Sistem ERP adalah salah satu jenis sistem informasi yang banyak digunakan oleh beberapa perusahaan IT dan startup untuk mengembangkan dan mengelola proses bisnis secara tepat seperti pengelolaan dalam produksi, proyek, SDM, hingga pada pengelolaan keungan.
Tentunya, bagi yang belum mengetahui atau sedang merintis bisnis startup IT di Indonesia, Anda perlu mencoba menerapkan sistem ERP sini. Berikut kami akan menjelaskan beberapa hal yang berkaitan dengan ERP system.
Apa itu Sistem ERP?
Sebelum masuk pada pembahasan mengenai cara kerja dan fungsi dari ERP sendiri, pertama kita harus mengetahui apa itu ERP.
Enterprise Resource Planning atau ERP adalah sistem perangkat lunak modular yang dibangun untuk mengintegrasikan fungsi utama dalam proses bisnis suatu perusahaan ke dalam sebuah sistem yang terpusat dan terpadu.
Tujuan utama dari adanya sistem ini adalah agar segala macam aktivitas kerja bisnis dapat termonitoring dengan baik dan tersistem.
Tujuan Penerapan ERP
Beberapa urgensi tujuan penerapan aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan adalah:
1. Optimasi Kinerja
Dengan solusi yang ditawarkan akibat integrasi nya dengan Artificial Intelligence (AI), Akses para pekerja dalam setiap bisnis memudahkan mereka untuk mengambil kesimpulan dan keputusan tepat dalam menyelesaikan permasalahan tugas.
Hal ini tentu dapat meningkatkan serta mengoptimalkan kinerja perusahaan.
2. Meningkatkan Dampak Operasional
Dengan mengkoneksikan proses uraian data sumber daya perusahaan dalam satu pusat, hal ini akan membawa dampak pada kinerja operasional perusahaan.
Koneksi proses dan data tersebut mampu meningkatkan transparansi data serta fleksibilitas untuk membantu pekerja dalam menghantarkan nilai perusahaan dalam dunia bisnis.
3. Meningkatkan Agilitas Bisnis
Berbagai solusi yang ditawarkan dalam fitur Enterprise Resource Planning dikembangkan untuk memudahkan adaptasi akan kebutuhan yang terus berkembang seiring dengan proses aktivitas perusahaan.
Agilitas bisnis merujuk pada bagaimana perusahaan aktif dalam melakukan perencanaan pengadaan dan sedia merespon berbagai disrupsi operasional atau perubahan market bisnis.
Jenis ERP
Berikut beberapa jenis sistem aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan, di antaranya:
1. On Premise
Sistem aplikasi yang diciptakan untuk perusahaan secara umum, baik yang skalanya besar maupun kecil. Aplikasi ini juga dipakai secara langsung di perangkat perusahaan.
2. Open Source
Dengan jenis aplikasi ini, perusahaan dapat menyesuaikan app dengan tempat kerja. Aplikasi ini memungkinkan perusahaan untuk melakukan pemerikasaan, modifikasi, dan peningkatkan kode sumber aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan.
3. Berbasis Cloud
Pada perusahaan dengan skala besar, jenis aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan ini cocok dipakai. Jenis ini tersedia melalui hosting service.
4. Hybrid
Sistem aplikasi ini menggabungkan penyebaran on-premise pun berbasis Cloud.
Macam-Macam Tingkatan Sistem ERP
Di dalam ERP system terbagi menjadi beberapa tingkatan berdasarkan ukuran sebuah perusahaan. Berikut merupakan macam-macam kategori tingkatan sistem ERP:
1. ERP Tier I
Pertama, tingkata sistem ERP adalah untuk mendukung perusahaan berskala global dan menangani urusan internasional, seperti bidang keuangan, administrasi, manajemen, akuntansi, ekonomi, dan lain sebagainya.
2. ERP Government Tier I
Tingkat ERP goverment I mendukung agensi pemerintahan skala besar. Sehingga, mendukung vendor di tingkat pemerintah pusat seperti SDM, Akuntansi dan pengadaan pemerintah.
3. ERP Tier II
Selanjutnya, masuk pada tingkat perusahaan berskala nasional yang mengembangkan produk untuk kebutuhan suatu wilayah/daerah di dalam negara tertentu.
4. ERP Government Tier II
Selanjutnya, pada tingkat berikutnya masuk ke dalam pemerintahan, tetapi lebih berfokus pada peningkatan beberapa produk dan instalasi daerah atau bersifat lokal.
5. ERP Tier III
Pada tingkatan ketiga, termasuk kedalam tingkatan untuk perusahaan dengan skala menengah. Biasanya perusahaan ini merupakan perusahaan rintisan seperti software house lokal yang masih bisa berkembang lagi.
6. ERP Tier IV
Untuk tingkatan akhir, dikhususkan untuk perusahaan berskala kecil, dan biasanya sering tidak diperhatikan sebagai sistem ERP oleh profesional TI.
Baca juga: Sistem Informasi Manajemen: Arti, Fungsi, Tahapan, & Contoh
Fungsi Sistem ERP
Terdapat beberapa fungsi dari penerapan Enterprise Resource Planning untuk kebutuhan bisnis perusahaan, terutama dalam bidang IT. Berikut merupakan beberapa fungsi dari Software ERP:
1. Membantu Proses Kolaborasi
Dengan menggunakan sistem tersebut, akan membantu proses kerja bisnis perusahaan Anda semakin lebih efektif dan efisien. Setiap tim atau departemen dapat menjalankan tugas dan masukan dari client.
2. Dapat Meningkatkan Performa Bisnis Anda
Produk yang berkualitas dan terjamin dapat meningkatkan performa bisnis perusahaan. Bagi perusahaan IT, mengembangkan aplikasi yang memiliki performa dan tampilan yang menarik merupakan suatu pencapaian yang luar biasa.
Namun, perlu juga diketahui bahwa kebutuhan akan bisnis untuk meningkatkan keuntungan juga diperlukan.
3. Meningkatkan Sistem Keamanan Data
Tentu saja, Anda juga tidak menginginkan apabila aplikasi atau produk yang telah dirilis mengalami peretasan secara ilegal.
Dengan menggunakan ERP system, mampu untuk menganalisis dan mempertimbangkan beberapa fitur sistem keamanan untuk melindungi informasi yang bersifat personal atau data perusahaan.
4. Mengurangi Biaya Operasional Perusahaan
Salah satu fungsi ERP adalah dengan menerapkan sistem ini, biaya operasional perusahaan juga berkurang. Karena, dalam menerapkan ERP Software, setiap kebutuhan akan layanan aplikasi atau konten.
5. Membuat Proses Perencanaan Bisnis yang Lebih Akurat dan Tepat
Seiring berkembangnya teknologi terkini, proses perencanaan bisnis sangat diperhatikan, supaya tingkat traffic yang diberikan dapat meningkat. Penerapan sistem ERP terbukti cukup efektif untuk menangani perencanaan bisnis pada perusahaan IT.
Baca juga: Software Development dan Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Manfaat Sistem ERP
ERP system adalah salah satu sistem informasi yang memberi banyak kemudahaan dalam pengelolaan proses bisnis secara cepat. Salah satu manfaat dari menggunakan sistem erp adalah dapat mempercepat proses pengembangan perangkat dan manajemen data.
Berikut merupakan penjelasan mengenai beberapa manfaat dari sistem ERP:
1. Dapat Mengintegrasikan Data Keuangan
Ketika perusahaan bergerak pada bidang keuangan, tentu laporan data terkait administrasi akan sangat rumit untuk dikerjakan. Namun, dengan mengintegrasikan kebutuhan aplikasi ERP akan memudahkan dalam pencarian data karena database yang sudah terpusat dan update.
2. Mempercepat Proses Pengembangan Perangkat Lunak
Kemudian, manfaat dari ERP adalah proses pengembangan aplikasi dapat dilakukan dengan baik dan cepat. Sistem ini memiliki keunggulan dalam proses perencanaan yang tepat sehingga mampu untuk bersaing dengan perusahaan atau kompetitor lain.
3. Memanajemen Akun dan Data Pelanggan
Kebutuhan akan data selalu meningkat sehingga perlu adanya manajemen sistem yang baik dan terpadu. Salah satu cara yang sering digunakan saat ini adalah dengan menerapkan konsep ERP pada perusahaan atau startup IT.
Proses pengelolaan data dan informasi terkait pelanggan akan membutuhkan waktu yang cukup lama apabila tidak dibarengi dengan sistem perancangan basis data yang tepat.
4. Mengelola Kebutuhan Human & Resource (HR)
Perlu adanya sistem atau pihak yang berkaitan dengan proses pengelolaan manusia dan sumber daya perusahaan.
Dengan menggunakan sistem ini, diharapkan mampu untuk membantu tugas dari seorang HR dalam memonitoring segala aktivitas yang berhubungan dengan perusahaan.
5. Membuat Berbagai Laporan dengan Tepat dan Terpusat
Setelah berhasil merilis dan menciptakan produk layanan terbaru, manfaat yang terakhir adalah dapat membantu untuk membuat sebuah laporan dengan waktu pengerjaan yang lebih cepat dan efisien.
Cara Kerja Sistem ERP
Cara kerja ERP adalah mengotomatisasi seluruh proses bisnis dalam database yang terpusat. Sistem ini juga dapat mengetahui data-data berupa waktu pengiriman, tingkat inventaris, dan faktor lainnya.
Contoh dari cara kerja sistem ini adalah ketika menerima pesanan dari konsumen, ERP secara otomatis akan mengirimkan informasi pada pusat distribusi untuk memenuhi pesanan dengan tepat waktu.
Sistem ini memberi kemungkinan data dari berbagai sistem dapat dibagi dan diakses oleh semua orang dalam satu sistem.
Fitur Penting dalam Sistem ERP
Sistem ERP memiliki berbagai fitur penting yang bertujuan untuk memastikan sistem bisa memenuhi kebutuhan bisnis secara komprehensif.
Fitur ERP adalah salah satu aspek penting dalam kebutuhan bisnis karena dapat membantu mengintegrasikan dan mengelola bisnis secara menyeluruh dan tepat.
Berikut fitur penting dalam sistem ERP:
1. Integrasi data
Fitur pertama, mengungkapkan bahwa ERP mempunyai kemampuan untuk mengintegrasikan data. Data ini berasal dari berbagai departemen menjadi satu basis data terpusat.
Melalui basis tersebut, memudahkan bisnis untuk mengontrol semua data yang digunakan, sehingga akses informasi juga lebih akurat dan tepat.
2. Manajemen keuangan
Fitur penting kedua sistem ERP adalah untuk membantu mengelola keuangan atau akuntansi bisnis. Sebab, keuangan menjadi hal yang riskan dalam sebuah bisnis karena berkaitan dengan keberlanjutan usaha.
Fitur ini mencakup manajemen akun, pembayaran, pencatatan transaksi, pelaporan keuangan, hingga pajak usahanya. Melalui fitu ini, dapat membantu mengelola keuangan lebih efektif.
3. Analisis dan pelaporan
Selanjutnya, sistem ERP diklaim mempunyai kemampuan untuk menganalisis data bisnis dan menghasilkan laporan yang informatif serta terperinci tentang kinerja perusahaan.
Dengan demikian, dapat membantu manajemen perusahaan untuk menganalisis dan mengidentifikasi tren, membuat keputusan lebih baik, serta merencanakan strategi lebih efektif.
Contoh Sistem ERP
Berikut ini merupakan contoh sistem ERP terbaik di Indonesia untuk menambah wawasan Anda mengenai implementasi dari Enterprise Resource Planning.
1. SAP
Aplikasi ini sering digunakan pada perusahaan besar di dunia. Aplikasi ini membantu untuk melacak dan mengelola data pelanggan hingga jam kerja karyawan.
2. Odoo ERP
Program ini mengemas fitur penjualan, akuntasi, point of sales, investaris, dan fitur lainnya dalam unit yang terintegrasi.
3. Oracle E–Business
Aplikasi ini dapat menunjukkan data secara real time dengan indikator grafis. Oracle juga menyediakan pendekatan Cloud yang lengkap serta menyeluruh.
4. ECount ERP
Sistem ini dapat mengintegrasikan berbagai fungsi akuntasi mulai dari faktur, sistem penggajian, manajemen pembelian, anggaran, manufaktur, dan fungsi akuntasi lainnya.
5. FinancialForce ERP
Aplikasi ini menonjolkan sistem pengelolaan keuangan dan customer. Sistem ini juga terintegrasi dnegan CRM Salesforce.
6. WorkWise ERP
Aplikasi ini mendukung beberapa jenis manufaktur, yaitu make to order (MTO), engineer to order (ETO), configure to order (CTO), dan mixed mode yang membantu perusahaan membuat keputusan.
7. ERP Next
Modul utama dari aplikasi ini adalah akuntasi, CRM, penjualan, pembelian, situs web, dan e-commerce, manufaktur, gudang, manajemen, proyek, dan inventaris.
8. NetSuite ERP
Aplikasi ini menawarkan interface yang intuitif dan fungsionalitas untuk membantu bisnis dalam mengelola keuangan, operasi, dan data. Brightpearl akan menjaga pembaruan data penjualan secara berkala dan real time.
9. Brightpearl
Aplikasi ini memiliki kelebihan dapat terintegrasi dengan platform toko online, seperti Amazon, Shopify, E-Bay, dan lain sebagainya.
10. Deltek Vision
Deltek Vision adalah sistem yang berbasis untuk cloud atau on-premise. Sistem ini menawarkan manajemen proyek, sumber daya, akuntasi proyek, pengembangan bisnis, manajemen waktu dan biaya, serta fitur lainnya.
Kesimpulan
Sistem ERP adalah sistem perangkat lunak yang dirancang untuk membantu kebutuhan proses bisnis perusahaan menggunakan sebuah sistem yang terpusat. Terdapat beberapa jenis tingkatan ERP yang dikelompokkan berdasarkan volume perusahaan.
Tujuan dari adanya aplikasi ERP adalah agar proses bisnis yang dijalankan dapat berjalan dengan efektif, efisien, tepat guna, dan dapat mengurangi biaya pengeluaran dana atau sumber daya suatu perusahaan.
Manfaat ERP adalah dapat digunakan untuk bidang keuangan, manajemen, administrasi, dan bidang yang lainnya.
Sekawan Media merupakan software house di Indonesia yang bergerak di bidang jasa pembuatan aplikasi mulai dari skala kecil hingga skala enterprise. Cek segera portofolio yang telah kami kerjakan.
