Pengertian SaaS Beserta Kelebihan, Kekurangan, dan Contoh

Dalam era digital ini, banyak perusahaan dan individu yang mengandalkan teknologi informasi untuk menjalankan operasional mereka, salah satunya adalah SaaS atau Software as a Service.

SaaS adalah perangkat lunak yang dapat memudahkan Anda dalam menjalankan aktivitas digital.

Lantas, apa itu SaaS? Apa saja kelebihan dan kekurangannya? Dalam artikel ini, Anda akan mengetahui secara lengkap terkait SaaS, kelebihan, kekurangan, dan contoh aplikasinya.

Apa itu SaaS?

SaaS atau Software as a Service adalah model distribusi perangkat lunak yang di-hosting oleh penyedia layanan dan diakses oleh pengguna melalui internet.

Dengan kata lain, pengguna tidak perlu mengunduh, menginstal, atau menjalankan aplikasi di perangkat mereka.

Sebagai gantinya, mereka dapat mengakses aplikasi tersebut secara langsung melalui browser atau website.

Penyedia SaaS memiliki tanggung jawab untuk menjalankan, mengelola, dan merawat perangkat lunak beserta infrastrukturnya.

Kemudian, pelanggan hanya perlu membuat akun, membayar biaya, dan dapat segera mengakses layanan tersebut.

Pembayaran dalam model SaaS juga disesuaikan dengan kebutuhan pengguna, sesuai dengan tarif yang telah ditetapkan oleh penyedia layanan.

Fungsi SaaS

Fungsi dari SaaS atau Software as a Service adalah untuk memberikan opsi atau pilihan akses bisnis ke perangkat lunak yang sebelumnya berbayar atau premium. Penyedia SaaS mengelola keseluruhan aplikasi, perangkat keras, maupun perangkat lunak melalui cloud tersediri.

Model SaaS juga dapat meningkatkan skala penggunaan software sesuai dengan kebutuhan dan preferensi Anda. Sehingga penggunaan software lebih optimal.

Selain itu, model SaaS membuat Anda mampu mengelola sistem email tanpa harus menambahkan fitur penambahan email pada software Anda.

Manfaat SaaS

Manfaat dari SaaS adalah memberikan keleluasaan bagi setiap pengguna software dengan kepentingan bisnis dengan menggunakan tools yang sudah disediakan.

pengguna tidak perlu lagi mengunduh ulang dan melakukan instalasi pada aplikasi-aplikasi dikarenakan semua sudah tersedia pada Model SaaS.

Kelebihan SaaS

Software as a Service ini tentu memiliki beberapa kelebihan. Berikut adalah kelebihan beserta penjelasannya:

1. Akses Fleksibel

Salah satu kelebihan utama SaaS adalah akses yang fleksibel. Pengguna dapat mengakses aplikasi dari mana saja dengan koneksi internet, memungkinkan kerja kolaboratif dan mobilitas yang tinggi.

2. Pemeliharaan Otomatis

Penyedia layanan SaaS bertanggung jawab atas pemeliharaan dan pembaruan perangkat lunak, sehingga pengguna tidak perlu khawatir tentang instalasi patch atau upgrade karena semuanya telah diatur oleh penyedia.

3. Biaya yang Terukur

SaaS sering kali menyediakan model berlangganan, yang memungkinkan perusahaan membayar hanya untuk layanan yang mereka gunakan.

Hal ini bertujuan untuk mengurangi biaya awal yang diperlukan untuk membeli lisensi perangkat lunak.

4. Skalabilitas Mudah

SaaS memungkinkan perusahaan untuk dengan mudah menyesuaikan kapasitas dan fitur aplikasi sesuai dengan kebutuhan mereka.

Kekurangan SaaS

Selain memiliki kelebihan, tentu SaaS juga memiliki kekurangan. Apa saja kekurangannya? Berikut penjelasannya:

1. Ketergantungan pada Koneksi Internet

Ketergantungan pada koneksi internet adalah kekurangan utama SaaS. Jika terjadi masalah dengan koneksi, pengguna mungkin mengalami kesulitan mengakses aplikasi atau data mereka.

2. Masalah Keamanan

Meskipun penyedia SaaS berkomitmen untuk menjaga keamanan data, beberapa organisasi masih merasa khawatir tentang menyimpan data sensitif mereka ke cloud Software as a Service. Hal ini adalah salah satu hambatan dari Software as a Service.

3. Kurang Adanya Kontrol

Pihak ketiga yang merupakan penyedia layanan memiliki kendali penuh terhadap aplikasi SaaS.

Akan tetapi, kendali yang dimiliki oleh perusahaan akan terbatas, serta memerlukan pemeliharaan sejalan dengan versi perangkat lunak terbaru dan tidak bisa menunda perubahan atau peningkatan fitur.

4. Jangkauan Aplikasi Terbatas

Beberapa perangkat lunak tidak dapat diintegrasikan dengan cloud tertentu. Tantangan integrasi ini dapat berasal dari masalah arsitektur hingga kendala latensi dalam jaringan.

Cara Kerja SaaS

Software as a Service telah menjadi pilar utama dalam evolusi teknologi informasi karena dapat menyediakan solusi perangkat lunak yang mudah diakses dan dikelola melalui internet.

Lantas, bagaimana cara kerjanya? Berikut adalah penjelasan lengkapnya.

Software as a Service memanfaatkan struktur cloud computing untuk memberikan kemudahan kepada pelanggan dalam adopsi, penggunaan, dan pembayaran perangkat lunak.

Proses operasional SaaS dimulai saat penyedia perangkat lunak membuat aplikasi SaaS yang akan di-hosting di lingkungan cloud.

Selanjutnya, penyedia perangkat lunak akan menyelenggarakan aplikasi tersebut di infrastruktur cloud mereka sendiri atau menggunakan penyedia layanan cloud, seperti Amazon Web Services (AWS), Google Cloud, IBM Cloud, atau Microsoft Azure.

Setelah pelanggan melakukan pembayaran dan berlangganan, aplikasi SaaS dapat diakses oleh setiap pelanggan melalui koneksi internet menggunakan berbagai perangkat, seperti komputer, ponsel, atau tablet.

Struktur aplikasi Software as a Service menerapkan arsitektur multi-tenan, di mana satu instansi aplikasi melayani setiap pelanggan.

Untuk memastikan keamanan dan privasi data, setiap informasi aplikasi, data pengguna, data sistem, dan konfigurasi individual dipisahkan dengan data pelanggan lainnya.

Karakteristik SaaS

Sebagai sebuah model distribusi perangkat lunak, SaaS memiliki beberapa karakteristik yang perlu diketahui. Berikut adalah karakteristik yang ada pada SaaS.

1. Hosting Aplikasi melalui Cloud Server

Seluruh aplikasi yang ada pada model SaaS telah terhosting melalui server cloud. Sehingga semua data bersifat real-time dan terhubung melalui internet.

Hal inilah yang membuat pengguna tidak perlu lagi untuk mengunduh aplikasi secara langsung pada perangkat lunak.

2. Skalabilitas yang tinggi

Layanan pada model SaaS dapat diubah sesuai dengan kebutuhan pengguna. Hal inilah yang membuat pengguna dapat menambah dan mengurangi fitur yang ada.

3. Fleksibel

Selama melalui internet, pengguna dapat terhubung pada layanan yang tersedia dimana saja dan kapan saja. Fleksibilitas inilah yang cocok untuk pengguna dengan lingkungan kerja remote.

4. Pembaharuan otomatis

Sebagai salah satu fungsi keamanan pada model SaaS, SaaS menyediakan pembaharuan secara berkala secara otomatis. Hal ini memudahkan pengguna supaya tidak melakukan update secara manual.

5. Terintegrasi

Model SaaS telah terintegrasi dengan sistem serta aplikasi lainnya. Hal ini membantu pengguna untuk menggunakan aplikasinya tanpa perlu mengatur ulang mode Saas ataupun aplikasi yang sedang dipakai.

Contoh Aplikasi SaaS

Ada banyak aplikasi Software as a Service yang mencakup berbagai bidang dari produktivitas bisnis hingga layanan hiburan.

Berikut adalah beberapa contoh aplikasi Software as a Service yang umum digunakan dan penjelasan singkat tentang masing-masing aplikasi:

1. Microsoft 365 (Office 365)

Microsoft 365 adalah paket aplikasi produktivitas yang mencakup Word, Excel, PowerPoint, dan Outlook, serta layanan kolaboratif, seperti SharePoint dan Teams.

2. Salesforce

Salesforce adalah platform Customer Relationship Management (CRM) yang membantu perusahaan mengelola hubungan pelanggan, penjualan, dan pemasaran.

Aplikasi ini memungkinkan akses ke data pelanggan secara efisien dan mendukung strategi pemasan dan penjualan.

3. G Suite (Google Workspace)

Google Workspace mencakup berbagai aplikasi yang dapat digunakan untuk pekerjaan, seperti Gmail, Google Docs, Google Sheets, dan Google Slides.

Aplikasi tersebut menyediakan alat produktivitas dan kolaborasi berbasis web, sehingga memungkinkan pengguna untuk bekerja sama dan berbagi informasi dengan mudah.

4. Dropox Business

Dropbox Business adalah layanan penyimpanan file dan berbagi kolaboratif yang memungkinkan tim untuk menyimpan, mengakses, dan berkolaborasi pada dokumen secara online.

Selain itu, aplikasi ini juga membantu untuk mengatasi kendala penyimpanan lokal dan memfasilitasi kerja tim yang efisien.

5. Canva

Canva adalah platform untuk menciptakan konten visual dan desain, seperti presentasi, logo, kartu, poster, dan mock-up.

Aplikasi ini dilengkapi dengan antarmuka drag dan drop, sehingga memudahkan penggunanya untuk membuat konten atau desain terbaiknya.

6. E-Office

E-Office adalah aplikasi persuratan online dari Sekawan Media yang dapat membantu mengelola surat dan dokumen resmi dalam instansi atau perusahaan secara sistematis.

Aplikasi ini dilengkapi dengan berbagai fitur, seperti surat masuk, surat keluar, template surat, disposisi, dan masih banyak lagi.

7. IAMS

IAMS adalah aplikasi audit internal dari Sekawan Media yang digunakan untuk membantu tim internal auditor untuk memeriksa dan menilai operasional, keuangan, akuntasi, SDM, dan seluruh kegiatan lain yang terjadi di perusahaan.

Berikut adalah penjelasan lengkap terkait SaaS beserta kelebihan, kekurangan, cara dan contoh aplikasinya. Seiring berjalannya waktu, Software as a Service telah menjadi solusi perangkat lunak yang vital bagi banyak organisasi dan aktivitas bisnis.

Sebagai sebuah model distribusi perangkat lunak, SaaS memang tergolong cukup efektif dan fleksibel dalam memberikan akses kepada penggunanya, khususnya untuk tujuan bisnis.

Pengguna dapat lebih leluasa berkomunikasi dengan berbagai perangkat lunak melalui koordinasi dari SaaS.

Dengan cara kerja yang mengandalkan komputasi cloud, akses melalui browser web seperti chrome, model berlangganan, dan pemeliharaan otomatis, SaaS menawarkan efisiensi, fleksibilitas, dan keamanan yang untuk mendukung kebutuhan bisnis modern. 

Sebagai dukungan dalam mengefisiensikan pekerjaan, Sekawan Media sebagai perusahaan yang bergerak dibidang IT menawarkan aplikasi E-Office untuk membantu sistem manajemen persuratan digital.

Selain mendapatkan efisiensi pekerjaan, Anda akan mendapatkan berbagai macam keuntungan dari aplikasi tersebut. Kunjungi website Sekawan Media untuk informasi selengkapnya sekarang juga!