Sistem Informasi Manajemen: Arti, Fungsi, Tahapan, & Contoh

Seiring dengan perkembangan teknologi, sistem informasi manajemen sangat dibutuhkan untuk membantu kegiatan bisnis agar tetap berjalan dengan baik. Hampir setiap bidang membutuhkan sistem yang dapat mengontrol dan mengurus informasi dengan baik dan rapi.

Tujuan dari pembuatan sistem informasi manajemen adalah untuk membantu aktivitas bisnis dan pekerjaan manusia agar lebih terstruktur. Hal tersebut tentunya berhubungan dengan transformasi digital dalam berbagai bidang industri startup. Simak selengkapnya pada informasi di bawah ini untuk mendapatkan insight baru seputar dunia teknologi.

Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen adalah sekelompok atau sekumpulan proses dimana data dapat diolah, dianalisis, dan ditampilkan agar data tersebut menjadi berguna untuk kebutuhan pengambilan suatu keputusan. Sistem ini merupakan alat yang sangat berguna untuk menunjang dan mengendalikan operasi perusahaan. 

Tujuan utama dari sistem informasi manajemen adalah untuk mengumpulkan dan mengatur semua data dari berbagai tingkat perusahaan, meringkas, kemudian memfasilitasi dan meningkatkan kualitas dari pengambilan keputusan untuk meningkatkan produktivitas dan profitabilitas sebuah perusahaan. 

Sistem ini berbasis komputer dan dapat berupa lembar excel atau platform yang lebih kompleks. Selain itu data dapat diakses dan diolah secara internal maupun eksternal. Sehingga, sistem informasi yang digunakan lebih efisien dan produktif. 

Selain itu, para ahli juga berpendapat mengenai pengertian dari sistem informasi manajemen. Berikut merupakan pendapat dari beberapa para ahli tentang sistem Informasi manajemen (SIM):

a. Davis

Menurut Davis, sistem informasi manajemen adalah sistem terintegrasi yang digunakan dalam penyajian informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan di sebuah organisasi.

b. Moekijat

Menurut Moekijat, sistem informasi manajemen adalah jaringan pengolah data dari sebuah organisasi dan diperlukan untuk memberikan data yang bersifat intern maupun ekstern sebagai dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Fungsi Sistem Informasi Manajemen pada Bisnis

Sistem ini sangat dibutuhkan karena memiliki tingkat kompleksitas tinggi dalam organisasi bisnis. Apabila tidak memiliki informasi yang tepat, maka tidak akan ada organisasi maupun bisnis yang dapat mengambil sebuah keputusan dengan baik.

Setiap pengambilan keputusan dari bisnis maupun organisasi harus berdasarkan informasi yang relevan dan telah terverifikasi. Jika tidak memiliki informasi yang relevan maupun terverifikasi, maka bisnis yang Anda jalankan dapat mengalami kerugian yang besar dan produktivitas akan menurun.

Berikut merupakan beberapa fungsi dari sistem informasi manajemen pada bisnis:

1. Membantu dalam Proses Pengambilan Keputusan

Sebuah sistem informasi manajemen tentu harus berdasarkan informasi yang relevan dan dari sumber yang valid. Informasi tersebut haruslah mengandung sebuah fakta agar proses pengambilan keputusan berjalan dengan baik.

Dengan adanya sistem informasi manajemen dalam bisnis Anda, maka pengambilan keputusan akan lebih mudah dan terstruktur dengan baik. 

Salah satu jenis SIM adalah Sistem Pendukung Keputusan. Sistem ini sendiri dapat anda gunakan dalam membuat keputusan untuk bisnis anda.

2. Membantu Menemukan Solusi dari Permasalahan Bisnis

Seperti yang telah diketahui, sistem ini akan memberikan informasi yang relevan dalam setiap aspek kegiatan. Apabila terdapat kesalahan pada manajemen, maka informasi pada sistem informasi manajemen akan memberikan solusi pada permasalahan tersebut.

3. Membantu dalam Membandingkan Kinerja Bisnis

Di dalam sistem ini juga menyimpan history data dan menyimpan data dalam sebuah basis data (database). Sehingga pada sistem informasi manajemen dapat membandingkan kinerja bisnis anda dengan lebih mudah dan cepat. 

4. Membantu Koordinasi antar Departemen

Terkadang, di beberapa perusahaan bisnis memiliki beberapa departemen dan menjalankan tugas masing-masing sehingga perlu adanya sebuah sistem yang dapat mengkoordinasikan tiap departemen dengan baik. Sistem informasi manajemen disini, memiliki kemampuan untuk membantu koordinasi masing-masing departemen. 

Pertukaran informasi menjadi lebih baik dan cepat dengan manajemen yang terstruktur. Hubungan yang sehat akan terbentuk pada setiap orang dalam departemen satu dengan departemen yang lain dalam pertukaran informasi. Hal tersebut berkaitan dengan pentingnya sistem integrasi dalam sebuah perusahaan.

Tahapan Proses Manajemen

Proses manajemen memiliki beberapa tahapan yang dapat didefinisikan sebagai berikut:

1. Perencanaan

Proses yang pertama merupakan tahap formulasi yang disusun secara terperinci untuk mencapai tujuan akhir dan termasuk ke dalam aktivitas manajemen. Tahapan dari perencanaan memiliki persyaratan untuk menetapkan tujuan dan mengidentifikasi metode untuk mencapai sebuah tujuan (objective).

2. Pengendalian

Tahap yang kedua masuk ke dalam proses pengendalian, dimana setelah rencana berhasil dibuat, selanjutnya masuk pada proses implementasi rencana tersebut. Peran dari manajer dan karyawan adalah memonitoring pelaksanaannya supaya berjalan dengan lancar dan semestinya.

Berkaitan dengan hal ini, sebuah perusahaan tentunya membutuhkan seorang Quality Control dengan upaya menguji dan mengatur kualitas produk yang telah perusahaan ciptakan.

3. Pengambilan Keputusan

Tahapan yang terakhir, akan dilakukan proses pemilihan diantara berbagai berbagai alternatif pilihan. Fungsi dari manajerial berperan sebagai penghubung antara proses perencanaan dan pengendalian. Seorang manajer harus bisa antara tujuan serta metode untuk melaksanakan tujuan tersebut. 

Komponen Sistem Informasi Manajemen

Sebuah sistem informasi manajemen perlu dibangun dengan beberapa komponen yang saling berkaitan dan memiliki pengaruh terhadap informasi satu dengan informasi yang lain. Perancangan sistem informasi manajemen yang baik melibatkan komponen berikut:

1. Manusia

Dalam sebuah sistem informasi manajemen, manusia merupakan peranan yang sangat penting. Peran dari manusia sendiri adalah merancang, mengolah, mengoperasikan, membangun, dan menggunakan sistem tersebut. 

Sehingga informasi yang dihasilkan pada sistem informasi manajemen akan memberi manfaat bagi manusia dan bisnis yang dijalankan. Sumber daya manusia sangat diperlukan agar terciptanya sebuah sistem yang berjalan dengan baik dan semestinya.  

2. Informasi

Sistem informasi manajemen dibuat oleh manusia untuk menghasilkan informasi dari data yang bersifat mentah sehingga menjadi data yang dapat diolah dan dapat berguna bagi bisnis. Informasi yang berguna disini adalah informasi yang relevan, dapat dibandingkan, memiliki akurasi tinggi, tepat waktu, dan dapat dipertanggungjawabkan. 

Informasi yang telah memenuhi syarat diatas, akan memberikan manfaat yang besar bagi manusia serta bisnis yang dijalankan. Pengolahan data dan informasi akan lebih mudah dan teruji apabila dalam bisnis yang dikembangkan menggunakan sistem informasi manajemen yang tepat. 

3. Sistem

Sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem besar dimana terbentuk dari beberapa subsistem yang berbeda tugasnya, tetapi saling terhubung dan terintegrasi.

Subsistem dalam sistem informasi manajemen bertugas untuk mengumpulkan, mengolah, dan menyempurnakan data sehingga menghasilkan sebuah informasi. 

4. Organisasi Manajemen

Setiap usaha dan bisnis membentuk organisasi manajemen untuk mencapai tujuan dari usaha dan bisnisnya. Fungsi dari organisasi manajemen sendiri adalah untuk mengorganisir, melaksanakan, merencanakan, dan mengontrol operasional perusahaan atau organisasi. 

5. Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan dapat diambil apabila bisnis tersebut memiliki informasi yang relevan dan dapat dipertanggungjawabkan. Seorang pebisnis maupun pengusaha tidak dapat mengambil keputusan dengan baik apabila tidak adanya sistem informasi manajemen sebagai wadah untuk mengelola informasi.

Dapat dikatakan bahwa dasar pertimbangan untuk mengambil sebuah keputusan adalah menggunakan sistem informasi manajemen. Selain itu, informasi juga harus bersifat relevan dan mengandung fakta serta tidak ada unsur rekayasa. 

Jenis Laporan yang Dihasilkan

Pada umumnya, sistem informasi manajemen digunakan untuk menyimpan data dan membuat laporan yang akan digunakan oleh profesional bisnis sebagai analisis dan membuat keputusan.

Berikut setidaknya terdapat tiga jenis laporan yang dihasilkan dari sistem informasi manajemen:

1. Real-Time

Jenis laporan yang pertama berupa real-time atau dapat diartikan bahwa laporan tersebut dapat dimonitoring secara langsung. Laporan jenis ini biasanya digunakan dalam bisnis untuk melihat setiap perubahan pada informasi secara langsung serta tidak ada batasan waktu. 

Seperti halnya, seorang kepada customer service yang memonitoring lonjakan volume panggilan sehingga dapat menyelesaikan permasalahan tersebut secepatnya. Dengan laporan jenis real-time ini juga dapat meningkatkan produktivitas dari bisnis yang anda jalankan. 

2. Ad-Hoc

Laporan ini hanya dibuat satu kali oleh pengguna untuk menjawab pertanyaan. Jika laporan tersebut berguna, maka anda dapat mengubah laporan tersebut menjadi laporan terjadwal. 

Laporan jenis ini hanya bisa digunakan sekali dan berfungsi untuk membuat laporan dalam jangka waktu yang pendek. Di dalam sebuah bisnis dibutuhkan sistem yang dapat mengelola laporan secara cepat dan oleh sebab itu, sangat cocok untuk menggunakan ad-hoc.

3. Dijadwalkan

Laporan yang ketiga merupakan laporan yang dibuat secara berkala. Laporan terjadwal memungkinkan perusahaan atau organisasi untuk mengelola data secara berkala dari waktu ke waktu. Pemohon telah menyediakan untuk menarik dan mengatur data. 

Contoh dari laporan yang dijadwalkan adalah seorang distributor dapat membandingkan angka penjualan dari toko yang berbeda dan menggunakan parameter yang berbeda. Hal tersebut dapat meningkatkan keuntungan dari bisnis serta dapat memonitoring kondisi pasar bisnis dengan baik.

Kategori Management Information System (MIS)

Sistem informasi manajemen memiliki pengertian yang sangat luas, sehingga dapat dikategorikan dalam sebuah sistem, diantaranya adalah sebagai berikut.

1. Business Intelligence System (BIS)

Kategori ini biasanya akan digunakan oleh perusahaan yang membuat sistem keputusan bisnis berdasarkan pengumpulan, integrasi, dan analisis data serta informasi yang berhasil dikumpulkan.

Sistem ini mempunyai kesamaan dengan EIS, namun hanya manajer dan eksekutif tingkat bawah yang menggunakan BIS. 

2. Executive Information System (EIS)

Manajemen tingkat senior lebih sering menggunakan Executive Information System (Sistem Informasi Eksekutif) untuk membantu dalam membuat keputusan untuk mempengaruhi organisasi.

Hal yang perlu dipersiapkan oleh eksekutif adalah data dengan tingkat akurasi yang tinggi dan memiliki kemampuan untuk membaca data secara tepat dan akurat.

3. Customer Relationship Management (CRM)

Customer Relationship Management menyimpan berbagai informasi mengenai pelanggan, meliputi penjualan, informasi kontak, serta peluang pendapatan yang diperoleh. Departemen pemasaran, layanan pelanggan, business analyst, dan tim penjualan akan sering untuk menggunakan sistem CRM.

4. Sales Force Automation System (SFA)

Komponen khusus dari sistem Sales Force Automation ini mampu untuk mengotomatisasikan banyak tugas yang dilakukan oleh tim atau departemen penjualan. Komponen tersebut mencakup manajemen kontak, pelacakan (tracking), pembuatan kontak, hingga manajemen pemesanan (order).

5. Financial Accounting System (FAS)

Untuk kategori ini dikhususkan bagi tiap departemen yang bergerak di bidang akuntansi dan keuangan. Contoh tugas yang dilakukan adalah menghitung hutang dagang (AP) dan piutang dagang (AR). 

6. Knowledge Management System (KMS)

Sebuah layanan pelanggan dapat memanfaatkan KMS untuk menjawab setiap pertanyaan, serta memberikan solusi dari permasalahan yang ada. Oleh karena itu, anda dapat memanfaatkan Knowledge Management System dalam mengelola bisnis anda.

7. Marketing Information System (MkIS)

Tim pemasaran (marketing) menggunakan MkIS untuk dapat melaporkan efektivitas dari proses pemasaran yang telah dilakukan. Selain itu, juga dimanfaatkan sebagai data yang dapat dianalisa untuk membantu marketing di masa yang akan datang.

8. Supply Chain Management System (SCM)

Contoh perusahaan yang menggunakan Suppy Chain Management adalah bisnis retail dan manufaktur, yang mana digunakan untuk melacak aliran sumber daya, bahan dan layanan mulai awal pengembangan hingga proses pengiriman atau distribusi produk.

9. Transaction Processing System (TPS)

Point of Sale (POS) juga termasuk ke dalam TPS, dimana sistem tersebut dapat memungkinkan wisatawan dapat mencari hotel atau tempat penginapan secara cepat dan berkualitas.

Tugas seorang karyawan disini adalah menggunakan data sebaik mungkin untuk melaporkan tren penjualan secara bertahap.

10. Human Resource Management System (HRMS)

Kategori yang terakhir ini, digunakan untuk melakukan pencatatan kinerja dari karyawan, serta menyusun laporan data gaji pegawai. Dalam hal ini, tentunya sebuah perusahaan akan membutuhkan seseorang yang ahli dalam bidang Human Resources (HR).

Contoh Sistem Informasi Manajemen

Berikut merupakan contoh dari sistem informasi manajemen untuk bisnis yang anda kembangkan:

1. Enterprise Resource Planning (ERP)

Untuk sistem ini sangat sering digunakan oleh perusahaan besar. Tidak menutup kemungkinan, perusahaan kecil maupun rintisan juga dapat menggunakan sistem ini. Enterprise Resource Planning sendiri digunakan untuk proses manajemen dan pengelolaan data yang terintegrasi antar unit dalam perusahaan. 

2. Supply Chain Management (SCM)

Contoh selanjutnya dari sistem informasi manajemen adalah sistem Manajemen Rantai Pasokan ( Supply Chain Management) ini sangat bermanfaat bagi pihak manajemen untuk melakukan integrasi data. Contohnya seperti manajemen suplai bahan baku dimulai dari pemasok, produsen, pengecer, hingga konsumen. 

3. Transaction Processing System (TPS)

Sistem yang selanjutnya adalah TPS yang berfungsi untuk melakukan proses data dalam jumlah besar serta transaksi yang besar dan dilakukan secara rutin. Sistem ini sangat cocok untuk bisnis yang bergerak dalam hal keuangan seperti inventaris, bank, dll. 

4. Office Automation System (OAS)

Sistem yang keempat adalah OAS (Office Automation System) yang digunakan untuk mempermudah dan memperlancar komunikasi antar departemen dalam satu perusahaan. Kemudian, dapat mengintegrasikan antar server dalam perusahaan. Contohnya adalah penggunaan email.

5. Informatic Management System (IMS)

Dalam sistem ini mendukung proses spektrum tugas dalam organisasi. Yang dimaksud spektrum disini adalah menggabungkan beberapa tugas menjadi satu dan saling terintegrasi.

Selain itu, IMS juga dapat menyatukan beberapa fungsi informasi dengan program komputerisasi seperti e-procurement. Sistem ini sangat cocok untuk menganalisis sebuah informasi untuk mengambil keputusan. 

6. Knowledge Work System (KWS)

Sistem yang satu ini lebih mengarah dalam hal mengintegrasikan pengetahuan baru ke dalam sebuah organisasi atau entitas. Pengetahuan maksudnya adalah sebuah hal baru yang dapat meningkatkan produktivitas dalam bisnis yang anda jalankan. 

7. Group Decision Support System (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work System (CSCWS)

GDSS sendiri merupakan sistem yang berfungsi untuk mencari solusi dari sebuah permasalahan yang diperoleh melalui pengumpulan pengetahuan dalam kelompok dan tidak bersifat individu. Pada umumnya dapat berupa kuesioner, skenario, maupun konsultasi. Contoh dari sistem tersebut adalah e-government.

8. Expert System (ES) dan Artificial Intelligent (AI)

Sistem ini sedikit berbeda dengan sistem yang lain karena penerapannya menggunakan kecerdasan buatan. Fungsi dari sistem ini adalah dapat menganalisis permasalahan dengan bantuan tenaga ahli yang telah diprogram sebelumnya. Contoh dari penerapan Expert System (Sistem Pakar) dan AI adalah pembuatan sistem jadwal mekanik.

9. Executive Support System (ESS)

Pada sistem ini cenderung menguntungkan pada seorang manajer. Karena ESS (Executive Support System) mampu membantu manajer dalam membantu berinteraksi dengan lingkungan perusahaan. Interaksi tersebut dapat berupa bantuan grafik dan alat komunikasi lainnya. 

10. Decision Support System (DSS)

Untuk sistem terakhir ini sangat membantu seorang manajer dalam mengambil sebuah keputusan dengan cara mengamati lingkungan di dalam perusahaan. Pengamatan disini sangat penting agar bisnis yang dijalankan dapat berkembang dan meningkatkan produktivitas.

Manfaat Sistem Informasi Manajemen

Dengan menggunakan sistem informasi manajemen pada perusahaan, maka dapat meningkatkan kinerja dari bisnis yang dijalankan. Berikut merupakan beberapa manfaat dari penggunaan sistem informasi manajemen dalam bisnis:

1. Manajer dapat membandingkan hasil kinerja yang telah direncanakan serta dapat menganalisis kelemahan dan kekuatan dalam kinerja dan rencana bisnis.
2. Seorang manajer juga dapat memiliki kemampuan untuk menerima umpan balik dari kinerja bisnis yang dijalankan.
3. Manajemen mendapatkan gambaran umum dari setiap operasi yang dilaksanakan.
4. Banyak keputusan yang dialihtugaskan dari manajemen atas menuju ke level organisasi yang lebih efisien, dengan memperhatikan faktor pengalaman dan pengetahuan yang dimiliki.
5. Organisasi dapat memaksimalkan manfaat dari investasi dengan cara melihat dan mengidentifikasi apakah sistem dan informasi berfungsi dengan semestinya atau tidak.
6. Perusahaan dapat mendorong proses peningkatan alur kerja, sehingga menghasilkan penyelarasan terhadap proses bisnis yang lebih baik dengan kebutuhan setiap pelanggan. 
7. Meningkatkan kualitas dari sumber daya manusia sehingga dalam sistem unit kerja dapat lebih sistematis dan terorganisir.

Demikianlah informasi mengenai sistem informasi manajemen. Setelah Anda membaca artikel ini, Anda jadi tahu kan, banyak sekali manfaat sistem informasi manajemen dalam dunia bisnis. Simak informasi menarik lainnya di artikel selanjutnya.