Karakteristik, Contoh, dan Model Sistem Informasi Eksekutif

Sistem informasi telah menjadi bagian penting dalam perkembangan teknologi di era industri 4.0 dan saat ini telah masuk pada era society 5.0. Kebutuhan akan perangkat lunak menjadi salah satu pertimbangan besar untuk dapat membantu setiap pekerjaan dan aktivitas manusia agar lebih fleksibel dan tepat sasaran. Salah satu contoh produk yang sering dikembangkan adalah sistem informasi eksekutif.

Dimana, pengembangan sistem informasi tersebut ditujukan untuk berbagai kebutuhan, baik dari sisi manajemen, hingga hal teknis yang dapat dikelola secara sistematis. Pada artikel kali ini, kami akan membahas beberapa hal yang berkaitan dengan sejarah perkembangan, karakteristik, komponen, contoh, kelebihan, dan kekurangan dari sistem tersebut.

Pengertian Sistem Informasi Eksekutif

Sistem Informasi Eksekutif (SIE) atau dalam bahasa Inggris disebut juga dengan Executive Information System (EIS) merupakan salah satu sistem informasi manajemen yang berfungsi untuk memudahkan pembuatan keputusan yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif senior.

Kemudian, sistem ini juga memberikan berbagai kemudahan dan akses informasi, baik dari dalam maupun luar yang masih relevan dengan tujuan atau objective sebuah perusahaan. Proses pertimbangan dapat dilaksanakan sebagai bentuk representatif dari Sistem Pendukung Keputusan (SPK).

Sejarah Executive Information System

Sejarah awal dari perkembangan EIS dimulai dari program dasar yang dijalankan pada komputer kerangka utama. Tujuan utama dari pembuatan tersebut adalah untuk memaketkan data perusahaan serta menyediakan data statistik terkait riset pasar untuk membuat keputusan yang paling tepat.

Pada dasarnya, EIS sendiri hanya berfokus untuk menyediakan data yang dapat mendukung tingkat pengambilan keputusan eksekutif. Jadi, data yang dimasukkan ke dalam sistem perlu mendapatkan otentikasi dan mendapat proses filterisasi informasi perusahaan.

Komponen Sistem Informasi Eksekutif

Komponen apa saja yang menjadi penyusun utama pada sistem informasi eksekutif? Terdapat empat komponen utama, diantaranya adalah sebagai berikut.

1. Perangkat Keras (Hardware)

Pada perangkat keras, terdapat empat komponen yang dibutuhkan, yaitu perangkat input, unit pemroses sentral, file penyimpan data, serta perangkat output. Selain itu, hardware juga mendapat dukungan penuh dari LAN (Local Area Network) untuk beberapa produk EIS pada jaringan workstation yang tersedia.

2. Perangkat Lunak (Software)

Untuk perangkat lunak sendiri juga tersusun atas empat komponen penting, yaitu teks, database (basis data), visual graphics, dan basis model dari SIE. Yang mana, software sangat berperan penting dalam proses mengintegrasikan data ke dalam sebuah sistem.

3. Antarmuka Pengguna (User Interface)

Fungsi utama dari penerapan SIE ini adalah untuk mengambil data yang relevan untuk dapat mengambil keputusan seefektif mungkin. Sehingga, antarmuka pengguna atau sering disebut dengan UI akan sangat berguna pada tahap development. 

4. Telekomunikasi

Komponen yang terakhir adalah telekomunikasi, dimana berperan penting untuk mengelola sistem informasi berbasis jaringan untuk membuat struktur jaringan yang andal. 

Karakteristik Sistem Informasi Eksekutif

Setelah mempelajari beberapa hal yang berkaitan dengan komponen penyusunnya, EIS juga mempunyai karakteristik yang unik. Berikut ini adalah beberapa macam karakteristik dari penerapan sistem informasi eksekutif.

1. Drill Down

Karakteristik dari drill down sendiri merupakan kumpulan poin dan pas setiap poinnya, tersedia penjelasan secara detail mengenai deskripsi lengkapnya.

2. Faktor Pendukung Keberhasilan

Segala bentuk informasi harus menjadi bahan pertimbangan khusus untuk dapat mencapai visi dan misi sebuah perusahaan. Pertimbangan tersebut meliputi strategi operasional dari perusahaan yang meliputi aspek lingkungan, industri, dan organisasi.

3. Akses Status

Setiap informasi harus mudah untuk diakses kapan saja, serta terdapat notifikasi khusus. Sehingga, seorang pimpinan eksekutif mampu bekerja secara optimal, baik di dalam lingkungan internal perusahaan maupun eksternal.

4. Analisa Personal

Sebuah sistem informasi harus dapat menganalisis berbagai faktor yang berkaitan dengan kreativitas. Pimpinan eksekutif harus dapat menentukan prioritas kebutuhan berkaitan dengan pengelolaan basis data dan aplikasi pemrograman yang akan dikembangkan dalam bentuk luaran berupa produk perangkat lunak.

5. Komunikasi

Seluruh tim, baik dari divisi manajemen, operasional, dan teknis harus dapat berkomunikasi dengan baik bersama pimpinan eksekutif. Sehingga, lingkungan kerja akan menjadi lebih nyaman, kondusif, serta dapat meningkatkan produktivitas kerja, khususnya bagi departemen manajemen.

6. Navigasi Informasi

Sebuah sistem informasi harus bisa mengelola dan mengakses berbagai data, mulai dari yang berukuran kecil, hingga besar.

7. Penggunaan Variasi Media

Untuk karakteristik yang satu ini bersifat opsional atau tambahan saja. Tujuan utamanya adalah untuk mempermudah pengguna dalam mengakses EIS dan memudahkan akses kontrol user dengan tampilan yang lebih interaktif dan dinamis.

8. Laporan Pengecualian

Karakter yang terakhir mengacu pada konsep manajemen dengan standar penyimpanan. Hal tersebut diasumsikan berdasarkan faktor perbandingan (komparasi) antara target kinerja dengan kondisi nyata di lapangan. Sehingga, nantinya pimpinan eksekutif dapat menentukan pilihan performa terbaik untuk perkembangan bisnis kedepannya.

Kelebihan dari EIS

Berikut ini merupakan keuntungan dari penggunaan sistem informasi eksekutif, yaitu:

• Fase penggunaan yang mudah untuk dikelola oleh pimpinan eksekutif tingkat tinggi.
• Informasi yang tersedia dapat lebih mudah dipahami oleh stakeholders.
• Meningkatkan informasi pada sistem pelacakan.
• Penerapan EIS menawarkan tingkat efisiensi untuk mengambil keputusan yang tepat.
• Sistem ini menyediakan pengiriman informasi tepat waktu, sehingga tim manajemen dapat menentukan pengambilan keputusan secepat mungkin.

Kelemahan dari EIS

Setelah mengetahui kelebihan dari EIS, selanjutnya anda perlu memahami kelemahan apa saja yang dimiliki oleh executive information system.

• Sangat bergantung dengan dukungan sistem.
• Informasi dapat sangat berlebihan untuk beberapa pimpinan eksekutif.
• Memiliki biaya operasional yang cukup tinggi.
• Sistem dapat menjadi lebih lambat, dikarenakan terdapat penambahan fitur yang kompleks, sehingga menyebabkan aplikasi sulit dikelola.

Aplikasi Sistem Informasi Eksekutif

Sistem informasi eksekutif memiliki banyak perbedaan dengan sistem informasi yang bersifat konvensional. Dimana, EIS mampu membedakan antara data yang penting dengan kurang penting. 

Serta, mampu melacak kunci penting yang dibutuhkan oleh pimpinan eksekutif untuk kebutuhan manajemen dan bisnis perusahaan. Beberapa penerapannya dapat diimplementasikan pada segmen berikut ini.

1. Keuangan

EIS mampu mengintegrasikan proses perencanaan anggaran dengan sistem pelaporan kinerja yang sangat membantu dalam membiayai eksekutif.  Sistem informasi ini juga berfokus untuk meningkatkan kinerja pada sisi akuntabilitas, keuangan, serta meningkatkan kualitas informasi yang akan disajikan.

2. Manufaktur

Aplikasi yang kedua berhubungan dengan dunia bisnis manufaktur. Dimana, saat ini masuk pada era transformasi bahan baku menjadi bahan jadi yang siap untuk dijual kepada masyarakat. Sistem informasi eksekutif berperan penting dalam mengatur kontrol operasional bisnis agar tetap searah dengan tujuan bisnis anda.

3. Pemasaran

Eksekutif pemasaran bertugas untuk mengelola sumber pemasaran untuk membantu bisnis dalam jangka waktu yang lama. EIS sendiri juga menyediakan prediksi (forecast) terkait data penjualan dan penawaran harga produk, untuk mengevaluasi harga yang sesuai.

Kesimpulan

Sistem informasi eksekutif merupakan salah satu sistem yang digunakan untuk membantu kegiatan manusia menjadi lebih fleksibel dan mampu memberikan keputusan dalam proses pengambilan keputusan yang dibutuhkan oleh tim eksekutif. Komponen utama dari sistem ini terdiri dari hardware, software, basis data, dan user interface. Aplikasi SIE mampu membantu pekerjaan dalam bidang keuangan, manufaktur, dan pemasaran.