum terjadinya kesepakatan jual beli. Sales quote menginformasikan harga produk dan jasa kepada potential buyer yang sebelumnya telah memiliki komitmen untuk melakukan purchasing sesuai dengan penawaran.
Komponen Quotation
Dalam sales quote ada beberapa komponen yang harus dimuat. Berikut beberapa komponen sales quote:
1. Harga
Komponen yang penting dalam template quotation letter adalah harga. Harga yang dimuat adalah harga dari masing-masing produk dan total pesanan klien.
Sebagai tambahan, Anda juga bisa mencantumkan biaya tambahan seperti pajak, biaya tenaga kerja, dan lain sebagainya.
2. Periode Berlakunya
Tiap-tiap sales quote harus memuat expired date. Tujuan dicantumkannya tanggal kadaluarsa adalah memberikan batasan waktu kepada konsumen untuk mempertimbangkan tawaran dari seller.
3. Informasi Detail Perusahaan
Sebagai identitas dan juga penguat sales quote maka diperlukan detail informasi perusahaan mencakup:
- Nama perusahaan
- Alamat perusahaan
- E-mail perusahaan
- Nomor telepon perusahaan
- Business Registration Number
4. Informasi Detail Konsumen
Selain detail perusahaan, diperlukan pula informasi mengenai konsumen, diantaranya:
- Nama konsumen
- Alamat konsumen
- E-mail konsumen
- Nomor telepon konsumen
5. Ketentuan Pembayaran
Komponen akhir dan paling penting adalah ketentuan pembayaran. Detail pembayaran dalam sales quote harus dijelaskan secara rinci, seperti Informasi mengenai jenis pembayaran dan waktu pembayaran.
Anda juga dapat mencantumkan perkiraan timeline yang waktu yang berlaku selama proses transaksi hingga waktu dibutuhkan untuk proses pengiriman.
Jenis Quotation
Ada tiga jenis sales quote yang umum digunakan, diantaranya:
1. Estimate Quotation
Jenis ini merupakan surat penawaran yang memuat informasi berupa perkiraan harga produk dan atau servis tanpa adanya ketetapan.
Dengan sales quote jenis ini, seller bisa melakukan perubahan sesuai dengan kebutuhan buyer atau proyek yang sedang on-progress.
2. Fixed Price Breakdown
Fixed price breakdown adalah tipe quotation yang harganya bersifat tetap. Jadi dokumen penawaran sudah berisi estimasi harga yang sudah tidak bisa diubah lagi.
Seller bisa memakai sales quote jika memang harga yang ditetapkan sudah bersifat bulat. Sehingga pelanggan bisa langsung tahu harga pasti yang harus dibayarkan.
3. Request for Quotation
RFQ adalah surat penawaran yang dibuat oleh penjual sebagai respon atas request dari calon klien. Penjual akan membantu calon buyer menemukan penyedia yang bisa memberikan penawaran unggul berdasar request yang telah mereka buat.
Baca Juga: Pengertian Leads, Macam, dan Cara Mendatangkan Leads
Manfaat Quotation
Sales quote menjadi aspek yang penting dalam marketing karena memiliki sejumlah manfaat, yaitu:
1. Bukti Kesepakatan Harga
Sales quote berisi informasi lengkap tentang harga produk dan jasa yang ditawarkan. Jika surat penawaran sudah ditandatangani maka dapat diambil kesimpulan bahwa telah terjadi kesepakatan antara kedua belah pihak.
Dokumen penawaran ini memiliki fungsi sebagai bukti kesepakatan harga sehingga nantinya tidak terjadi konflik atau kesalahpahaman tentang harga dari salah satu pihak.
2. Bukti Kesepakatan Metode Pembayaran
Dengan adanya sales quote maka informasi mengenai metode pembayaran tertera dengan jelas. Pembeli juga penjual mengetahui kesepakatan metode pembayaran yang dikehendaki oleh seller.
Informasi mengenai waktu pelunasan pembayaran, metode pembayaran, dan penalti apabila pembayaran telat dilakukan harus dicatat dengan jelas untuk menghindari kesalah pahaman.
3. Mengetahui Hak dan Kewajiban Penjual serta Pembeli
Sales quote berfungsi memperjelas hak dan kewajiban penjual dan pembeli. Dengan adanya informasi mengenai rincian harga dan ketentuan pembayaran, kedua belah pihak sama-sama mengerti tentang hak dan kewajiban masing-masing.
Sehingga resiko pembeli lalai saat proses pembayaran dan adanya kenaikan harga secara tiba-tiba dapat diminimalisir.
4. Mengatur Arus Masuk dan Keluar
Dengan menggunakan sales quote, dapat mempermudah akuntan mengatur arus kas masuk dan keluar. Dengan ini alur analisa bisnis menjadi lebih akurat dan tepat.
Tips Membuat Quotation
Apabila anda ingin membuat sales quote yang baik, berikut beberapa cara tips membuatnya:
1. Tambahkan Sample
Untuk membantu pembeli membuat keputusan tentang produk yang akan dibeli maka Anda bisa mengirim sales quote dengan sejumlah sample. Cara ini dapat digunakan untuk menarik minat pembeli untuk memesan produk atau jasa dari perusahaan Anda.
2. Gunakan Software CRM
Penggunaan software customer relationship management saat membuat sales quote dapat mempermudah pekerjaan. Selain mempermudah pekerjaan, penggunaan software ini dapat meningkatkan kecepatan pelayanan sehingga tingkat kepuasan konsumen juga meningkat.
3. Mengirim Quotation Secepatnya
Terkadang pembeli tidak hanya mengambil barang dari satu supplier saja melainkan melakukan perbandingan dengan produsen lainnya.
Jadi untuk memperbesar kemungkinan pembeli melakukan purchasing pada perusahaan Anda maka usahakan untuk melakukan deliver sales quote dengan cepat.
Contoh Quotation
Untuk mendapat gambaran jelas tentang sales quote, berikut contoh quotation penawaran harga:
Perbedaan Quotation dan Invoice
Sales quote dan invoice adalah dua dokumen yang berperan penting dalam proses bisnis, terutama dalam penjualan barang atau jasa. Berikut beberapa perbedaan sales quote dan invoice:
1. Quotation
- Dibuat oleh penjual dan dikirim kepada calon pembeli sebagai tawaran harga untuk barang atau jasa yang akan dibeli.
- Berisi detail tentang barang atau jasa yang ditawarkan, harga, jumlah, syarat pembayaran, syarat pengiriman, dan tanggal berlakunya penawaran.
- Bersifat tidak mengikat dan tidak menciptakan kewajiban hukum untuk pembeli. Sehingga pembeli dapat menerima atau menolak penawaran ini.
2. Invoice
- Dibuat oleh penjual dan dikirim kepada pembeli setelah pembelian barang atau jasa telah dilakukan.
- Berisi detail lengkap tentang barang atau jasa yang telah dibeli, harga, jumlah, jumlah total yang harus dibayarkan, tanggal pembelian, syarat pembayaran, nomor faktur, dan informasi lain yang relevan.
- Bersifat menciptakan kewajiban hukum bagi pembeli untuk membayar jumlah yang tercantum dalam faktur.
Baca Juga: Service Level Agreement: Definisi, Tipe, Contoh & Manfaat
Itulah penjelasan tentang sales quote yang dapat kami sampaikan. Dapat disimpulkan dalam keberlangsungan perusahaan, sales quote berperan penting. Quotation artinya dokumen yang memiliki informasi lengakap akan harga produk dan jasa.
Sales quote berfungsi sebagai bukti kesepakatan harga, metode pembayaran, mengetahui hak dan kewajiban pembeli dan penjual serta mengatur arus keuangan.
Dalam penulisan sales quote harus memperhatikan komponen-komponen dan tips sehingga quotation yang dibuat jelas dan mudah dipahami.
Apabila perusahaan Anda memerlukan aplikasi atau aplikasi website maka Sekawan Media adalah solusinya. Jika tertarik dengan service kami maka Anda dapat mengirimkan request demo untuk mendapatkan gambaran lebih jelas tentang apa yang perusahaan Anda butuhkan.
Kami siap membantu memahami kebutuhan perusahaan Anda melalui demo yang informatif. Sehingga Anda bisa memutuskan jenis aplikasi atau aplikasi website yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Yuk, hubungi kami untuk informasi lebih lanjut!
