Seiring berjalannya waktu, barang-barang tersebut akan diatur dalam jangka waktu tertentu, kemudian dikirim ke tempat yang diminta sesuai dengan permintaan. Warehouse Management System adalah komponen penting dari sistem manajemen gudang dalam rantai pasokan, yang bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan dan memastikan bahwa berbagai proses, seperti penerimaan, pengiriman, dan penyimpanan berjalan lancar.
WMS memiliki banyak fitur canggih, termasuk teknologi email, pemindai kode batang (barcode scanner), integrasi teknologi email, dan inovasi lainnya. WMS berfungsi untuk mengelola berbagai fasilitas penyimpanan dan mengelola stok barang secara efektif. Tujuan utama WMS adalah menyediakan prosedur berbasis komputer yang mampu mengelola secara otomatis proses penerimaan dan pengiriman barang.
Apa Itu Warehouse Management System
Warehouse Management System adalah software berbasis cloud yang memberikan kemudahan bagi bisnis manufaktur, ritel, dan distributor untuk mengawasi aktivitas pergudangan secara real-time. WMS dapat mengoptimalkan proses manajemen gudang mencakup seluruh proses mulai dari penerimaan stok barang hingga proses pengiriman kepada customer.
Sistem manajemen gudang dirancang untuk memudahkan dalam pengelolaan operasi gudang. Secara spesifik WMS membantu mengelola aliran barang, melacak stok, dan meningkatkan efisiensi proses logistik gudang. WMS memungkinkan perusahaan untuk mengelola proses gudang secara otomatis dengan menggunakan teknologi seperti barcode, radio frequency identification (RFID), dan sistem komputerisasi.
Sistem manajemen gudang dapat dioperasikan secara mandiri (standalone) atau diintegrasikan dengan software Enterprise Resource Planning (ERP). Fitur Warehouse Management System juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Oleh karena itu, penting untuk mempertimbangkan dengan cermat bagaimana Anda ingin menerapkan WMS dalam operasi bisnis Anda.
Prinsip yang Diterapkan dalam Warehouse Management System
Dalam mengelola gudang untuk industri barang persediaan, terdapat sejumlah prinsip yang diterapkan untuk memastikan efisiensi dan kualitas dalam operasi. Berikut adalah prinsip-prinsip tersebut.
1. Respons Cepat dalam Pelayanan
Prinsip pertama Warehouse Management System adalah respons cepat dalam pelayanan. Prinsip ini mengacu pada kemampuan sistem untuk memenuhi permintaan dan perubahan pelanggan dengan cepat dan efisien. Hal ini untuk memastikan bahwa pelanggan mendapatkan layanan yang optimal.
2. Kelancaran Rantai Pasok
Salah satu prinsip penting dalam penerapan WMS adalah kelancaran rantai pasok, yang mencakup pada serangkaian proses yang terlibat dalam pergerakan barang, mulai dari pengadaan bahan baku hingga produk jadi sampai ke tangan pelanggan. Hal ini berguna untuk menjaga seluruh alur operasional bisnis berjalan dengan baik.
Baca juga: Pengertian Supply Chain Management: Fungsi, Tahapan, Manfaat
3. Kemudahan Pelanggan dalam Mendapatkan Barang
Salah satu prinsip Sistem Manajemen Gudang adalah memberikan kemudahan kepada pelanggan dalam mendapatkan barang yang mereka butuhkan. Dalam hal ini, kemudahan akses mengacu pada proses yang efisien dan efektif dalam mengatur, menyimpan, dan mengelola stok barang di gudang, sehingga pelanggan dapat dengan cepat untuk mendapatkan barang yang mereka butuhkan.
4. Visibilitas Stok yang Optimal
Visibilitas stok yang optimal adalah salah satu prinsip Warehouse Management System yang mengacu pada kemampuan sistem untuk memberikan pandangan yang jelas dan akurat tentang stok barang yang ada di gudang. Visibilitas stok yang optimal sangat penting untuk mengoptimalkan operasi gudang dan meningkatkan efisiensi bisnis secara keseluruhan.
Proses Warehouse Management System (WMS)
Pengelolaan gudang yang efektif sangat penting untuk perusahaan dalam menjaga kelancaran operasional dan kepuasan pelanggan. Sistem Manajemen Gudang, juga dikenal sebagai WMS adalah pilihan terbaik untuk mengoptimalkan proses logistik dan penyimpanan. Berikut adalah beberapa proses sistem manajemen gudang.
1. Receiving (Penerimaan)
Pada tahap ini, barang-barang yang masuk ke dalam gudang diterima dan diproses. Setiap produk diberi label barcode yang berisi informasi penting seperti Stock Keeping Unit (SKU) dan lokasi penyimpanan selain pemeriksaan fisik. Barcode memudahkan identifikasi cepat dan akurat, serta mengurangi kesalahan yang mungkin terjadi dalam manajemen stok.
2. Put-away (Penempatan)
Setelah barang diterima, barang ditempatkan di tempat penyimpanan yang ditentukan. Barcode akan membantu karyawan gudang menemukan lokasinya. Warehouse Management System (WMS) memastikan penempatan yang efisien, penggunaan ruang yang optimal, dan meminimalisir waktu pergerakan barang.
3. Picking (Pengambilan)
Picking atau pengambilan adalah proses mengambil barang dari gudang sesuai pesanan pelanggan. Proses ini memerlukan ketelitian dan akurasi tinggi supaya tidak salah dalam mengambil barang di gudang. Dengan Warehouse Management System, sistem akan memberikan panduan mengenai rute terbaik untuk pengambilan barang sehingga dapat mengurangi waktu dan risiko kesalahan.
4. Packing (Pengemasan)
Pada tahap ini, barang yang telah diambil dikumpulkan dan dikemas sesuai dengan pesanan pelanggan. Keutuhan dan keamanan paket sangat penting. Warehouse Management System memastikan bahwa setiap barang dikemas dengan tepat dan aman sebelum keluar dari gudang.
5. Dispatching (Pengiriman)
Proses pengiriman merupakan tahap akhir sebelum barang meninggalkan gudang. Pengiriman yang berhasil melibatkan proses sortir, pengiriman ke pelanggan yang tepat, pemilihan transportasi yang sesuai, dan keamanan dalam pengiriman. WMS memastikan bahwa setiap langkah dikerjakan secara tepat dan efisien.
6. Returns (Pengembalian)
Meskipun jarang terjadi, proses pengembalian barang oleh pelanggan merupakan bagian penting dari manajemen gudang. WMS membantu mengelola proses pengembalian dengan lebih baik, yang mencakup pencatatan ulang stok dan pembaruan lokasi penyimpanan.
7. Take Stock (Pemeriksaan Stok)
Menghitung dan memverifikasi jumlah stok fisik di gudang serta membandingkannya dengan data sistem adalah prinsip pengendalian persediaan yang sangat penting dalam WMS. Ini mengurangi kesalahan stok dan meningkatkan manajemen persediaan.
8. Reporting (Pelaporan)
Tahap terakhir dalam proses manajemen gudang adalah pelaporan. Laporan yang dibuat dari data tentang stok, aktivitas, dan kinerja operasional diberikan kepada manajemen. Perusahaan dapat membuat keputusan berdasarkan data dengan laporan yang akurat dan terperinci.
Jenis-jenis Warehouse Management System
Warehouse Management System (WMS) memiliki beberapa jenis yang umumnya digunakan, antara lain.
1. Cloud-Based WMS
Sistem manajemen gudang berbasis cloud adalah solusi yang menyimpan data dan fungsionalitas dalam cloud. Hal ini memungkinkan akses mudah dari berbagai lokasi dan perangkat dengan koneksi internet. Cloud-Based Warehouse Management System memiliki fleksibilitas tinggi dan dapat ditingkatkan dengan mudah. Software ini sesuai untuk bisnis skala kecil hingga menengah yang menginginkan solusi terjangkau dan mudah diakses.
2. Integrated WMS with ERP
Warehouse Management System yang terintegrasi dengan ERP menghubungkan manajemen gudang dengan sistem bisnis utama. Hal ini memungkinkan sinkronisasi data antara gudang, manajemen persediaan, pembelian, penjualan, dan keuangan. Dengan integrasi ini, perusahaan dapat mengelola seluruh operasi dengan lebih terstruktur dan efisien.
3. Standalone WMS
Jenis Warehouse Management System ini adalah solusi manajemen gudang independen yang berfokus pada fungsi gudang saja tanpa bergantung pada sistem lain. Software ini sesuai untuk bisnis yang memiliki kebutuhan khusus untuk manajemen gudang dan tidak memerlukan integrasi dengan aplikasi lain.
4. WMS with Supply Chain Modules
Beberapa Warehouse Management System memiliki modul untuk mengelola lebih banyak fungsi rantai pasokan, seperti manajemen produksi, pengadaan, distribusi, dan perencanaan persediaan. Modul rantai pasokan ini membantu perusahaan mengintegrasikan operasi logistik secara menyeluruh.
Setiap WMS memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing. Saat memilih WMS yang tepat, Anda harus mempertimbangkan ukuran bisnis, kompleksitas operasi, kebutuhan integrasi, dan tujuan perusahaan dalam jangka panjang. Hal ini penting untuk melakukan evaluasi menyeluruh sebelum memilih dan menerapkan sistem yang dipilih untuk memenuhi kebutuhan dan tujuan bisnis Anda.
Keuntungan Menerapkan Warehouse Management System untuk Bisnis Anda
Berikut ini adalah beberapa manfaat dalam menerapkan Warehouse Management System untuk bisnis Anda.
1. Efisiensi Handling Barang
Sistem ini dapat dioperasikan dan diakses melalui komputer (PC) maupun perangkat smartphone,sehingga dapat menghemat waktu dalam proses penanganan barang. Efisiensi ini mengoptimalkan kinerja gudang Anda.
2. Optimalisasi Penyimpanan yang Mudah
Salah satu manfaat dalam menggunakan Warehouse Management System adalah penyimpanan menjadi lebih terorganisir dan optimal. Sistem layouting memastikan peletakan barang yang optimal dan metode penghitungan persediaan akhir seperti FIFO (First-In-First-Out) dan LIFO (Last-In-First-Out) dapat diaplikasikan dengan mudah untuk memastikan stok tetap terkelola dengan baik.
3. Efisiensi Biaya
Menggunakan Sistem Manajemen Pergudangan lebih hemat dibandingkan dengan menambah jumlah karyawan. Investasi dalam teknologi ini menghasilkan penghematan jangka panjang dalam biaya operasional.
4. Meningkatnya Pelayanan Customer
Proses pemesanan hingga pengiriman barang menjadi lebih singkat dan efisien. Hal ini berdampak positif pada pelayanan kepada pelanggan Anda, menciptakan kepuasan dan loyalitas yang lebih besar.
5. Meningkatkan Kinerja dan Produktivitas Karyawan
Sistem ini membantu meningkatkan kinerja dan produktivitas karyawan gudang melalui penyediaan informasi yang relevan. Seluruh karyawan dapat bekerja lebih efektif dan efisien dalam menjalankan tugas-tugas seperti sorting, labeling, packing, dan proses lainnya.
6. Meningkatnya Efektivitas dan Efisiensi
Semua informasi yang diperlukan tersedia di dalam sistem secara otomatis. Hal ini mengurangi risiko kesalahan dan mempercepat proses pengambilan keputusan, meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasional.
7. Peningkatan Akurasi Inventaris Gudang dan Pengiriman yang Cepat
Implementasi WMS mempercepat proses pengambilan, packing, dan pengiriman stok barang. Fitur RFID Barcode mempermudah pengelompokan stok berdasarkan spesifikasi dan letak penyimpanan, meminimalisir kesalahan dan retur stok.
Fitur-fitur untuk Aplikasi Warehouse Management System
Saat memilih aplikasi warehouse management system yang tepat untuk bisnis Anda, penting untuk mempertimbangkan berbagai fitur yang ditawarkan oleh sistem tersebut. Fitur-fitur ini akan membantu Anda mengelola gudang dan persediaan dengan lebih efisien. Berikut adalah beberapa fitur utama yang perlu dipertimbangkan saat memilih Warehouse Management System.
1. Barcode dan RFID
Teknologi barcode dan RFID (Radio Frequency Identification) membantu dalam pelacakan stok barang dengan lebih akurat dan cepat. RFID dapat diintegrasikan dengan sistem WMS untuk mengidentifikasi objek tertentu melalui gelombang radio. Selain itu, penggunaan Barcode dan RFID dapat mempercepat proses stock opname dan membantu dalam pengelolaan lokasi penyimpanan dengan lebih tepat.
2. Multi Location Control
Fitur ini memudahkan perusahaan untuk mengawasi aktivitas gudang di berbagai lokasi sekaligus. Sistem yang sama di setiap lokasi gudang memungkinkan pemantauan stok secara real-time, yang memudahkan pengawasan rantai pasok secara keseluruhan.
3. Warehouse Stock Movement
Fitur warehouse stock movement dapat membantu perusahaan untuk mengelola perpindahan barang dari gudang asal ke gudang tujuan tanpa melibatkan transaksi. Terutama jika perusahaan memiliki banyak lokasi penyimpanan yang tersebar di wilayah yang berbeda. Fitur ini membantu dalam alokasi stok yang merata di seluruh lokasi, memastikan ketersediaan barang yang cepat dan merata di berbagai daerah.
4. Stock Monitoring
Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk mengawasi stok barang dalam gudang secara lebih efektif. Fitur ini memberikan pemberitahuan ketika stok barang mendekati batas minimum atau maksimum yang telah ditentukan, sehingga perusahaan dapat menghindari kekurangan atau kelebihan stok yang dapat mempengaruhi kinerja dan biaya operasional.
5. Reporting Dashboard
Dalam aplikasi warehouse, fitur reporting dashboard digunakan untuk menyajikan informasi dan data terkait operasional gudang dalam bentuk visual yang mudah dipahami. Fitur ini memungkinkan pengguna aplikasi, terutama manajer dan pengambil keputusan, untuk melihat gambaran umum, menganalisis performa, dan membuat keputusan yang bijaksana.
Aplikasi Warehouse Management System Terbaik
1. Fishbowl Go
Fishbowl Go adalah aplikasi warehouse yang dapat diterapkan untuk bisnis skala kecil hingga besar. Aplikasi ini menyediakan fitur pembacaan kode barang, pencatatan, dan pelacakan yang efisien. Kelebihan lainnya adalah fitur Cycle Count yang memudahkan pembaruan jumlah stok secara akurat.
2. NetSuite WMS
Aplikasi warehouse ini memiliki fitur scan kode QR untuk pengelolaan gudang yang lebih efisien. Tampilan yang sederhana dan fitur manajemen barang yang lengkap membuat NetSuite WMS menjadi pilihan yang baik.
3. Stock Controller
Bagi pengguna iOS, Stock Controller adalah opsi yang sesuai. Aplikasi warehouse ini memiliki fitur notifikasi yang berguna saat stok barang mulai menipis, serta kemampuan untuk mengelompokkan barang sesuai kategori dan pemisahan item.
4. Blue Yonder WMS
Blue Yonder WMS menyediakan solusi untuk manajemen gudang dan rantai pasokan. Dengan kemampuan analisis dan perencanaan yang kuat, ini dapat membantu Anda mengoptimalkan operasi gudang dengan lebih baik.
5. 3PL Warehouse Manager (3PL WMS)
Aplikasi warehouse ini merupakan solusi khusus untuk penyedia layanan logistik pihak ketiga. 3PL Warehouse Manager memiliki fitur pengelolaan gudang, termasuk pelacakan pesanan, pengaturan stok, dan pelaporan yang diperlukan dalam bisnis logistik.
6. HighJump Warehouse Advantage (HighJump WMS)
HighJump Warehouse Advantage adalah aplikasi yang menawarkan kemampuan manajemen gudang yang komprehensif. Aplikasi warehouse ini memiliki berbagai fitur seperti penyusunan pesanan, pengelolaan stok, pelaporan, dan integrasi dengan sistem lain, yang sangat penting untuk efisiensi operasional gudang.
7. Latitude WMS
Latitude WMS adalah aplikasi warehouse yang dirancang untuk mengoptimalkan operasi gudang dan memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan. Aplikasi ini dilengkapi dengan fitur-fitur komprehensif seperti pelacak stock, order processing, barcode & RFID dan lainnya yang berguna untuk untuk mengelola gudang dengan lebih efisien dan meningkatkan akurasi persediaan.
Setiap aplikasi memiliki keunggulan dan fitur yang berbeda-beda. Anda dapat memilih aplikasi warehouse yang sesuai dengan kebutuhan dan skala bisnis Anda untuk membantu mengoptimalkan pengelolaan gudang lebih baik.
Sekawan Media menawarkan jasa pembuatan aplikasi berbasis web dan software custom untuk berbagai sektor bisnis. Anda dapat melihat portofolio hasil pekerjaan dan study case dari berbagai klien di website kami.
