SAP adalah: Definisi, Fungsi, 8 Modul, Jenis, Cara Kerjanya

SAP adalah sebuah platform perangkat lunak yang telah merevolusi banyak perusahaan di seluruh dunia.

Sistem ini terbukti sebagai alat yang sangat berguna bagi pengusaha yang baru memulai bisnis untuk mengelola berbagai kebutuhan perusahaan mereka.

Lantas, apa itu SAP? Mari kita telusuri penjelasan berikut untuk mendapatkan pemahaman yang lebih mendalam mengenai SAP dan bagaimana penerapannya dapat memberikan manfaat bagi bisnis Anda.

Apa itu SAP?

Kepanjangan SAP adalah System Application and Product in Data Processing, merupakan sebuah aplikasi yang dirancang untuk mengolah data dari berbagai sumber daya guna mendukung kebutuhan bisnis perusahaan.

Pertama-tama, sistem SAP merujuk pada sebuah perusahaan multinasional yang berbasis di Waldorf, Jerman. Perusahaan ini mengembangkan sistem SAP sebagai alat pengelolaan bisnis yang mendapat pengakuan secara global. 

Keberhasilan ini membuat aplikasi SAP menjadi terkenal dan digunakan oleh berbagai perusahaan dan lembaga, termasuk di Indonesia.

SAP adalah sistem yang memiliki komponen sumber daya utama yang terdiri dari modul keuangan, logistik, dan sumber daya manusia.

Masing-masing dari ketiga komponen tersebut dapat diperinci menjadi puluhan modul yang berbeda, menjadikan penggunaan SAP sebagai suatu keharusan bagi perusahaan.

Sejarah SAP

Segala sesuatu dapat terjadi atau tercipta pastinya karena ada sejarahnya. Lantas bagaimana sejarah SAP bisa tercipta? Sejarah dari SAP adalah sebagai berikut.

Perusahaan asal Jerman, SAP SE, meluncurkan produk pertamanya, SAP R/1, pada tahun 1972. Sistem ini memiliki arsitektur tingkat tunggal dan dilengkapi dengan moduul akuntansi keuangan. Selanjutnya, pada tahun 1979, perusahaan merilis SAP R/2, yang menggunakan arsitektur dua tingkat.

Sepanjang tahun 1980-an, perusahaan tersebut terus menambah fitur perangkat lunaknya dengan merilis berbagai add-on, termasuk modul manajemen sumber daya manusia.

Pada tahun 1992, SAP R/3 pun rilis, sebuah perangkat lunak dengang arsitektuk tiga tingkat yang menjadi menjadi rilis utama dan memperkenalkan antarmuka grafis yang konsisten serta arsitektur klien-server, yang memberikan skalabilitas dan kinerja yang lebih baik.

Versi ini juga menawarkan banyak opsi kustomissasi dan mendukung berbagai bahasa serta mata uang, membuatnya sangat diminati di dunia ERP yang sedang berkembang. Pada saat bersamaan, perusahaan juga mengumumkan strategi kemitraannya, yang berkembang seiring waktu untuk mencakup ekosistem vendor, pengembang, dan berbagai bisnis lainnya.

Pada tahun 2004, perusaan tersebut memperkenalkan ERP Central Compenent (ECC), yang menjadi cikal bagak penawaran inti perusahaan saat ini, SAP S/4HANA. ECC menawarkan manajemen kinerja perusahaan dan dapat disesuaikan lebih lanjut melalui berbagai modul spesifik tugas atau industri, menjadikannya solusi yang ideal bagi bisnis yang ingin mengelola proses kompleks dan menganalisis kinerja di seluruh saluran.

Pada tahun 2010, SAP perusaan meluncurkan SAP HANA, sebuah basis data multi-modal. Dua tahun kemudian, perusahaan beralih ke komputasi cloud dengan SAP HANA Cloud sebagai Platform-as-a-Service (PaaS).

Kemudian, pada tahun 2015, perusahaan tersebut merilis SAP S/4HANA, sebuah solusi bisnis modular yang memanfaatkan database in-memory HANA untuk pemrosesan yang lebih cepat, serta menawarkan fitur-fitur canggih seperti pembelajaran mesin dan kecerdasan buatan (AI).

Fungsi SAP

Terdapat beberapa fungsi dari SAP. Fungsi dari SAP adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan Pelayanan Pelanggan

Dengan menerapkan SAP dalam operasional perusahaan, informasi lengkap dari tahap pra-produksi hingga pascaproduksi dapat diakses. 

Inilah yang nantinya memberikan data konkret terkait tanggapan pelanggan, tren pasar, dan kondisi persaingan. 

Dengan demikian, perusahaan dapat mengambil langkah-langkah konkret untuk meningkatkan kualitas layanan pelanggan.

2. Efisiensi Pemantauan

Keuntungan besar lainnya yang dapat diperoleh melalui pemanfaatan SAP adalah efisiensi dalam pemantauan. 

Perusahaan dapat memonitor semua divisi menggunakan satu alat yang terintegrasi otomatis. Ini menjadi sangat menguntungkan, terutama bagi perusahaan besar dengan berbagai divisi yang berbeda.

3. Perencanaan Produksi yang Lebih Efisien

Manfaat lainnya adalah proses perencanaan produksi menjadi lebih efisien karena semua data sudah otomatis terdokumentasi.

4. Meningkatkan Kualitas Bisnis

Peningkatan mutu bisnis dapat dicapai dengan meningkatkan mutu informasi yang diperoleh dari pasar. SAP memiliki kemampuan untuk menyajikan informasi secara instan, memastikan keakuratan data yang tidak diragukan. 

Selain itu, SAP juga menyediakan alat analisis yang dapat digunakan untuk menginterpretasikan data yang diperoleh tersebut.

Manfaat SAP

Terdapat tiga manfaat utama yang dapat diperoleh dengan menerapkannya sebagai sistem manajeman perusahaan. Manfaat dari SAP adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan Kecepatan Bisnis

Dengan menggunakannya, perusahaan dapat merespon perubahan pasar dengan cepat. Hal ini sangatlah penting, karena setiap keputusan penting memerlukan data yang akurat.

2. Meningkatkan Konsistensi Aktivitas Bisnis

Sistem ini dapat memantau pelaksaan Standar Operasional Prosedur (SOP) dan membantu mengurangi kesalahan produksi yang disebabkan oleh faktor manusia.

3. Meningkatkan Kualitas Bisnis

Tidak hanya yang sudah di jelaskan sebelumnya, sistem ini juga dapat meningkatkan kualitas informasi yang diperoleh dari pasar dengan menyajikan data secara real-time, menjamin akurasi yang tinggi. Selain itu, sistem ini juga menyediakan alat analisis untuk memahami data yang dihasilkan.

8 Modul dalam SAP

Sebelum masuk ke penjelasan selanjutnya, kita singgung kembali tentang pengertian SAP. Jadi singkatnya SAP adalah sebuah aplikasi yang dirancang untuk mengolah data dari berbagai sumber guna mendukung kebutuhan bisnis.

Dalam perangkat lunak SAP ini, terdapat berbagai jenis modul yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan. Setap modulnya juga memiliki fungsi khusus yang dapat mendukung kelangsungan operasioanal perusahaan. 8 modul dari SAP adalah sebagai berikut:

1. FICO 

Modul pertama SAP adalah FICO adalah singkatan dari Finance and Control. Modul ini menggabungkan standar akuntansi, manajeman kas, ledger umum, dan konsolidasi, yang semuanya bertujuan untuk menghasilkan laporan keuangan.

Selain itu, akuntansii biaya dalam modul ini mencakup akuntansi pusat biaya, analisis keuntungan, dan elemen akuntansi biaya.

2. PP

Modul kedua SAP adalah PP. Kepanjangannya adalah Production Planning, yang merupakan modul yang populer digunakan. Modul SAP ini berfungsi untuk merencanakan dan mengendalikan proses manufaktur dalam suatu perusahaan.

Di dalamnya terdapat konfigurasi sistem yang komprehensif, data master, dan berbagai solusi untuk proses produksi perusahaan.

3. MM 

Modul ketiga SAP adalah MM atau Material Management merupakan modul yang dirancang untuk mendukung proses pembelian (procurement) dan manajemen inventaris. Modul ini dapat diintegrasikan dengan modul SAP lainnya seperti FICO, SD, QM, PP, dan lain-lainnya.

4. SD

Modul keempat SAP adalah SD atau Sales and Distribution memiliki tujuan untuk meningkatkan efisiensi serta aktivitas operasional yang berkaitan dengan pesanan pelanggan. Modul SAP ini juga dapat diintegrasikan dengan modul SAP lainnya seperti FICO, MM, dan PP.

5. HR

Modul kelima SAP adalah HR atau tepatnya Human Resources. Modul SAP ini berfungsi untuk mengintegrasikan semua proses di dalam departemen sumber daya manusia, mulai dari aplikasi, administrasi karyawan, manajemen waktu, dan masih banyak lagi.

6. CRM 

Modul keenam SAP adalah CRM yang banyak digunakan dalam sistem SAP, terutama dalam hubungannya dengan back-end sistem ERP. Modul SAP ini juga berkaitan dengan supply chain, business intelligence, implementasi lapangan, dan aspek lainnya.

Tujuannya adalah untuk memeberikan informasi yang lebih baik terkait pelanggan, serta membantu perusahaan memahami cara meningkatkan kepuasan konsumen. Selain itu, modul ini juga mendukung perbaikan kualitas layanan, penyelesaian masalah tepat waktu, dan peningkatan hubungan dengan pelanggan.

7. QM 

Modul ketujuh SAP adalah QM merupakan singkatan dari Quality Management. Modul ini digunakan untuk memeriksa kualitas dari berbagai proses dalam bidang logistik.

8. PS 

Modul terakhir SAP adalah PS atau Project System, yang memiliki fungsi untuk mengintegrasikan seluruh proses yang terkait dengan perencanaa, eksekusi, dan kontrol proyek dalam suatu perusahaan.

Jenis Perangkat Lunak SAP

Setelah mengetahui pengertian dan kepanjangan dari SAP, mari ketahui jenis perangkat lunak SAP. Jenis software SAP adalah sebagai berikut:

1. SAP Business Suite atau R/3

Produk utama dan pionir dari SAP adalah SAP R/3. Aplikasi sistem SAP Business Suite dikembangkan dengan program yang dapat disesuaikan sesuai kebutuhan pengguna dan menggunakan bahasa pemrograman ABAP.

SAP ini dapat memberikan dukungan kepada bisnis kecil dengan biaya yang terjangkau dan dalam waktu yang relatif singkat.

2. SAP All-in-One atau A1 (SAP IS)

SAP All-in-One merupakan turunan dari SAP R/3. Seperti pendahulunya, SAP ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengguna menggunakan bahasa pemrograman ABAP.

SAP ini juga dilengkapi dengan rangka kerja best practice yang dirancang khusus untuk bisnis skala menengah hingga besar.

3. SAP Business One atau B1

SAP B1 adalah produk ekonomis dari SAP. Modul SAP Business One dapat diterapkan di berbagai jenis perusahaan.

Keunggulan SAP Business One mencakup Add On Modul, waktu implementasi berkisar antara 3-6 bulan, dan dapat digunakan oleh perusahaan skala kecil dan menengah.

4. SAP S/4 HANA

SAP S/4 HANA adalah sistem ERP yang menggunakan HANA sebagai database utamanya. SAP ini dirancang secara khusus untuk beroperasi dengan memori HANA, sehingga tidak bisa dijalankan pada database lain.

Cara Kerja SAP

Selanjutnya, kita akan mengetahui tentang cara kerja SAP dan bagaimana aplikasi ini memberikan kontribusi besar dalam meningkatkan efisiensi operasional dan pengambilan keputusan di perusahaan.

Cara kerja SAP adalah sebagai berikut:

1. Struktur Basis Data Terpusat

Salah satu prinsip dasar dalam cara kerja SAP adalah adopsi struktur basis data terpusat. Hal ini berarti bahwa data dari berbagai departemen dan modul dalam perusahaan disimpan dalam satu basis data pusat. 

Dengan demikian, informasi dapat diakses dan dibagikan dengan mudah antar departemen, menghilangkan hambatan silo yang seringkali terjadi dalam organisasi tradisional.

2. Modul Terintegrasi

SAP terdiri dari berbagai modul yang masing-masing dirancang untuk menangani fungsi bisnis tertentu, seperti keuangan, produksi, dan sumber daya manusia.

Namun, kekuatan sejati SAP terletak pada kemampuannya untuk mengintegrasikan berbagai modul ini. 

Sebagai contoh, data yang dihasilkan oleh modul keuangan dapat langsung terhubung dengan modul logistik, memastikan konsistensi dan akurasi informasi di seluruh perusahaan.

3. Bahasa Pemrograman ABAP

SAP menggunakan bahasa pemrograman Advanced Business Application Programming (ABAP) sebagai tulang punggung dalam mengembangkan aplikasinya. 

Bahasa ini diciptakan khusus untuk membangun aplikasi bisnis yang dapat diintegrasikan dengan sistem SAP. Dengan ABAP, perusahaan dapat menyesuaikan fungsionalitas SAP sesuai dengan kebutuhan khusus mereka.

4. Pengelolaan Rantai Pasokan yang Efisien

Salah satu aspek kunci dalam cara kerja SAP adalah kemampuannya dalam mengelola rantai pasokan perusahaan. 

Dengan mengintegrasikan modul logistik dan produksi, SAP membantu perusahaan mengoptimalkan proses produksi, mengelola persediaan dengan lebih efisien, dan meningkatkan respons terhadap permintaan pasar.

5. Manajemen Keuangan Terintegrasi

SAP ERP (Enterprise Resource Planning) membawa manajemen keuangan perusahaan ke tingkat yang lebih tinggi. 

Dengan modul keuangan yang terintegrasi, perusahaan dapat memantau dan mengelola aspek keuangan mereka dengan lebih akurat. 

Dari pengelolaan akuntansi hingga pelaporan pajak, SAP membantu perusahaan menjaga keuangan mereka dalam kondisi optimal.

6. Manajemen Kontrol

Sebagai modul terakhir, manajemen kontrol bertugas mengawasi dan memantau segala aktivitas serta mengelola data di setiap divisi yang ada.

Itulah dia penjelasan lengkap terkait SAP beserta fungsi, jenis, dan cara kerjanya. Intinya, SAP adalah pilar dalam transformasi digital perusahaan modern. 

Dengan menyediakan solusi terintegrasi untuk manajemen bisnis, SAP membantu meningkatkan efisiensi, meningkatkan visibilitas, dan merampingkan proses operasional. 

Meskipun tantangan implementasi dapat muncul, manfaat jangka panjangnya membuat SAP menjadi pilihan utama bagi perusahaan yang ingin tetap kompetitif dalam era digital ini. 

Dengan terus berinovasi dan beradaptasi dengan perubahan, SAP tetap menjadi kekuatan yang mendorong efisiensi dan produktivitas dalam dunia bisnis global. Oleh karena itu, terdapat berbagai manfaat dan efisiensi jika Anda beralih menggunakan perangkat lunak.

Sekawan Media menyediakan aplikasi Supply Chain Management untuk aktivitas dalam bisnis mulai dari proses perencanaan, pengendalian, implementasi jalannya arus produk, dan proses distribusi.

Jika Anda menggunakan aplikasi ini, Anda akan mendapatkan berbagai keuntungan apabila perusahaan menerapkan supply chain management.

Aplikasi Supply Chain Management dari Sekawan Media dapat menjadi solusi dari segala permasalahan pada perusahaan terkait dengan efisiensi dan ekfektivitas perusahaan dalam pengelolaan sumber daya yang lebih tersistem.

Selain itu, Sekawan Media juga mengembangkan Software Manufaktur atau Sistem Informasi Production Management dengan aplikasi berbasis website yang sudah berintegritas.

Oleh karena itu, segera kunjungi website kami untuk informasi terkait aplikasi Supply Chain Management dan Manukfatur sekarang juga!