Vendor Management: Definisi, Tugas, Gaji, & Strateginya

Kesuksesan sebuah bisnis tidak lepas dari peran beberapa pihak tertentu, salah satunya penyedia jasa atau barang yang digunakan dalam bisnis.

Penyedia jasa atau barang tersebut biasa dikenal dengan istilah vendor atau supplier. Mereka bertugas untuk menyediakan semua kebutuhan perusahaan sebagai klien dan jangan sampai persediaan atau stok habis.

Sebab, persediaan atau stok sangat penting bagi keberlanjutan sebuah bisnis. Maka dari itu, dibutuhkan vendor management untuk mengatur dan mengelola persediaan barang.

Bagaimana tidak, manajemen vendor tidak hanya bertugas untuk menjalankan administrasi saja, melainkan juga membantu mengelola seluruh operasional bisnis.

Dalam hal ini, vendor management adalah proses untuk memulai dan membentuk hubungan antara pemilik jasa / barang yang dibutuhkan perusahaan serta berfungsi untuk menjalankan kebutuhan operasional bisnis.

Meski mempunyai peran penting, ternyata masih belum banyak yang mengetahui tentang manajemen vendor.

Maka dari itu, artikel ini akan membahas mengenai pengertian vendor management, jenis, manfaat, dan strategi implementasi bagi bisnis Anda.

Yuk, simak pembahasannya di bawah ini, ya!

Apa itu Vendor Management?

Vendor management adalah sebuah tahapan untuk memulai, menjaga, serta mengoptimalkan hubungan dengan penyedia barang yang biasa dikenal dengan istilah vendor.

Tahapan tersebut meliputi beberapa aktivitas, mulai dari pemilihan vendor, mengontrol biaya, negosiasi, sampai dengan memastikan bahwa barang yang akan dikirimkan sudah sesuai dengan jadwal serta perjanjian sebelumnya.

Dengan kata lain, apabila perusahaan ingin membeli barang atau jasa dari pihak eksternal, maka harus melakukan manajemen vendor terlebih dahulu untuk memilih pemasok yang baik.

Tujuan manajemen ini adalah untuk mengurangi biaya, meminimalisir risiko yang terjadi, hingga memastikan kinerja vendor agar sesuai dengan harapan.

Maka dari itu, manajemen vendor sangatlah penting bagi setiap pebisnis. Sebab, manajemen ini mempunyai peran krusial dalam memilih vendor yang tepat untuk kebutuhan operasional bisnis.

Tujuan Vendor Management

Keberadaan manajemen vendor diharapkan dapat membangun huungan harmonis dengan rekan=rekan kerja. Hubungan tersebut seharusnya saplaing menguntungkan dan dapat berlangsung secara berkelanjutan, sehingga kedua belah pihak dapat tumbuh dan mencapai kesuksesan bersama.

Berikut ini adalah tujuan dari management vendor secara mendetail.

1. Meningkatkan nilai value for money dari vendor.
2. Memastikan kinerja vendor memenuhi harapan perusahaan, seperti penyediaan barang atau jasa yang tepat waktu, dalam jumlah yang sesuai dan kualitas memenuhi permintaan perusahaan.
3. Mengelola hubungan agar vendor dapat mendukung strategi dan kinerja perusahaan.

Proses Vendor Management

Untuk memilih vendor yang sesuai dengan kriteria perusahaan, manajemen vendor perlu melalui beberapa tahapan penting sebagai berikut.

1. Menyusun basis data vendor.
2. Melakukan analisis risiko.
3. Menyeleksi vendor.
4. Melakukan negosiasi dengan vendor.
5. Menyusun kontrak kerja yang tercantum dalam Service Lever Agreement (SLA).
6. Melakukan evaluasi terhadap kinerja vendor.
7. Merencanakan implementasi perbaikan yang berkesinambungan.

Komponen Utama dalam Manajemen Vendor

Berikut ini adalah komponen utama dati manajemen vendor yang harus Anda perhatikan.

1. Pemantauan Kinerja Vendor

• Evaluasi Berkelanjutan: Pemantauan kinerja vendor dilakukan secara terus-menerus untuk mematikan pemenuhan standar yang telah di tetapkan oleh perusahaan.
• Penilaian yang Tepat: Tujuan utama adalah untuk menilai sejauh mana vendor memenuhi kriteria kinerja yang diharapkan.

2. Manajemen Kontrak

• Pembuatan Kontrak: Bagian ini mencakup langkah-langkah dalam proses pembuatan kontrak antara perusahaan dan vendor.
• Negosiasi: Proses negosiasi diperlukan untuk menciptakan kesepakatan yang saling menguntungkan bagi kedua belah pihak.
• Pemeliharaan Kontrak: Aspek ini meliputi upaya untuk memastikan bahwa semua ketentuan dan kondisi dalam kontrak dipatuhi sepanjang masa perjanjian.

3. Evaluasi Risiko

• Identifikasi Risiko: Komponen ini mencakup langkah-langkah untuk mengenali berbagai risiko yang muncul akibat keterlibatan dengan vendor.
• Manajemen Risiko: Proses evaluasi risiko dalam VMS dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola dan mengurangi risiko yang dapat memengaruhi operasional atau keuangan.

Tugas Vendor Management

Terdapat beberapa tugas manajemen vendor yang perlu Anda ketahui. Tugas ini sangat penting untuk memastikan hubungan dengan pihak vendor berjalan lancar dan sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Nah, berikut ini beberapa tugas vendor management:

1. Pemilihan vendor

Pertama, pihak manajemen harus memilih vendor yang tepat untuk memenuhi semua kebutuhan operasional bisnis.

Tahapan ini melibatkan proses identifikasi vendor potensial, analisis kemampuan dan kualitas, serta membandingkan harga maupun penawaran yang diberikan.

Pastikan juga, bahwa vendor tersebut mempunyai reputasi atau track record yang baik serta telah memenuhi standar tertentu dan bisa bekerja sesuai kebutuhan.

2. Negosiasi kontrak

Jika manajemen sudah memilih dan menentukan vendor yang terbaik, maka selanjutnya adalah negosiasi kontrak.

Tujuannya adalah untuk mencapai kesepakatan yang memang memberikan keuntungan bagi perusahaan maupun pihak vendor tersebut.

Terdapat beberapa hal yang perlu Anda bahas dalam negosiasi kontrak, di antaranya adalah harga, jangka waktu kontrak, pengiriman, jaminan kualitas, dan lain sebagainya.

3. Onboarding vendor

Berikutnya, apabila kontrak sudah ditandatangani oleh vendor dan perusahaan, maka melakukan penerimaan atau onboarding vendor.

Penerimaan ini biasanya mencakup beberapa informasi, mulai dari kontak, data tertentu, maupun dokumen penting lainnya.

Selain itu, proses penerimaan ini vendor management juga bertugas bahwa pihak vendor sudah memahami tentang tugas dan tanggung jawabnya.

4. Monitoring kinerja vendor

Manajemen vendor juga bertugas untuk melakukan monitoring atau memantau kinerja vendor selama proses kerja sama berlangsung.

Pemantauan ini melibatkan beberapa pengukuran, salah satunya melihat bagaimana hasil kerja yang telah dilakukan selama jangka waktu tertentu.

Apakah mereka sudah memenuhi prosedur kontrak yang telah disepakati atau belum. Biasanya mencakup pengiriman stok pernah mengalami keterlambatan atau tidak, kualitas produknya bagaimana, dan lain sebagainya.

5. Identifikasi risiko

Perlu Anda ketahui, risiko juga bisa saja terjadi selama proses kerja sama. Maka dari itu, tugas vendor management adalah melakukan identifikasi, memantau, dan meminimalisir risiko yang mungkin terjadi.

Biasanya, risiko yang mungkin terjadi adalah keterlambatan pengiriman, kualitasnya tidak sesuai, keamanan data terganggu, kegagalan pemenuhan kontrak, dan lain sebagainya.

Strategi Mengoptimalkan Vendor Management

Pengelolaan vendor sering kali diabaikan atau dianggap remeh saat menjalankan sebuah bisnis. Namun, penting untuk memanfaatkan layanan ini tidak hanya untuk mendapatkan wawasan mengenai pengeluaran operasional utama perusahaan, tetapi juga untuk menyederhanakan pengeluaran dengan cara-cara berikut.

1. Jadwalkan Pembayaran Vendor

Tim keuangan sering kesulitan mengingat tanggal pembayaran vendor dan mengetahui pembayaran mana yang telah dilakukan atau yang masih belum.

Oleh karena itu, diperlukan penjadwalan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Platform manajemen vendor dapat membantu Anda mengatur penjadwalan sehingga pembayaran dilakukan tepat waktu dengan proses yang baik.

2. Lacak dan Kontrol Pembayaran Vendor

Setelah menjalin hubungan dengan vendor, penting untuk dapat melacak pembayaran mereka. Beberapa hal yang perlu dicatat meliputi jumlah dana yang dikeluarkan untuk setiap vendor, baik secara individu maupun kolektif.

Hal ini jugamencakup produk atau layanan yang diterima, metode pembayaran, informasi akuntansi, dan frekuensi pembayaran seperti mingguan, bulanan, atau tahunan. Pastikan juga semua data mudah diakses untuk analisis cepat dan investigasi mendalam. Kategorisasi setiap pengadaan perlu dilakukan untuk analisis tren dan variable.

3. Analisis Pengeluaran Vendor

Untuk membuat keputusan yang tepat dalam proses pengadaan, patikan Anda dapat menggabungkan semua pengeluaran perusahaan melalui sistem manajemen vendor.

Penggunaan platform mempermudah pengumpulan berbagai data, muali dari sistem yang berbeda hingga pengunggahan ke pusat database, serta penentuan kategori pengeluaran tertentu yang memerlukan konsolidasi dengan pemasok.

Gaji Vendor Management

Mungkin beberapa dari kalian seringkali bertanya, berapa sih sebenarnya gaji manajemen vendor ini? Dengan tugas dan tanggung jawab yang cukup krusial, tentu gajinya juga cukup tinggi.

Sebab, manajemen vendor berperan penting untuk memastikan kebutuhan perusahaan terpenuhi dari pihak eksternal atau vendor.

Mereka harus memastikan bahwa operasional bisnis berjalan dengan baik dan sesuai dengan ketentuan yang telah tertulis.

Maka dari itu, profesi manajemen vendor juga tidak main-main dan sembarangan. Bahkan, setiap perusahaan wajib mempunyai manajemen ini untuk memastikan kebutuhan barang atau jasa perusahaan terpenuhi.

Dengan begitu, gaji vendor management di Indonesia berkisar antara 4 juta hingga 7 juta atau bahkan bisa saja lebih.

Tingginya gaji tersebut, tidak lepas dari tugas dan tanggung jawab yang cukup beresiko serta pentingnya seorang manajemen vendor bagi perusahaan.

Ruang Lingkup Manajemen Vendor

Berikut ini adalah ruang lingkup VMS yang meliputi berbagai aspek.

• Pemilihan Vendor: VMS mendukung proses pemilihan vendor yang efektif dengan menyediakan kerangka kerja untuk menilai dan menentukan mitra yang paling cocok dengan kebutuhan perusahaan.
• Manajemen Kinerja Vendor: VMS memungkinkan pemantauan kinerja vendor secara berkelanjutan, termasuk evaluasi rutin guna memastikan bahwa vendor memenuhi atau melampaui standar kualitas yang telah ditetapkan.
• Manajemen Kontrak: VMS berperan penting dala, pembuatan hingga pemeliharaan kontrak, memastikan bahwa semua ketentuan kontrak dengan pihak ketiga dipatuhi.
• Transparansi dan Akuntabilitas: VMS Berkontribusi pada terciptanya transparansi tinggi dalam hubungan dengan vendor, yang memungkinkan perusahaan untuk melacak dan memverifikasi kinerja serta pemenuhan kontrak secara efektif.
• Optimasi Hubungan dengan Vendor: Dengan memahami dan mengelola berbagai aspek tersebut, VMS membantu perusahaan untuk mengoptimalkan hungungan mereka dengan vendor, mencapai efisiensi operasional, dan menciptakan nilai tambah dalam rantai pasokan.

VMS Berfungsi sebagai kerangka kerja yang mendukung perusahaan dalam meraih tujuan bisnisnya dengan menjamin kolaborasi yang efisien dengan pihak ketiga.

Pentingnya Manajemen Vendor untuk Bisnis

Teknologi berperan penting dalam mendukung kesuksesan bisnis. Setiap masalah dalam bisnis dapat diatasi dengan penggunaan teknologi.

Platform manajemen vendor, seperti Volopay, manawarkan banyak manfaat dan kemudahan untuk perusahaan Anda, antara lain:

• Mengatur jadwal pembayaran berkala sehingga pembayaran dapar diproses dengan tepat waktu.
• Memastikan transfer dana berjalan lancar dan cepat.
• Mengunggah semua informasi vendor untuk mempercepat proses pembayaran.
• Memantau seluruh transaksi dan pengeluaran secara real-time, sehingga Anda dapat mengetahui kapan, di mana, dan mengapa suatu transaksi terjadi.
• Melakukan proses persetujuan multi-level sesuai dengan kebijakan perusahaan, sehingga setiap transaksi dapat diperiksa keabsahannya.
• Mengelola faktur secara otomatis dan menjaga transparansi data vendor yang jelas.

Manfaat Vendor Management bagi Perusahaan

Perlu Anda ketahui, memiliki manajemen vendor bagi perusahaan, tentu akan memberikan manfaat. Hal ini tidak lepas dari peranan manajemen yang harus mampu mengelola hubungan dengan vendor serta memastikan kebutuhan perusahaan selalu terpenuhi.

Maka dari itu, berikut beberapa manfaat manajemen vendor bagi perusahaan:

1. Mempunyai daftar pemasok yang luas

Jika perusahaan menerapkan manajemen yang baik, maka kemungkinan untuk mempunyai daftar pemasok yang banyak sangatlah mudah.

Melalui daftar pemasok tersebut, nantinya pihak manajemen bisa memilih mana yang paling tepat dan sesuai kebutuhan.

2. Mengurangi biaya

Dengan memanfaatkan vendor management, tentu bisa membantu mengurangi biaya. Sebab, mereka mempunyai pemahaman yang baik untuk melakukan negosiasi sesuai kebutuhan perusahaan, sehingga bisa mendapatkan harga yang terjangkau.

Meski begitu, kualitasnya juga tetap terjamin karena manajemen akan memberikan prosedur tertentu kepada pihak vendor untuk dipatuhi. 

3. Meningkatkan kekuatan pembelian

Banyaknya pilihan vendor, maka perusahaan dapat melakukan proses konsolidasi. Dengan begitu, perusahaan bisa meningkatkan daya beli dengan menurunkan harga pembelian melalui pengadaan jumlah besar dari vendor.

Nah, itulah pembahasan lengkap mengenai apa itu manajemen vendor beserta dengan tugas, gaji, dan manfaat menggunakannya bagi perusahaan.

Pada intinya, vendor management adalah tahapan untuk memulai dan menjaga komunikasi dengan pihak penyedia barang atau jasa yang akan memenuhi kebutuhan operasional.

Tahapan tersebut meliputi proses pemilihan, negosiasi, hingga evaluasi kinerja vendor selama proses kerja sama berlangsung dengan perusahaan.

Kemudian, untuk memudahkan manajemen melaksanakan tugasnya tersebut, ada software yang dirancang khusus untuk memilih vendor dan memulai komunikasi hingga mencapai kesepakatan dan menjalin kerja sama yang disebut dengan vendor management system (VMS).

Artinya, vendor management system adalah sebuah perangkat lunak yang membantu bisnis Anda untuk mengelola barang dan jasa dari pemasok atau vendor.

Dengan kata lain, aplikasi vendor management system adalah sebuah aplikasi yang berfungsi untuk pengelolaan vendor dan menjadi satu kesatuan dari pengadaan secara elektronik (e-procurement).

Dengan begitu, jika Anda membutuhkan aplikasi untuk kebutuhan bisnis, maka bisa segera membuat software-nya di Sekawan Media.

Sebab, Sekawan Media merupakan perusahaan yang begerak di bidang IT dan berfokus pada pembuatan aplikasi dan website tepercaya.

Jika tertarik melakukan pembelian dan kerja sama, maka segera hubungi kami dan konsultasikan semua kebutuhan Anda secara gratis!